Aufbau des Kraftwerks Ihrer Finanzfunktion

Die Zeit ist gekommen

In der Vergangenheit waren die Unternehmen skeptisch, ob eine Zentralisierung der Unternehmensfinanzierung möglich ist. Die allgemeine Auffassung war, dass die physische Nähe zum Unternehmen unerlässlich sei. Im Laufe der COVID-19 hat sich jedoch das Arbeiten aus der Ferne in fast allen Unternehmen zu einer allgemein akzeptierten Praxis entwickelt. Wenn sie von der richtigen Technologie unterstützt werden, können Remote-Teams an verschiedenen Orten nahtlos zusammenarbeiten. Dies hat die Pläne vieler Unternehmen beschleunigt, mit dem Aufbau von Centres of Excellence (COE) für Business Finance zu beginnen.

Optimieren Sie Ihre Finanzorganisation

Ein kostenbasierter Business Case ist in der Regel einer der Hauptgründe für die Einrichtung einer COE für Business Finance. Unserer Erfahrung nach sind die unmittelbaren Vorteile der Arbeitsarbitrage, die mit Niedrigkostenstandorten verbunden sind, meist nur ein Bruchteil der Kosteneinsparungen, die COE bringen kann. Der Hauptanteil der Vorteile ergibt sich oft aus grösserer Effizienz und Standardisierung. Die Implementierung von COE bietet die einmalige Chance, die Grösse der Finanzorganisation eines Unternehmens zu rationalisieren, da eine sorgfältige Überprüfung der von der lokalen Organisation ausgeführten Tätigkeiten Ineffizienzen, Doppelarbeit und von Finanzmitarbeitern ausgeführte Nicht-Finanztätigkeiten aufdecken kann. Wenn Sie es richtig anstellen, werden die kostensparenden Vorteile bereits in den frühen Phasen des Aufbaus von COE zum Tragen kommen. Erstens sollten die Rollen und Verantwortlichkeiten angepasst werden, um sicherzustellen, dass nur das Finanzpersonal in der Kostenstelle Finanzen ausgewiesen wird und dass alle Aktivitäten, die mit einer anderen Funktion oder einem anderen Geschäftsbereich zusammenhängen, ausgelagert werden. Zweitens sollten unternehmensweite KPIs eingeführt werden, um die optimale Grösse der Finanzorganisation zu bestimmen, wie z.B. die Anzahl der Business Controller pro Umsatz.

Effizienz und Standardisierung fördern

Wenn Ihre COE Organisation reifer wird, können Sie von einer zweiten Welle von Vorteilen profitieren. Die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen ist eine der wichtigsten Triebfedern für Kosteneinsparungen - auch im Bereich Finanzen (oder FP&A). Um dies zu erreichen, muss eine angemessene Prozesssteuerung eingerichtet werden, mit globalen Prozessverantwortlichen (Global Process Owners, GPO) mit Zuständigkeiten innerhalb von COE, um die Standardisierungsbemühungen in der gesamten Finanzfunktion (des Unternehmens) voranzutreiben.

Es ist wichtig zu wissen, dass COE mit mehr als nur einer einfachen Mannschaft ausgestattet sein muss, um die täglichen Routinetätigkeiten auszuführen. Der Aufbau interner Projektkapazitäten, wie z.B. Change Management und Business Transformation, erleichtert den Standardisierungsprozess, der eine Voraussetzung für eine effektive Prozessautomatisierung ist.

Eine gute Möglichkeit, die Automatisierung innerhalb von COE in Gang zu bringen, ist die Einrichtung eines speziellen Teams für Datenvisualisierung, Prozessautomatisierung und Robotik. In einigen Fällen sind die Standardisierungseffekte im Vorfeld erheblich, d.h. diese Teams können innerhalb von COE eingerichtet werden, ohne dass die Gesamtzahl der Mitarbeiter oder die Kosten steigen.

Verbessern Sie Servicequalität und Einblicke

Die Zentralisierung wissensbasierter Aktivitäten in einer einzigen Organisation bringt Vorteile, die über reine Kosteneinsparungen hinausgehen. Einer der Hauptvorteile der Einrichtung einer COE ist tatsächlich eine verbesserte Servicequalität für das Unternehmen. In der Regel verfügen dezentralisierte Organisationen nicht über gemeinsame Standards für Service-Levels und einen perfekten Zugang zu Fachwissen, was wiederum zu unterschiedlichen Leistungsniveaus innerhalb der Organisation führt. Die Einrichtung einer COE hilft dabei, die besten Praktiken zu identifizieren und sie im gesamten Unternehmen zu teilen.

Service Level Vereinbarungen

Service Level Agreements und Servicekataloge sind weitere Instrumente zur Verbesserung der Servicequalität in der gesamten Organisation. Sie sollten gleich zu Beginn bei der Einrichtung von COE definiert werden. Um unnötigen Aufwand bei der Verfolgung der Service-Levels zu vermeiden, schlagen wir vor, den Grad der Zufriedenheit der Finanzkunden mit den Dienstleistungen einfach über kurze, standardisierte und wiederkehrende Momentaufnahmen zu messen.

Analytische Fähigkeiten im Finanzbereich

Wenn Sie eine COE einrichten, ist es wichtig, dass Sie auch Analysefunktionen für den Finanzbereich integrieren. Fortgeschrittene analytische Fähigkeiten im Finanzwesen werden in der heutigen Welt immer wichtiger. Diese Fähigkeiten gehen über die traditionellen Fähigkeiten eines Finanzanalysten oder Geschäftspartners hinaus. Datenwissenschaftler, Visualisierungsexperten und Automatisierungsingenieure werden zu einem wesentlichen Bestandteil des Talentpools der Finanzfunktion.

Dezentrale Finanzteams können es sich in der Regel nicht leisten, Vollzeit-Datenwissenschaftler oder andere technische Experten zu beschäftigen. Aber eine COE hat die Grössenordnung, um in Vollzeit fortschrittliche analytische Unterstützung für wissensbasierte Finanzaktivitäten zu haben. Dies bringt der Finanzorganisation erhebliche Vorteile. So kann beispielsweise ein einziges interaktives Dashboard die Erstellung vieler individueller Berichte für die einzelnen Geschäftsbereiche überflüssig machen. Dies verbessert auch die Kundenerfahrung für das Unternehmen, da die interaktive Berichterstattung zu kürzeren Bearbeitungszeiten führt.

Digitalisierung der Finanzen ermöglichen

In vielen Finanzunternehmen beginnt die Herausforderung beim Einstieg in die digitale Welt mit dem Problem, die Prozesse zu identifizieren, die für die Automatisierung und die digitale Technologie in Frage kommen.

Um die Herausforderung, Chancen zu erkennen, zu meistern, sollten alle Mitarbeiter von COE eine digitale Schulung erhalten, die die Grundlagen der Automatisierung, Analytik und Visualisierung abdeckt. Dies ermöglicht es der Organisation COE, Automatisierungs-/Digitalisierungsmöglichkeiten von unten nach oben zu identifizieren, die ihnen bei ihrer täglichen Arbeit helfen werden. Ausserdem wird damit die Herausforderung der Technologieeinführung angegangen, da die zuvor standardisierten COE Prozesse die Skalierbarkeit der entwickelten Lösungen ermöglichen.

Die nächste Herausforderung besteht oft darin, Ressourcen mit kombinierten Finanz- und Digitalkompetenzen zu finden, um die Lösungen zu implementieren. Sobald die Lösungen implementiert sind, werden sie oft nur in geringem Masse angenommen oder bringen nicht die versprochenen Vorteile, weil sie nicht ausreichen oder konkurrierende Lösungen anbieten.

Ein COE Team von Digitalexperten mit Kenntnissen im Finanzbereich kann als leistungsstarkes Instrument zur Bewältigung dieser Herausforderungen eingesetzt werden. Dieses Team wird in der Regel als digitales Labor mit einer Start-up-Mentalität und agiler Entwicklungsmethodik eingerichtet. Unserer Erfahrung nach sind Teams mit einer solchen Struktur weitaus effektiver als Teams mit einer "grossen Unternehmens-IT", die Wasserfallmethoden anwenden.

In dem Masse, wie das Lab Lösungen für die im COE identifizierten Möglichkeiten liefert, entwickelt es interne Anerkennung und wird zur Anlaufstelle für die Digitalisierung innerhalb der gesamten Finanzorganisation. Auf diese Weise wird COE zum Katalysator und zur Plattform, um die digitale Transformation der Finanzfunktion insgesamt voranzutreiben.

Die Zeit zum Handeln ist jetzt gekommen

Modernste Geschäftsanalysen bieten nicht nur einen Effizienzgewinn, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil. Wir empfehlen, sie so schnell wie möglich einzuführen.

Die jüngsten Ereignisse haben gezeigt, dass Remote-Teams genauso effektiv sein können wie lokale Teams. Allerdings müssen solche Umstellungen richtig durchgeführt werden, sonst lassen sich die Vorteile nur schwer realisieren. Eine klare Strategie und eine sorgfältige Planung sind von grösster Bedeutung. Der Aufbau eines Business Finance COE ist nicht dasselbe wie die Erweiterung eines Shared Service Centre. Wie bei allen Umstrukturierungen sehen wir Veränderungsmanagement und eine klare, gezielte Kommunikation als Schlüsselelement für den Erfolg.

Wir hoffen, dass dieser kurze Artikel Sie zum Nachdenken anregt. Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.