Niezbędnik Pracodawcy

W tym roku 28 lutego wypada w sobotę, dlatego ustawowy termin na złożenie wybranych rocznych informacji uległ wydłużeniu do 02 marca 2026. Poniżej wymieniamy przykładowe najważniejsze obowiązki.

• PIT-11 za 2025 rok
  Pracodawca ma obwiązek dostarczyć PIT-11 do pracowników, przy czym może to zrobić w wybrany przez siebie sposób zapewniający pracownikowi dostęp do informacji oraz możliwość jej utrwalenia np. poprzez e-mail, system kadrowy, tradycyjną pocztę lub osobiście w miejscu pracy.
• IFT1-IFT-1R za 2025 rok
  Informacja dotyczy osób fizycznych, które nie mają miejsca zamieszkania w Polsce (nierezydenci) a osiągnęły tutaj przychód, od którego pobrano/rozliczono polski podatek.
  
  IFT-1R to informacja roczna – przekazuje się ją w tym samym terminie do Urzędu Skarbowego i do podatnika.
  
  IFT-1 sporządza się na wniosek podatnika i przekazuje w ciągu 14 dni od złożenia wniosku (do Urzędu Skarbowego).
  Ważne!
  Od 01 stycznia 2026 obowiązuje nowy wzór formularza tj. IFT1-IFT-1R (18), który ma zastosowanie do dochodów za 2025 rok.
• ZUS IMIR za 2025 rok
  Przekazanie przez pracodawcę informacji rocznej dla pracownika (osoby ubezpieczonej) z wyszczególnieniem składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe lub wypadkowe) za poszczególne miesiące za rok ubiegły.
  
  Dokument powinien odzwierciedlać dane przekazane do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (RCA, RSA, RZA, RPA).
  
  Ważne!
  Jeśli pracodawca regularnie dostarcza pracownikom miesięczne zestawienia IMIR lub informacje w postaci odcinków wypłaty (pod warunkiem, że zawierają dane zgodne z tymi widniejącymi w IMIR), nie jest zobowiązany do przekazywania informacji rocznej.
  
  Jednak w przypadku, gdy pracownik, mimo otrzymywania danych miesięcznych, zażąda informacji rocznej, pracodawca ma obowiązek ją sporządzić.

• Zaświadczenie o przychodach emeryta lub rencisty za 2025 do ZUS
  Emeryt lub rencista jest zobowiązany do poinformowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) do końca lutego każdego roku o łącznej kwocie uzyskanego dochodu w poprzednim roku kalendarzowym.
  
  Jeżeli emeryt lub rencista pozostaje w zatrudnieniu, to pracodawca ma również obowiązek sporządzić i przesłać zaświadczenie o przychodach do ZUS. 

Ministerstwo Finansów w swoich objaśnieniach potwierdziło, że sposób dostarczenia PIT-11 podatnikowi (np. Pracownikowi) nie jest uregulowany w przepisach PIT. Tym samym płatnik może przyjąć rozwiązanie przyjęte u niego w organizacji.

W praktyce oznacza to, że PIT-11 można przekazać pracownikom z zastosowaniem różnych kanałów komunikacji, w szczególności:

• poprzez internetowe systemy kadrowe lub portale pracownicze,
• na adres e-mail pracownika (służbowy bądź prywatny, wskazany przez podatnika),
• listownie,
• osobiście.

Kluczowe jest, aby przyjęta forma dystrybucji:

• zapewniała pracownikowi rzeczywisty dostęp do informacji PIT-11,
• umożliwiała utrwalenie treści dokumentu (np. zapis, wydruk),
• pozwalała pracodawcy udokumentować realizację obowiązku przekazania PIT-11.

Objaśnienia Ministerstwa Finansów podkreślają, że decydujące znaczenie ma faktyczne doręczenie lub udostępnienie PIT-11 podatnikowi, a nie sam wybór kanału dystrybucji.

Wspomniane objaśnienia Ministerstwa Finansów można znaleźć pod poniższym linkiem:
https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-27-czerwca-2025-r---formy-i-sposoby-przekazywania-imiennej-informacji-pit-11-przez-platnikow-i-inne-podmioty-zobowiazane-do-jej-sporzadzenia

29 stycznia 2026 r.

Prezentujemy zestawienie najważniejszych obowiązków rocznych, które pracodawcy powinni zrealizować w związku z zakończeniem roku 2025. Ze względu na to, że 31 stycznia 2026 r. przypada w sobotę, część terminów została przesunięta na 2 lutego 2026 r.

Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie obowiązki uwzględniają to wydłużenie – zweryfikuj dokładne terminy, aby zadbać o ich realizację we właściwym czasie.

To ostatni dzwonek!

Termin do 31 stycznia 2026 r.

1. PFR (Polski Fundusz Rozwoju) – oświadczenie związane z PPE
Jeśli prowadzisz Pracowniczy Program Emerytalny (PPE), należy złożyć oświadczenie dotyczące liczby pracowników i uczestników PPE zatrudnionych na dzień 1 stycznia 2026 r.
Termin składania tego dokumentu upływa 31 stycznia 2026 r.

Kolejne oświadczenie należy złożyć do 31 lipca 2026 r., wykorzystując dane z dnia 1 lipca 2026 r.

2. Informacja dla pracowników o braku tworzenia ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych)
Jeśli w Twojej firmie nie został utworzony ZFŚS, należy poinformować pracowników o tej decyzji, szczególnie w kontekście braku wypłaty świadczeń urlopowych.

 

Termin do 02 lutego 2026 r.

1. Przekazanie dokumentów do urzędu skarbowego:

• Deklaracja PIT-4R za 2025 rok
• Deklaracja PIT-8AR za 2025 rok
• Deklaracja PIT-11 za 2025 rok

2. ZUS IWA
Sprawdź, czy masz obowiązek zgłoszenia tej deklaracji. Zawarte w niej dane posłużą ZUS do ustalenia wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe na okres od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r.

3. GUS Z-06b
Sporządzenie sprawozdań dotyczących liczby pracujących, wynagrodzeń oraz czasu pracy dla przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 9 pracowników.

Zwróć uwagę na obowiązki, których termin już upłynął – upewnij się, że zostały one odpowiednio zrealizowane:

1. Deklaracja PFRON DEK-R
Sprawdź, czy jako pracodawca miałeś obowiązek jej złożenia do 20 stycznia 2026 r.

2. GUS Z-06a
Sporządzenie sprawozdań dotyczących liczby pracujących, wynagrodzeń oraz czasu pracy:
dla jednostek sfery budżetowej (państwowej i samorządowej). Termin składania: 19 stycznia 2026 r.

W przypadku wystąpienia opóźnień w realizacji powyższych obowiązków należy podjąć szybkie działania naprawcze, które mogą obejmować:

• uzupełnienie brakujących danych,
• przygotowanie wyjaśnień dla odpowiednich urzędów.

W razie potrzeby nasi specjaliści są gotowi wesprzeć Cię w kompleksowym rozwiązaniu problemów, przeprowadzeniu niezbędnych korekt oraz opracowaniu dokumentacji zgodnej z obowiązującymi przepisami. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać profesjonalną pomoc w zależności od potrzeb Twojej firmy.

29 stycznia 2026 r.

12 stycznia 2026 r. ogłoszono ustawę z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przepisy weszły w życie po upływie 14 dni od publikacji w Dzienniku Ustaw, czyli 27 stycznia 2026 r.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawców?

1. Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Ustawa doprecyzowała termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy:

• Pracodawca będzie dokonywał wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia, na zasadach określonych w art. 85 kodeksu pracy.
• Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada na dzień przed zakończeniem stosunku pracy, wypłata ekwiwalentu pieniężnego nastąpi w terminie 10 dni od tego dnia. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu będzie dniem wolnym od pracy, ekwiwalent będzie wypłacany w dniu poprzedzającym ten dzień.
  
  

2. Większa reprezentacja pracowników w sprawach ZFŚS

Nowelizacja zwiększa liczbę osób reprezentujących pracowników w uzgodnieniach dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) u pracodawców, gdzie nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Dotychczas takie uzgodnienia prowadzono z jednym pracownikiem reprezentującym załogę. Od 27 stycznia 2026 r. będą one wymagały zaangażowania co najmniej dwóch osób wybranych przez pracowników.

Zmiana dotyczy m.in.:

• uzgadniania wysokości odpisu na ZFŚS;
• decyzji o nietworzeniu funduszu;
• zasad korzystania z usług ZFŚS i przeznaczenia środków na konkretne cele.

3. Elektroniczna forma załatwiania wybranych spraw

Wprowadzono możliwość realizacji niektórych czynności z zakresu prawa pracy w formie elektronicznej lub papierowej (zastępując dotychczasową formę pisemną):

1. przekazania informacji o monitoringu – art. 22(2) § 8,
2. przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 23(1) § 3,
3. konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2,
4. sporządzenia rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4,
5. wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142,
6. wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143,
7. wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144,
8. wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5,
9. wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 2(1), zdanie pierwsze,
10. wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 151(2) § 1,
11. wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 151(7) § 6,
12. wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1,
13. wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 174(1) § 1,
14. instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 237(4) § 3.