Samofakturowanie w KSeF – restrykcyjne podejście MF oraz ryzyko odliczenia VAT

Kontekst – samofakturowanie w KSeF

Samofakturowanie (self-billing) jest rozwiązaniem, w którym nabywca (działając w imieniu sprzedawcy) wystawia fakturę dokumentującą dostawę towarów lub świadczenie usług. Przepisy ustawy o VAT wymagają, aby dostawca i nabywca wdrażający samofakturowanie sporządzili umowę określającą procedurę akceptacji faktur przez dostawcę.

Powyższa procedura nabiera nowego znaczenia w KSeF. System ten pozwala na wystawianie faktur przez nabywcę w imieniu dostawcy, natomiast nie przewiduje możliwości wystawiania projektów faktur, które stawałyby się fakturami po akceptacji przez dostawcę.

Mając na uwadze powyższe, podatnik zwrócił się do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z wnioskiem o interpretację indywidualną w celu potwierdzenia prawidłowości obranej procedury akceptacji faktur.

Kluczowe wnioski z interpretacji Dyrektora KIS

W wydanej interpretacji indywidualnej nr 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK Dyrektor KIS zawarł restrykcyjne stanowisko, zgodnie z którym:

• W procedurze samofakturowania akceptacja faktury przez sprzedawcę powinna następować przed wystawieniem faktury w KSeF. W konsekwencji Dyrektor KIS odrzuca możliwość, aby sprzedawca weryfikował i akceptował faktury dopiero ich wystawieniu przez nabywcę w KSeF.
• Akceptacja powinna dotyczyć treści faktury w formacie xml. Dyrektor KIS stwierdził, że nabywca powinien wygenerować fakturę w formacie xml i okazać ją sprzedawcy do akceptacji przed wysłaniem do KSeF. Równocześnie, zdaniem KIS, nie jest wystarczająca akceptacja faktury na podstawie projektu w PDF (lub innym formacie), nawet jeśli projekt odpowiada później wystawionej fakturze ustrukturyzowanej. Oznacza to, że zaakceptowana przez sprzedawcę forma dokumentu powinna być tożsama z formą faktury ustrukturyzowanej, która ostatecznie trafia do KSeF (w obu przypadkach – format xml).
• Nabywcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego przy niespełnieniu powyższych warunków zatwierdzania faktur w procesie samofakturowania.

Co to oznacza dla podatników?

Interpretacja wprowadza restrykcyjne warunki dla zatwierdzania faktur w procesie samofakturowania, które są niezwykle trudne w praktycznej realizacji (w szczególności dla dużych podmiotów produkcyjnych, w których procesy samofakturowania mogą obejmować setki faktur dziennie).

Interpretacja nie tylko wyklucza możliwość weryfikacji i akceptacji faktur po ich wystawieniu w KSeF (wymuszając tym samym konieczność przedłożenia projektu faktury przed jej wysyłką do KSeF), ale również wyklucza możliwość przygotowania projektu faktury w innym formacie niż faktura ustrukturyzowana w xml.

Co istotne, naruszenie powyższych wymogów wiąże się - zdaniem Dyrektora KIS - z brakiem prawa do odliczenia VAT naliczonego przez samofakturującego nabywcę.

Dalsza wątpliwość związana z interpretacją (aczkolwiek nie zaadresowana w jej treści) dotyczy potencjalnych opóźnień w przesłaniu faktur w formacie xml do KSeF, tzn. ewentualnego uznania faktury wygenerowanej w xml za fakturę wystawioną w trybie tzw. trybie offline24. Taka faktur powinna być przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Termin ten może nie zostać dochowany w przypadku opóźnień w akceptacji treści faktury przez sprzedawcę.

Interpretacja ma charakter indywidualny (a tym samym dotyczy jedynie podatnika, który wystąpił z wnioskiem), ale może sygnalizować kierunek, w jakim organy podatkowe zamierzają interpretować przepisy dotyczące samofakturowania w środowisku KSeF.

Jak Deloitte może Państwa wesprzeć?

W związku z powyższym oferujemy nasze wsparcie w zakresie m.in.:

• przeglądu procesów samofakturowania oraz umów o samofakturowanie pod kątem zgodności z aktualną linią interpretacyjną,
• negocjacji i aktualizacji umów z kontrahentami w zakresie samofakturowania,
• wniosków o interpretacje indywidualne, zapewniające większą ochronę w konkretnych stanach faktycznych.

W przypadku zainteresowania szczegółową analizą zapraszamy do kontaktu.