Comment les conseils scolaires peuvent moderniser ensemble leurs systèmes administratifs

Les conseils scolaires du Canada s’appuient sur des systèmes administratifs qui arrivent en fin de vie.

Les plateformes héritées de finance, de ressources humaines et d’approvisionnement, les processus fragmentés et les solutions de contournement manuelles sont de plus en plus exposés aux cyberrisques et ne peuvent plus répondre aux attentes actuelles en matière d’IA, d’analytique et d’expérience employé. Alors que les conseils scolaires envisagent un virage vers l’infonuagique, plusieurs se heurtent à des environnements ERP vieillissants et à des applications connexes fortement personnalisées, coûteuses à maintenir et difficiles à faire évoluer.

Bien que de nombreux conseils scolaires reconnaissent l’urgence de moderniser leurs fonctions administratives, les plateformes ERP infonuagiques ont longtemps été conçues et tarifées pour les grandes entreprises plutôt que pour les conseils scolaires. Un modèle de services partagés renverse cette réalité. En modernisant leurs systèmes sur une plateforme commune, les conseils scolaires peuvent répartir les coûts, alléger la charge de mise en œuvre et accéder à des capacités qu’il leur serait difficile de développer individuellement.

Les services partagés offrent un double avantage : ils rendent la modernisation plus abordable dès aujourd’hui et créent, à plus long terme, de nouvelles capacités à mesure que les conseils scolaires harmonisent leurs processus et partagent progressivement certaines fonctions.

Pourquoi la modernisation ne peut plus attendre

Quatre facteurs convergent actuellement, et chacun d’eux rend la modernisation de plus en plus difficile à reporter.

1. L’exposition aux cyberrisques augmente rapidement. Les conseils scolaires sont devenus des cibles de choix pour les cyberincidents¹. Les plateformes spécialisées et de plus petite envergure ont été la cible de violations de sécurité au cours des dernières années, mettant en péril les données des élèves et du personnel. Une seule atteinte à la sécurité touchant une plateforme utilisée par un important conseil scolaire peut compromettre une quantité considérable de renseignements sensibles².
2. L’expérience employé est devenue un enjeu de rétention. Les professionnels de la finance, des ressources humaines et de l’approvisionnement du secteur de l’éducation travaillent souvent encore avec des systèmes ERP hérités et des applications connexes, parfois dotés d’interfaces à écran texte. Cette réalité complique l’attraction et la rétention des talents. Les outils modernes permettent de développer les compétences que les employés souhaitent acquérir et valoriser, faisant de la modernisation des plateformes un enjeu de talents autant que de technologie.
3. Les conseils scolaires recherchent une meilleure visibilité grâce à des données intégrées en temps réel. Les prévisions d’effectifs scolaires, les interventions visant à améliorer l’assiduité et la planification prévisionnelle de la main-d’œuvre reposent toutes sur une source de données unifiée, ce que les systèmes fragmentés ne peuvent tout simplement pas offrir.
4. Les dirigeants s’attendent à des plateformes prêtes pour l’IA. Avec l’accélération des initiatives en intelligence artificielle dans le secteur public par les gouvernements fédéral et provinciaux, les conseils scolaires ne peuvent plus se contenter d’expérimentations ponctuelles. Ils ont besoin de plateformes qui permettent l’intégration sécuritaire et native de l’IA.

Pourquoi les conseils scolaires sont particulièrement bien placés pour adopter un modèle de services partagés

La plupart des fonctions administratives de soutien, notamment les finances, les approvisionnements, les ressources humaines, les technologies de l’information et la chaîne d’approvisionnement, présentent des caractéristiques très semblables d’un conseil à l’autre. De plus, les exigences de reddition de comptes imposées par les ministères favorisent une standardisation intrinsèque. Bon nombre des processus administratifs de soutien sont déjà largement harmonisés entre les conseils, ce qui constitue un avantage structurel par rapport à des secteurs où chaque organisation fonctionne selon des modèles distincts.

La paie et les avantages sociaux constituent toutefois une exception importante. En Ontario, la forte présence de conventions collectives, les cycles de rémunération sur 10 mois, les employés représentés par plusieurs syndicats et les règles de retour au travail exigent une conception adaptée aux réalités du secteur. Une plateforme commune permet d’intégrer cette complexité une seule fois, au bénéfice de tous, plutôt que d’obliger chaque conseil à élaborer sa propre solution.

Les services partagés permettent également d’atténuer l’un des coûts cachés les plus importants de la modernisation : la mobilisation de ressources clés pendant la mise en œuvre. Plutôt que de retirer de 10 à 12 de ses meilleurs employés des activités courantes, chaque conseil scolaire ne contribue qu’avec une ou deux personnes.

Pour les conseils scolaires déjà engagés dans un processus de modernisation, une approche fondée sur les services partagés peut réduire de plus de moitié les coûts de mise en œuvre comparativement à une démarche menée de façon autonome³.

L’importance de la gouvernance 

Le déploiement d’une plateforme commune à plusieurs conseils scolaires dotés de structures de gouvernance indépendantes ne peut réussir que si le modèle décisionnel préserve l’autonomie de chaque conseil tout en favorisant l’avancement d’objectifs communs.

L’expérience de Deloitte auprès de clients du secteur public, notamment des gouvernements provinciaux et des organisations de soins de santé, a permis de mettre au point une boîte à outils de gouvernance et une approche de mise en œuvre conçues expressément pour les environnements multipartites, où les problèmes les plus complexes sont rarement de nature technique.

Une gouvernance solide permet de répondre directement à la tension qui émerge dans toute initiative regroupant plusieurs conseils scolaires : les plus grands craignent de devoir soutenir les plus petits, tandis que les plus petits craignent de voir leurs intérêts écartés. Un modèle bien conçu établit des droits décisionnels équitables et des mécanismes d’escalade clairs afin qu’aucune de ces préoccupations ne fasse obstacle à l’avancement. La gouvernance permet également de déterminer quels processus devraient être normalisés à l’échelle de tous les conseils scolaires et lesquels devraient conserver une certaine souplesse à l’échelle locale, favorisant ainsi la cohérence sans compromettre l’autonomie.

Quelles sont les capacités de nouvelle génération que cette approche permet de déployer?

IA intégrée et sécurisée. Les plateformes modernes de PGI et les solutions administratives de soutien intègrent de plus en plus des capacités d’IA préconfigurées et éprouvées que les équipes des finances et des ressources humaines peuvent activer de façon progressive, évitant ainsi les risques associés à l’expérimentation.

Gains de productivité concrets. L’automatisation de la détection des écritures de journal en double, du rapprochement à trois facteurs dans les processus d’approvisionnement, du traitement des factures et de la production de rapports courants permet de libérer les ressources qualifiées des tâches manuelles et de recentrer leur contribution sur des analyses plus approfondies.

Amélioration de l’expérience employé. En réduisant les tâches manuelles et le fardeau administratif, les organisations peuvent contribuer à atténuer l’épuisement professionnel et les pressions liées à la charge de travail, tout en permettant aux équipes administratives de soutien de consacrer davantage de temps à des activités à plus forte valeur ajoutée.   

Comment Deloitte peut vous aider 

Les leaders de Deloitte comprennent les réalités du secteur de l’éducation primaire et secondaire. Cela comprend les exigences ministérielles en matière de reddition de comptes, les conventions collectives, la gouvernance des conseils scolaires, la gestion du changement, la cybersécurité et le soutien opérationnel à long terme. Comme les programmes de services partagés s’étendent à plusieurs organisations indépendantes, leur réussite repose autant sur la gouvernance et l’alignement des parties prenantes que sur la mise en œuvre de la technologie.

Une approche collaborative pour l’avenir

Pour les conseils scolaires canadiens, les risques associés à l’inaction dépassent désormais ceux liés à la transformation. Pour les conseils qui agissent seuls, les contraintes économiques demeurent importantes. En unissant leurs efforts, les conseils scolaires peuvent accéder aux mêmes capacités de nouvelle génération que celles sur lesquelles s’appuient les grandes organisations, selon un modèle de coûts que le secteur est en mesure de soutenir.

Les conseils scolaires auraient avantage à délaisser les démarches de modernisation menées en parallèle au profit d’une approche sectorielle coordonnée, où la gouvernance, la mise en œuvre et la création de valeur à long terme sont intégrées dès le départ.

Communiquez avec les leaders de Deloitte spécialisés dans les fonctions administratives de soutien et les services partagés du secteur de l’éducation primaire et secondaire pour explorer ce qu’un parcours de modernisation collaborative pourrait représenter pour votre conseil scolaire ou votre région.