Zgodnie z zasadą ogólną, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Przepisy przewidują jednak możliwość zwolnienia z tego obowiązku dla wybranych grup podatników oraz określonych czynności. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów (MF), które będzie określało szczegóły korzystania ze zwolnień przez kolejne trzy lata.
Wspomniany akt wykonawczy to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Zasadniczo zakłada ono kontynuację dotychczasowych zwolnień, w tym utrzymanie kryterium wysokości sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania przy użyciu kas rejestrujących na poziomie 20 tys. zł.
Rozporządzenie powtarza także katalog czynności, które bezwzględnie muszą być rejestrowane na kasie, ale dodatkowo rozszerza go o nowe pozycje. Zmiany te szczególnie wpłyną na branżę vendingową oraz parkingową. W praktyce są one na tyle istotne, że zostały poprzedzone szerokimi konsultacjami społecznymi, które odbyły się w aż dwóch turach. Wprowadzenie nowych obowiązków zostało rozłożone w czasie dzięki przepisom epizodycznym. Rozwiązanie to daje przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji i odpowiednie przygotowanie swoich biznesów.
Zgodnie z najnowszym rozporządzeniem katalog czynności, do których docelowo nie znajdą zastosowania zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych obejmie m.in.:
Rozporządzenie przewiduje również pewne modyfikacje umożliwiające zwolnienie od ewidencji sprzedaży na kasie, które adresują uwagi zgłaszane przez podatników w procesie konsultacji publicznych.
Przykładowo obowiązek ewidencji nie obejmie:
Rozporządzenie weszło w życie z początkiem 2025 roku, jednak dla branż objętych nowymi obowiązkami przewidziano wydłużony okres przejściowy. Zakłada on możliwość korzystania ze zwolnień z obowiązku ewidencji na kasie na ogólnych zasadach:
Warto wykorzystać ten dodatkowy czas, by zidentyfikować obszary wymagające dostosowania do nowych przepisów. Dla niektórych podatników zmiany wynikające z nowych przepisów mogą oznaczać konieczność wprowadzenia zmian w procedurach, a także dostosowania sprzętu lub oprogramowania używanego w obsłudze automatycznych urządzeń sprzedażowych.