Persönliche Haftung für Abgabenschulden: Wer im Unternehmen betroffen sein kann

Überblick

Kann ein Unternehmen offene Abgaben nicht mehr begleichen, stellt sich regelmäßig die Frage, welche Personen persönlich zur Haftung herangezogen werden können. Im Zentrum stehen dabei typischerweise Geschäftsführer:innen. Unter bestimmten Voraussetzungen können jedoch auch andere Personen – etwa Prokurist:innen oder faktisch einflussreiche Personen innerhalb des Unternehmens – von Haftungsmaßnahmen betroffen sein. Umgekehrt schützt auch der Einwand, lediglich „pro forma“ Geschäftsführer gewesen zu sein, nicht für sich vor einer Inanspruchnahme. Aktuelle Entscheidungen des Bundesfinanzgerichts (BFG) und des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH) zeigen, unter welchen Voraussetzungen eine persönliche Haftung in Betracht kommt und wo deren Grenzen liegen.

Haftung des faktischen Geschäftsführers

In der Entscheidung des BFG vom 29.10.2025, RV/7105043/2019, ging es um eine Person, die innerhalb des Unternehmens operativ eine zentrale Funktion ausübte, jedoch nicht als Geschäftsführer im Firmenbuch eingetragen war. Der Betroffene leitete den laufenden Betrieb, traf eigenständige Entscheidungen, fungierte als Ansprechpartner für Mitarbeiter und war mit den internen Abläufen umfassend vertraut.

Trotz dieser maßgeblichen operativen Funktion verneinte das BFG eine Haftung als faktischer Geschäftsführer nach § 9a BAO. Ausschlaggebend sei nicht allein, dass jemand operativ wie ein:e Geschäftsführer:in auftrete oder erheblichen Einfluss auf den Geschäftsbetrieb ausübe. Entscheidend sei vielmehr, ob tatsächlich Einfluss auf die Erfüllung abgabenrechtlicher Pflichten genommen wurde, worunter insbesondere die Organisation der Buchhaltung, die Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen oder die Entrichtung von Abgaben fallen. Im konkreten Fall konnte ein solcher Einfluss jedoch nicht festgestellt werden. Die steuerlichen Agenden lagen vielmehr bei den formell bestellten Geschäftsführern sowie bei externen Berater:innen. Mangels tatsächlicher Einflussnahme auf die steuerlichen Pflichten hob das BFG den Haftungsbescheid auf.

Die Entscheidung verdeutlicht damit, dass eine maßgebliche operative Funktion allein für eine Haftung nach § 9a BAO nicht ausreicht. Maßgeblich ist vielmehr die tatsächliche Einflussnahme auf die Erfüllung abgabenrechtlicher Verpflichtungen.

Haftung des „Pro-forma-Geschäftsführers“

Ist ein Person hingegen gesellschaftsrechtlich ordnungsgemäß bestellter Geschäftsführer, steht die Nichtausübung dieser Funktion einer Heranziehung zur Haftung nicht grundsätzlich entgegen: Die Entscheidung des BFG vom 02.02.2026, RV/1100227/2023, verdeutlicht, dass für die Haftung nach § 9 iVm§ 80 BAO maßgeblich auf die formelle Vertreterstellung abzustellen ist. Im Anlassfall war der Beschwerdeführer über Jahre hinweg als Geschäftsführer einer GmbH im Firmenbuch eingetragen. Nachdem Abgaben bei der Gesellschaft uneinbringlich geworden waren, wurde er mit Haftungsbescheid in Anspruch genommen. In seiner Beschwerde brachte er vor, lediglich „pro forma“ Geschäftsführer gewesen zu sein, während die Geschäfte tatsächlich durch einen faktischen Machthaber geführt wurden. Zudem habe er seine Funktion bereits vor Jahren zurückgelegt.

Das BFG folgte diesem Vorbringen nicht. Wer wirksam zum Geschäftsführer bestellt wurde, kann sich nicht bereits dadurch entlasten, dass er behauptet, die Geschäftsführung nicht tatsächlich ausgeübt zu haben oder lediglich vorgeschoben worden zu sein. Auch mit dem Einwand eines bereits erfolgten Rücktritts drang der Beschwerdeführer nicht durch. Zwar kann die Niederlegung der Geschäftsführerfunktion bereits mit wirksamem Zugang der Rücktrittserklärung wirksam werden und bedarf nicht zwingend einer Firmenbucheintragung. Im konkreten Fall konnte der Betroffene jedoch weder den Zugang seiner Rücktrittserklärung noch eine sonstige wirksame Beendigung seiner Organstellung nachweisen.

Auch eine Vertreterstellung „am Papier“ birgt daher haftungsrechtliche Risiken. Das Eingehen derartiger Rechtsstellungen sollten daher vermieden werden, eine Beendigung der Vertreterstellung dokumentiert werden.

Haftung von Prokurist:innen und sonstigen Bevollmächtigten

Wie in unserem Beitrag vom 25.2.2026 bereits berichtet, zeigt die Entscheidung des VwGH vom 25.06.2025, Ro 2023/13/0020, dass die Haftung nicht nur Geschäftsführer:innen treffen kann Gegenstand des Verfahrens war ein Prokurist, also eine nicht organschaftlich, sondern (lediglich) aufgrund einer Bevollmächtigung vertretungsbefugte Person.

Strittig war insbesondere, ob ein:e Prokurist:in überhaupt vom Haftungstatbestand des § 9 BAO erfasst sein kann. Der VwGH bejahte dies grundsätzlich und stellte klar, dass die Haftung nicht ausschließlich organschaftlichen Vertretern wie Geschäftsführern oder Vorständen vorbehalten ist. Nach Ansicht des Gerichtshofes kann vielmehr auch eine vom Abgabepflichtigen bevollmächtigte Person zum Kreis der in §§ 80 ff BAO genannten Vertreter gehören, womit neben Prokuristen auch sonstige (Handlungs-)bevollmächtigte Personen erfasst sind.

In praktischer Hinsicht ist davon auszugehen, dass Prokurist:innen und sonstige Bevollmächtigte nur subsidiär zur Haftung herangezogen werden, zumal die Letztverantwortung für die Einhaltung der abgabenrechtlichen Pflichten bei den Geschäftsführern liegt.

Was bedeutet das für die Praxis?

Die Entscheidungen verdeutlichen, dass bei der persönlichen Haftung zwischen der formellen Vertreterstellung und der tatsächlichen Einflussnahme zu unterscheiden ist. Einerseits reicht eine bloß starke operative Stellung im Unternehmen nicht automatisch für eine Haftung nach § 9a BAO aus - entscheidend ist, ob tatsächlich auf die Erfüllung abgabenrechtlicher Pflichten Einfluss genommen wurde. Andererseits kann bei der Haftung nach § 9 BAO schon die formelle Vertreterstellung maßgeblich sein. Wer wirksam zum Geschäftsführer bestellt ist, kann sich nicht damit entlasten, nur „pro forma“ tätig gewesen zu sein. Die „Geschäftsführerhaftung“ (§ 9 BAO) kann zudem nicht nur organschaftliche Geschäftsführer im gesellschaftsrechtlichen Sinn, sondern nach der Rechtsprechung unter bestimmten Voraussetzungen auch andere bevollmächtigte Personen wie Prokuristen erfassen.