Técnicas para conducir una retrospectiva

Como comentábamos cuando describimos las distintas ceremonias que realizamos en Scrum, la retrospectiva trata de hacer reflexionar al equipo sobre lo ocurrido durante el último Sprint identificando posibles mejoras para el próximo.

Para sacar lo mejor de cada integrante del equipo durante la sesión, existen diversas técnicas que facilitan la transparencia y la adaptación buscada de manera recurrente por la filosofía ágil.

No existe una técnica mejor que otra. Hay técnicas que funcionan estupendamente en un equipo y fracasan estrepitosamente en otro, por lo que la recomendación es que se prueben varias hasta que se de con la que mejores resultados se obtiene. No hay que ser cómodos ni usar la misma para todos los equipos. Hay que experimentar y tratar siempre de obtener el máximo de las sesiones de retrospectiva con los equipos, ya que merecerá merecerá mucho la pena.

La técnica oficial para estas sesiones es dar respuesta al trío ‘¿qué ha ido bien durante el Sprint?, ¿qué ha fallado? y ¿qué se puede mejorar?' Este formato se puede facilitar pidiendo a los miembros del equipo Scrum que escriban post-its, para luego agruparlos y votar sobre aquellos ítems que sean más relevantes, dando a todo el mundo la oportunidad de hablar y expresar sus inquietudes.

Pero si queremos ser más creativos y fomentar la colaboración del equipo, deberías disponer en tu mochila de recursos de las siguientes técnicas, todas ellas ampliamente testadas y usadas por muchos Scrum Masters:

1. Las 4L

Quizá esta sea una de las técnicas más simples y usadas en las retrospectivas. Las 4L, se refieren a la letra L por la que comienzan cuatro palabras en inglés: liked, learned, lacked, longed for, es decir ‘me ha gustado’, ‘he aprendido’, ‘deberíamos hacer mejor’ y ‘he echado de menos’

• Liked: cosas que realmente te han gustado
• Learned: cosas que has aprendido
• Lacked: cosas que el equipo ha hecho, pero que consideras que se pueden o se deben hacer mejor.
• Longed for: algo que te gustaría o desearías que se hubiera hecho

La dinámica es sencilla:

1. Los participantes mediante post-its ponen al menos uno en cada una de las áreas.
2. Se debaten en grupo
3. Se votan
4. Se compara el escenario con el de la anterior retrospectiva para ver el avance del equipo.
5. Se identifican los puntos de mejora para el siguiente Sprint.
6. Se establece el plan para el siguiente Sprint
7. Se conserva una imagen del escenario para tomarlo como input para la siguiente retrospectiva.

2. El barco de vela ( The sailboat )

La retrospectiva del velero es una de las técnicas de visualización favoritas. El origen de esta técnica se remonta a Luke Hohmann, quien la presentó como uno de los juegos de innovación en su libro "Innovation Games". Hay muchos templates para esta técnica del velero, pero la que más se suele usar es la que contiene los siguientes elementos:

• El barco velero con su vela henchida por el viento: el velero significa el equipo y las velas henchidas o el viento a favor indican las fortalezas del mismo.
• Un ancla que lo sujeta al fondo marino: el ancla simboliza las debilidades internas del equipo o los hándicaps del mismo
• Una isla en lontananza como destino: la isla es la tierra prometida, el escenario ideal, allí donde el equipo se encuentra realizado, entrega todo a tiempo, el cliente está encantado con su trabajo, etc …
• Unas rocas que se interponen en su camino: estas son las amenazas o riesgos externos al equipo que complican su viaje hacia la isla paradisiaca.
• Y un maravilloso sol brillando en el cielo (opcional): el sol si queremos usarlo, indica aquellos elementos externos al equipo que le ayudan a sentirse mejor y focalizarse en su trabajo. No es un elemento habitual, pero cumple su objetivo.

La mecánica es muy simple.

1. En una hoja o superficie de gran tamaño ( A2 mínimo ) se dibuja o se imprime un template como el arriba descrito. Se añade el sol, si vamos a hacer uso de ese escenario.
2. Los participantes en grupo mejor que individualmente, mediante post-its, ponen al menos uno en cada una de las áreas.
3. Se debaten en grupo, se realizan agrupaciones o fusiones de los existentes.
4. Se priorizan dando un número de puntos a cada integrante del equipo y que este reparta entre todos los elementos identificados.
5. Se compara el escenario con el de la anterior retrospectiva para ver el avance del equipo.
6. Se identifican los puntos de mejora para el siguiente Sprint.
7. Se establece el plan para el siguiente Sprint
8. Se conserva una imagen del escenario para tomarlo como input para la siguiente retrospectiva.

3. La Estrella de Mar ( Starfish )

Esta técnica es ideal para captar un gran volumen de información del equipo y fomentar el pensamiento en torno a los comportamientos puestos en práctica y su comparación con el valor obtenido por el equipo. Ayuda a los miembros del equipo a comprender el valor que cada uno de ellos obtiene de tales prácticas.

La estrella de mar divide un área o tablero en cinco partes:

1. Comenzar a hacer +: actividades o ideas que el equipo quiere llevar a la ejecución del siguiente Sprint.
2. Parar de hacer -: actividades o ideas que el equipo quiere erradicar o minimizar en el siguiente Sprint.
3. Hacer más >: actividades o ideas en las que el equipo se tiene que focalizar y realizar más a menudo en el siguiente Sprint.
4. Hacer menos <: actividades que no aportan valor al equipo, producto o cliente. Hay que realizarlas en menor medida.
5. Seguir haciendo =: usualmente actividades que aportan valor o son útiles al equipo durante el Sprint y el equipo quiere mantenerlas.

La mecánica es sencilla:

1. En una hoja o superficie de gran tamaño ( A2 mínimo ) se dibuja o se imprime un template como el arriba descrito.
2. Los participantes individualmente, mediante post-its, ponen al menos uno en cada una de las áreas.
3. Se debaten en grupo, se realizan agrupaciones o fusiones de los existentes.
4. Se priorizan dando un número de puntos a cada integrante del equipo y que este reparta entre todos los elementos identificados.
5. Se compara el escenario con el de la anterior retrospectiva para ver el avance del equipo.
6. Se identifican los puntos de mejora para el siguiente Sprint.
7. Se establece el plan para el siguiente Sprint
8. Se conserva una imagen del escenario para tomarlo como input para la siguiente retrospectiva.

Similar a la mecánica de la Estrella deMar existen otras como KALM (Keep, Add, Less, More), DAKI (Drop, Add, Keep, Improve) o PMI (Plus, Minus,Improve). Creo que todas ellas son auto explicativas y pueden sustituir enalgún equipo o situación a la antes comentada.

Existen otras muchas técnicas para realizar sesiones de retrospectiva de equipos de trabajo, pero estas de aquí cuentan con un amplio seguimiento, están bastante probadas y con algún ajuste menor para una completa adaptación a los equipos de trabajo, son tremendamente eficaces.

Como consejo, varía de técnica cada cierto tiempo y si tienes varios equipos a tu cargo no uses con todos la misma dinámica. Esto te mantendrá fresco y quizá descubras puntos de mejora que pueden ser aplicados a otros equipos y a otras circunstancias o escenarios de proyecto.