Kontrole legalności pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce po zmianach przepisów imigracyjnych

Nowe definicje w przepisach imigracyjnych

Ustawa na nowo definiuje kwestię nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi oraz nielegalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca. Definicje te w dużej mierze są podobne do tych obowiązujących obecnie, ale mimo to warto się z nimi zapoznać, aby uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z nielegalnym zatrudnieniem cudzoziemców.

Mając na uwadze wyżej przywołaną definicję, warto zwrócić szczególną uwagę na zgodność pomiędzy warunkami zatrudnienia wskazanymi w dokumentach legalizujących pracę a rzeczywistymi warunkami w jakich praca jest wykonywana.

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których dochodzi do rozbieżności pomiędzy np. nazwą stanowiska wskazanego w zezwoleniu na pracę a wpisaną do umowy o pracę. Często jest to konsekwencja jedynie zmiany nomenklatury stanowisk w systemie pracodawcy.

Chociaż sama zmiana nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków nie wymaga zmiany zezwolenia na pracę, to zgodnie z nowymi przepisami wymaga ona notyfikacji przez pracodawcę w formie elektronicznej. Z tego względu taką zmianę należy odpowiednio zaplanować i pamiętać o dopełnieniu obowiązku notyfikacji właściwemu urzędowi.

Zmiana wysokości kar grzywny za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi

Ustawa podwyższa z 30.000 do 50.000 zł maksymalną wysokość grzywny za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi. Minimalna kwota grzywny wynosi 3.000 zł za jednego cudzoziemca, dalej obowiązuje zasada proporcjonalności uzależniającej wysokość kary w zależności od liczby wykrytych niezgodności z prawem (tj. nielegalnie zatrudnionych cudzoziemców). 

Podwyższeniu z przedziału 3.000 - 30.000 zł na 6.000 - 50.000 zł uległa także wysokość grzywny za:

• doprowadzanie cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy lub innej osoby do nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca za pomocą wprowadzenia cudzoziemca (innej osoby) w błąd, wyzyskania błędu, wykorzystania zależności służbowej lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania,
• żądanie od cudzoziemca korzyści majątkowej w zamian za podjęcie działań zmierzających do uzyskania zezwolenia na pracę lub innego dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy.

Pięciokrotnie (ze 100 zł na 500 zł) zwiększono minimalny wymiar grzywny za niedopełnienie obowiązków notyfikacyjnych wynikających z Ustawy (np. za niepowiadomienie o zmianie nazwy stanowiska cudzoziemca). Podwyższeniu ulega także wysokość dopuszczalnej grzywny za niedopełnienie niektórych obowiązków wobec cudzoziemców.

Warto pamiętać, że cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę także podlega karze grzywny (nie niższej niż 1.000 zł), ale na tym nie kończą się ponoszone przez niego konsekwencje. Jeśli organy odkryją, że wykonuje lub wykonywał pracę nielegalnie w momencie rozpoczęcia kontroli, to wydaje się decyzję o zobowiązaniu go do powrotu i musi opuścić Polskę najczęściej w przeciągu 15-20 dni. W konsekwencji pracodawca niemal z dnia na dzień traci pracownika.

Co gorsza, w decyzji o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu orzeka się o zakazie ponownego wjazdu do Polski i innych państw obszaru Schengen oraz określa się okres tego zakazu (najczęściej od 1 do 3 lat). Można wnioskować o cofnięcie zakazu, co do zasady, po upływie połowy okresu, na który został nałożony i przy spełnieniu warunków wskazanych w treści decyzji (tj. przede wszystkim opuszczenia Polski).

Możliwe kontrole legalności pracy bez zapowiedzi przez Straż Graniczną i PIP

Ustawa zaostrza również przepisy dotyczące kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców przez Straż Graniczną oraz Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Organy te zostały dopisane do listy podmiotów, które mogą prowadzić kontrole przedsiębiorców równocześnie (tzw. kontrole krzyżowe), niezależnie od innych kontroli mających miejsce u przedsiębiorcy w tym samym czasie.

Tak jak dotychczas możliwe będzie przeprowadzenie przez PIP kontroli w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców bez uprzedniego zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze jej przeprowadzenia. 

W Programie Działania PIP na lata 2025-2027 działania kontrolno-nadzorcze i prewencyjne w obszarze legalności zatrudnienia, powierzania innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców zostały wymienione jako jedna z trzech kluczowych strategii. Z programu wynika, że liczba kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców nie będzie limitowana.

Ponadto, w trakcie jednej wizyty inspektorów, dopuszczalna będzie weryfikacja nie tylko kwestii legalności zatrudnienia cudzoziemców, ale również innych aspektów pracowniczych jednocześnie (np. BHP, zawierania umów cywilnoprawnych na warunkach umowy o pracę, weryfikacja prawidłowości wielopoziomowych łańcuchów podwykonawstwa albo outsourcingu/leasingu stosowanych niekiedy w celu obejścia przepisów o pracy tymczasowej itp.).

Warto się przygotować do kontroli

Możliwość przeprowadzenia kontroli bez zapowiedzi oznacza niewątpliwie konieczność ciągłej gotowości dokumentacyjnej, w szczególności weryfikacji aktualności i kompletności dokumentacji (to czy jest ona odpowiednio przechowywana, czy właściwe dokumenty znajdują się w odpowiednich częściach akt osobowych, czy są one ponumerowane i odzwierciedlone w spisie treści itp.).

Aby uniknąć negatywnych konsekwencji kontroli, przedsiębiorcy powinni już teraz podjąć działania naprawcze. Niewątpliwie pomocny może tutaj być wewnętrzny audyt w zakresie dokumentacji czy przegląd legalności zatrudnienia cudzoziemców oraz współpracy z agencjami pracy tymczasowej.

Warto przygotować firmę na ewentualne pytania inspektorów – zapewnić odpowiednie procedury i szkolenia dla działów HR/kadr.

Czasu na przygotowanie się na wejście w życie nowych przepisów i skorygowanie ewentualnych nieprawidłowości pozostało niewiele. Pracodawcy będą musieli zmierzyć się z koniecznością dbania o najwyższe standardy w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców oraz wypełnienia wszystkich obowiązków wynikających z ustaw imigracyjnych, które będą się zmieniały w najbliższych miesiącach. 

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w przepisach imigracyjnych?