Nowelizacja ustawy o cudzoziemcach

System MOS - rewolucja w składaniu wniosków pobytowych

Najistotniejszą zmianą jest nowy sposób składania wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt. Złożenie wniosku odbywać się będzie wyłącznie drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu MOS (Moduł Obsługi Spraw). Nowelizacja wprowadza zatem rewolucyjną zmianę, wykluczając składanie wniosku w formie papierowej dla przeważającej liczby celów pobytowych cudzoziemców.

Podmiotem prowadzącym system i odpowiedzialnym za zgromadzone w nim dane jest Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Dane, które będą gromadzone i przetwarzane w MOS to m.in.:

• dane dotyczące dokumentów podróży i dokumentów potwierdzających tożsamość,
• informacje o pobytach cudzoziemca na terytorium RP,
• członkach jego rodziny,
• dane podmiotów powierzających pracę cudzoziemcom.

Sygnałem do rozpoczęcia działania systemu będzie komunikat ministra właściwego do spraw wewnętrznych, określający dzień wdrożenia rozwiązań technicznych. Komunikat ten pojawić ma się co najmniej 14 dni wcześniej. 

Proces składania i weryfikacji wniosków elektronicznych w MOS

Złożenie wniosku (formularza dostępnego w MOS) oraz załączników do niego będzie potwierdzane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym cudzoziemca. Do wniosku należy dołączyć wymagane dokumenty w postaci elektronicznej lub jako odwzorowania cyfrowe. Potwierdzeniem złożenia będzie wygenerowane automatycznie przez system urzędowe poświadczenie odbioru wniosku.

Złożony wniosek przekazywany będzie do Bazy Wstępnej MOS w celu sprawdzenia przez wojewodę czy dane zawarte we wniosku są poprawne i czy wniosek nie zawiera braków formalnych. Baza Wstępna MOS będzie częścią systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców, prowadzonego przez Szefa UdSC, funkcjonującego na podstawie dotychczasowych przepisów o cudzoziemcach.

Po zakończeniu składania wniosku, dane w nim zawarte przekazane zostaną do dotychczas prowadzonego w systemie informatycznym rejestru spraw dotyczących zezwoleń na pobyt czasowy, stały lub zezwoleń na pobyt rezydenta długoterminowego UE.

Ograniczenia w funkcjonalności systemu i kwestie reprezentacji cudzoziemców

W nowelizowanej ustawie nie ma bezpośredniego zapisu o możliwości śledzenia statusu sprawy przez wnioskodawcę. Brak też technicznej możliwości założenia indywidualnego konta w MOS, złożenia wniosku czy dodania do niego załączników przez pełnomocnika - osobę inną niż posiadacz indywidualnego konta.

Jedynie w wypadku małoletnich cudzoziemców, małoletnich cudzoziemców bez opieki lub ubezwłasnowolnionych cudzoziemców założenie konta w nowym systemie oraz złożenie wniosków elektronicznie będzie możliwe odpowiednio przez rodzica małoletniego, kuratora lub opiekuna. Konto natomiast uwierzytelniane jest w sposób określony w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Elektroniczne zaświadczenia i zmiany dla pracodawców

Nowe przepisy to także koniec pieczątki wstawianej cudzoziemcom do paszportu po uzupełnieniu braków formalnych wniosków. W jej miejsce pojawi się zaświadczenie elektroniczne, doręczane za pośrednictwem MOS, które będzie potwierdzało fakt złożenia wniosku i tym samym legalny pobyt cudzoziemca w okresie rozpatrywania wniosku przez właściwy urząd.

Zmianie ulegnie też proces podpisywania dokumentów przez pracodawców w przypadku postępowań pobytowych związanych z pracą cudzoziemców. Załączniki wymagane w tych procedurach (np. załącznik nr 1) będą musiały zostać podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentacji pracodawcy jedynie w formie elektronicznej i przesłane do systemu MOS.

Techniczne kwestie dotyczące m.in. dołączania dokumentów w postaci elektronicznej lub odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych jak również wzory formularzy wniosków pobytowych i załączników do nich, określi w drodze rozporządzenia minister właściwy do spraw wewnętrznych. 

Okres przejściowy i rozporządzenia wykonawcze

Rozporządzenia wykonawcze do ustawy powinny pojawić się w ciągu 6 miesięcy od dnia jej wejścia w życie. Do tego czasu obowiązywać mają dotychczasowe regulacje. 

Ułatwienia dla obywateli Ukrainy na ochronie czasowej

Implementacja systemu MOS to także możliwość składnia wniosków na pobyt czasowy dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce na podstawie ochrony czasowej (PESEL UKR) w związku z wojną na Ukrainie i spełniających warunki do udzielenia tego pobytu, tzw. pobytu CUKR.

Istotnym jest, że dla prawidłowego złożenia wniosku konieczne będzie zaktualizowanie lub uzupełnienie danych posiadacza numeru PESEL UKR bezpośrednio w urzędzie. 

Wyzwania związane z cyfryzacją

Zaproponowana ustawa po jej akceptacji (podpisie) przez Prezydenta wprowadzi znaczne zmiany w procesach pobytowych cudzoziemców przebywających w Polsce. Cyfryzacja postępowań pobytowych jest krokiem w dobrą stronę i w dłuższym terminie powinna wpłynąć pozytywnie na skrócenie postępowań pobytowych cudzoziemców.

Pewne wątpliwości może budzić jednak wykluczenie możliwości reprezentacji cudzoziemców przez pełnomocników na newralgicznym etapie uzupełnienia wniosków pobytowych przez cudzoziemców oraz ich wysyłki do urzędu. Wsparcie pełnomocników będzie natomiast możliwe na kolejnych etapach postępowania pobytowego.

Kłopotliwą kwestią dla samych cudzoziemców może też być obowiązek posiadania podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego w celu skorzystania z nowego portalu MOS oraz wysyłki wniosków pobytowych w sytuacji braku alternatywnej ścieżki papierowej dla osób nieposiadających wystarczających umiejętności cyfrowych (wykluczenie cyfrowe).