Caso de éxito de Grupo AFAL
Desbloquear el valor desde la implementación hasta la operación y más allá
Con sede en Baja California, Grupo AFAL es líder en el sector de restaurantes de comida rápida en México. La impresionante cartera de marcas de la compañía incluye Sal de Jade, Cypress y El Café 57, así como su franquicia clave Carl's Junior. Con más de 100 restaurantes en todo México, Grupo AFAL emplea a más de 5,000 personas. La integración vertical entre sus divisiones de restaurantes, bienes raíces, logística y distribución fortalece aún más el modelo operativo de la empresa, contribuyendo a su crecimiento y posicionándola para el éxito a largo plazo.
Problema
El sistema de recursos humanos de Grupo AFAL se fue construyendo pieza a pieza. Si bien ciertos aspectos, como la gestión de nóminas, eran bastante sólidos, el sistema en su conjunto carecía de la integración y las capacidades modernas necesarias para brindar autonomía a los directivos y empleados.
Aunque cambiar formas arraigadas de hacer las cosas sería un desafío, los líderes reconocieron que mantener el statu quo no era una opción. Los procesos complejos y manuales, junto con sistemas inadecuados, impedían que Grupo AFAL optimizara su plantilla, desarrollara y retuviera el talento necesario para alcanzar sus objetivos empresariales. Tras haber utilizado Workday en un puesto anterior en otra empresa, Magaña sabía que existía una forma mejor de hacerlo. Con el objetivo de facilitar las cosas a los empleados y, por lo tanto, permitirles centrarse en lo que realmente importa, Magaña y otros líderes decidieron implementar la plataforma Workday, comenzando con la solución central de Gestión del Capital Humano (HCM).
En nuestro sistema anterior, incluso las transacciones sencillas de RRHH, como un usuario final que pide actualizar su número de teléfono o tarjeta de débito, tardaban muchísimo", explicó René Magaña, Director de Recursos Humanos de Grupo AFAL. "Un usuario tenía que enviar su solicitud a través de su gerente y luego el gerente tenía que canalizar la solicitud a través de RR. HH., y RR. HH. tenía que acudir a un especialista, y así sucesivamente, todo el proceso.
Plan
Fundado en 1994, Grupo AFAL operó con esencialmente la misma cultura y requisitos de trabajo durante más de 30 años. Por lo tanto, implementar una plataforma moderna en la nube como Workday requería algo más que una simple evolución cultural; requería un cambio de paradigma. "Para alcanzar nuestros objetivos de ser más eficientes y precisos con los servicios de RRHH que ofrecemos, necesitábamos romper patrones arraigados e influir en todos nuestros responsables, directores y todos para que empezaran a usar esta nueva tecnología", dijo Magaña. "Para ese nivel de cambio, necesitábamos un socio de implementación fiable que no solo supiera cómo desplegar la tecnología, sino también cómo inculcar mejores prácticas, lograr apoyo y fomentar la adopción en toda la organización."
Con esto en mente, Grupo AFAL eligió a Deloitte para que le ayudara a guiar su transformación basada en Workday. "Deloitte tenía todas las capacidades que buscábamos y su historial previo de implementaciones exitosas con el Grupo y otros lugares los convirtió en una opción práctica para nosotros", dice Magaña. "Aportaron un profundo conocimiento de Workday, incluyendo herramientas propietarias como FastForward, impulsada por Workday, una solución preconfigurada de prácticas líderes, que nos ayudó a determinar en qué procesos debíamos centrarnos primero. También aportaron conocimientos sobre las mejores prácticas que nos ayudaron a entender hacia dónde podíamos ir para empoderar a nuestra gente y obtener más valor de nuestras inversiones en Workday."
El equipo del proyecto aprovechó estas capacidades, junto con un compromiso conjunto para gestionar el cambio y obtener la aceptación de todos, para implementar la solución central de Workday HCM en Grupo AFAL de manera eficiente y rentable. Como prueba del éxito de este esfuerzo inicial, el equipo del proyecto, con la ayuda de Deloitte, procedió a implementar Workday Adaptive Planning, así como los módulos de Workforce Planning y Learning.de Workday HCM.
Resultados
Una vez que el equipo del proyecto superó la resistencia inicial, los usuarios adoptaron el nuevo sistema al darse cuenta de que les facilitaba mucho el trabajo. Gracias a las sólidas capacidades de autogestiónde Workday, los empleados y gerentes ahora pueden realizar muchas transacciones de recursos humanos a través de sus teléfonos móviles. También pueden realizar toda su formación donde y cuando quieran, ya sea en casa, en el trabajo o en el camino. Los líderes también se benefician de los reportes y dashboards en tiempo real para tomar decisiones informadas, mientras que antes podía tardar hasta un mes en localizar los datos y generar un informe. Además, los equipos de Finanzas y Recursos Humanos ahora disponen de toda la información necesaria para planear, presupuestar y optimizar la plantilla, todo en un solo lugar, junto con una automatización robusta para acortar el ciclo de planificación y análisis avanzados para descubrir información valiosa.
Sin embargo, los beneficios no se detuvieron ahí. Al comprender que la salida a producción es solo el primer día, los equipos de soporte de RR. HH. y TI están bien posicionados no solo para mantener, sino también para optimizar y perfeccionar continuamente el sistema con la ayuda de los servicios Operate de Deloitte, un nuevo tipo de servicios gestionados centrados en resultados empresariales basados en el valor.
“Guiado por la visión estratégica de empoderar a sus empleados, Grupo AFAL está firmemente comprometido con el desarrollo y la consolidación de sus procesos de recursos humanos”, explica Rosina Morales, Socia de Tecnología y Transformación de Deloitte y Líder de la Alianza Workday para Latinoamérica. "Fue un placer colaborar con ellos en este viaje de transformación y ser testigos de la emoción a medida que sus responsables y trabajadores se dan cuenta de las muchas formas en que Workday puede mejorar su experiencia. Con otros módulos y características en consideración, esperamos con interés los próximos pasos y ayudar a Grupo AFAL a obtener aún más valor de su plataforma Workday, desde la implementación hasta la operación y más allá”.
Deloitte aportó un profundo conocimiento de Workday, incluyendo herramientas propias como FastForward, impulsada por Workday, una solución de práctica líder preconfigurada, que nos ayudó a determinar en qué procesos centrarnos. También aportaron conocimientos sobre prácticas líderes que nos ayudaron a entender hacia dónde podíamos ir a continuación para empoderar a nuestra gente y obtener más valor de nuestras inversiones en Workday.
René Magaña, Director de Recursos Humanos de Grupo AFAL
Rosina Morales
