Centralny Rejestr Umów: nowe obowiązki dla JST

18 grudnia 2025 r.  Prezydent podpisał ustawę z dnia 4 grudnia 2025 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw, dotyczącą Centralnego Rejestru Umów (dalej: „CRU”). Zgodnie z brzmieniem znowelizowanych przepisów nowy obowiązek dla jednostek sektora finansów publicznych dotyczący udostępniania informacji o zawartych przez nie umowach wejdzie w życie już 1 lipca 2026 roku i ma dotyczyć wszystkich umów, bez względu na ich wartość.

Najważniejsze zmiany w przepisach o Centralnym Rejestrze Umów

Na ostatniej prostej prac legislacyjnych nad CRU doszło do istotnych modyfikacji odnoszących się do zakresu nowego obowiązku jednostek sektora finansów publicznych. Czego dotyczą najistotniejsze zmiany?

• Zmodyfikowano harmonogram wejścia w życie ustawy. Wcześniejsze propozycje przesunięcia rozpoczęcia funkcjonowania CRU na 2027 rok oraz jego wprowadzania etapami zostały odrzucone. Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych będą mieli obowiązek udostępniania danych w CRU już od dnia 1 lipca 2026 roku. System teleinformatyczny służący do prowadzenia CRU ma być gotowy do dnia 1 kwietnia 2026 roku, czyli trzy miesiące przed wejściem w życie obowiązku ujawniania informacji o umowach – co ma umożliwić sprawdzenie i dostosowanie systemów przed pełnym wdrożeniem.
• Usunięto próg kwotowy, od którego aktualizuje się obowiązek udostępniania w CRU danych o umowie. Zgodnie z wcześniejszym zamierzeniem publikowane miały być informacje o umowach, których wartość to minimum 10 000 zł. W toku prac nad ustawą najpierw Sejm przywrócił próg w kwocie 500 zł, a następnie Senat zaproponował poprawkę w postaci całkowitego zniesienia progu kwotowego, która została zaakceptowana przez Sejm.
• Przyjęte przepisy przewidują uruchomienie CRU w formule obejmującej obowiązek precyzyjnego opisu przedmiotu każdej umowy, a nie jedynie wskazania jego ogólnej charakterystyki.

Konsekwencje dla jednostek samorządu terytorialnego (JST)

Wprowadzenie CRU może stanowić dla JST wyzwanie, szczególnie w kontekście zlikwidowania progu kwotowego i wprowadzenia zasady pełnej jawności w odniesieniu do umów objętych nowym obowiązkiem. Samorządy powinny przede wszystkim przyjąć stosowne procedury wewnętrzne dotyczące organizacji i zarządzaniem danymi w CRU w celu zapewnienia dokładnego i terminowego wprowadzenia do CRU wymaganych danych.

Zwracamy także uwagę, że wiele JST może napotkać trudności związane z zapewnieniem kadry do prawidłowej publikacji informacji w CRU. Skuteczne śledzenie wszystkich zawartych umów oraz aneksów, którymi są one zmieniane, będzie wymagać dodatkowego nakładu pracy, a niekiedy także szczegółowej analizy. Ponadto może pojawić się konieczność przeszkolenia personelu w zakresie sposobu realizacji obowiązków wynikających z przepisów o CRU.

Jak się przygotować do CRU?

Trwające od dłuższego czasu prace legislacyjne nad przepisami dotyczącymi CRU dobiegły końca i po kilku latach CRU wejdzie w końcu w życie. Już od 1.07.2026 r. JST będą zobowiązane do wprowadzania do CRU szeregu danych.

Z uwagi na szeroki zakres przedmiotowego obowiązku nowe przepisy mogą stanowić wyzwanie dla samorządów. Bardzo istotne jest zatem odpowiednie przygotowanie się JST do realizacji nowego zadania, które będzie na nich spoczywać. Z tego powodu warto jest z odpowiednim wyprzedzeniem dokładnie przemyśleć sposób organizacji, rozważyć konieczność podjęcia dodatkowych działań oraz opracować treść wewnętrznych regulacji dotyczących CRU.