KSeF a kasy fiskalne

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF stanie się obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach przekraczających 200 mln złotych, a od 1 kwietnia 2026 r. dla podmiotów o obrotach niższych (brane pod uwagę są obroty z 2024 roku).

Przepisy przewidują wyjątki od ww. terminów, m.in. w odniesieniu do możliwości wystawiania faktur fiskalnych za pomocą kas rejestrujących. Podatnicy będą mogli korzystać z tego rozwiązania do końca 2026 roku.

Takie wydłużenie terminu daje podatnikom więcej czasu na przygotowania w przypadku części ewidencjonowanej kasowo.

Jeżeli jednak dana firma, ze względu rodzaje sprzedaży inne niż rejestrowane na kasie, musi przygotować się do wystawiania faktur ustrukturyzowanych na początku 2026 r., zasadne będzie, aby przygotowania rozpocząć także w zakresie sprzedaży dokumentowanej fakturami z kas fiskalnych.

Ważne będzie w tym przypadku sprawdzenie czy system POS współpracujący z kasą fiskalną zawiera wszystkie dane niezbędne do wystawienia faktury poprzez KSeF, a jeśli czegoś brakuje, jakie mogą być ewentualne rozwiązania.

Konieczne będzie także rozważenie następujących kwestii:

• jak dane będą przesyłane do KSeF?
• komu i w jaki sposób nadać odpowiednia uprawnienia w KSeF?
• jaki dokument wydać klientowi w momencie transakcji?
• w jaki sposób przekazywać klientowi wizualizację faktury, o ile będzie tego wymagał?

Istotne będą też zmiany w procedurach obowiązujących kasjerów. Stąd przygotowując się do wdrożenia KSeF należy wziąć m.in. pod uwagę zarówno kwestie techniczne związane z wystawieniem faktur ustrukturyzowanych, jak i procesem obsługi sprzedaży i procedur obejmujących dokumentację sprzedaży na kasach fiskalnych.