Krajowy System e-Faktur (KSeF) już obowiązkowy dla największych przedsiębiorców!

Co to jest KSeF?

KSeF to centralna platforma zarządzana przez Ministerstwo Finansów, służąca m.in. do wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej, zgodnie ze schematem, strukturą logiczną FA(3). Każdej fakturze nadawany jest unikalny numer w KSeF.
 

Kogo dotyczy obowiązek?

Co do zasady obowiązek wystawiania faktur poprzez KSeF dotyczy wszystkich podatników, mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, uczestniczące w danej transakcji.

KSeF staje się obowiązkowy:

• od 1 lutego br. – dla podatników, których wartość sprzedaży brutto za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia br. – dla pozostałych podatników.

Do końca 2026 r. najmniejsze podmioty, podatnicy, których łączna wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł, nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur przez KSeF. Do końca br. będą oni mogli wystawiać faktury w dotychczasowej postaci papierowej lub elektronicznej (nieustrukturyzowanej).

Przy sprzedaży do konsumentów (B2C) fakturowanie poprzez KSeF pozostanie dobrowolne.
 

Najważniejsze skutki praktyczne

• obowiązek przygotowania e-faktur w .xml, zgodnych ze strukturą logiczną FA(3) i ich wystawienia poprzez KSeF,
• konieczność dostosowania systemów finansowych i księgowych oraz narzędzi fakturowych,
• automatyczne udostępnienie e-faktury kontrahentowi w KSeF, brak ryzyka zagubienia dokumentów,
• zmiana obiegu faktur oraz zmiany procesowe w organizacji, zarówno po stronie AR jak i AP,
• ułatwienia w procesowaniu faktur zakupowych,
• większe możliwości w zakresie automatycznego przetwarzania danych,
• konieczność zarządzenia uprawnieniami do działań w KSeF,
• uproszczenia w ujmowaniu faktur korygujących.
   

Odpowiedzialność i sankcje

Niewystawienie faktury w KSeF może skutkować sankcjami finansowymi, które zgodnie z ustawą o VAT są odroczone do 1 stycznia 2027 r.

Zgodnie z przepisami, kary mogą wynosić:

• do 100% podatku VAT wskazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
• a jeżeli na fakturze nie będzie wykazanego podatku – do 18,7% należności ogółem wykazanej na fakturze.
   

Dodatkowe wymogi JPK_V7

Warto nadmienić, że wdrożenie KSeF będzie miało konsekwencje w okresowym raportowaniu VAT. Od 1 lutego 2026 r. w nowych strukturach JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3) obowiązkowe będzie wykazywanie numerów KSeF faktur, a jeśli takiego numeru nie będzie na dzień złożenia pliku, zastosowanie znajdzie jedno z oznaczeń: OFF / BFK / DI.

Poszczególne znaczniki będą, najogólniej ujmując, dedykowane następującym typom dokumentów:

• OFF - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur; 
• BFK – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej;
• DI – dowód inny niż faktura.

Numery KSeF lub dodatkowe oznaczenia będą dotyczyły zarówno strony sprzedażowej jaki zakupowej.