Archetyp chování č. 1 – „Superman“

Představte si situaci, kdy dodavatel v rámci Tier-2 vykazuje známky finančních potíží: opožděné dodávky, požadavky na zálohové platby a snižující se kvalita dodávek. Oddělení nákupu ho nedokáže rychle nahradit, aniž by bylo vyloučené riziko zastavení výroby. Finanční kontrolor závodu, „Superman“ tohoto příběhu, se rozhodne s „dobrým“ úmyslem, že organizaci „koupí nějaký ten čas navíc“.

Po domluvě s dodavatelem tento kontrolor v rámci své pravomoci schvaluje zálohu na dodávku mimo interní pravidla. Vystavuje dvě urgentní objednávky (PO), pro dodávky od dodavatele se stejným konečným skutečným vlastníkem (UBO), jako je dodavatel v problémech a instruuje účetní, aby vystavila příjemku (GR) při dodání jen části doručovaného zboží tak, aby Three way match kontrola (PO ↔ GR ↔ faktura) umožnila platbu. Zároveň rozdělí další objednávku na tři menší PO, aby se vyhnul limitu pro dvojí schvalování.

Takto vytvořená finanční injekce spřízněné firmě dodavatele v problémech udrží nad vodou ještě několik týdnů a výroba běží dál. Krátce poté však dodavatel podá návrh na insolvenci. Záloha je prakticky nezajištěná – chybí jakákoliv forma ručení a zároveň i důkazy o dodání dle stanovených milníků. Částečně dodaný nástroj není možné použít a společnost si připisuje přímou finanční ztrátu.

Archetyp chování č. 2 – „Úniková strategie“

V rámci tohoto příběhu máme category managera, který dohlíží na středně velkou komoditu, kde dochází k častým technickým změnám. Tento manažer během několika měsíců vybuduje síť dodavatelů, do níž zároveň zakomponuje i nového „specializovaného“ dodavatele pro urgentní zakázky a malou poradenskou firmu na technické validace. Z veřejně dostupných zdrojů by bylo zřejmé, že tento specializovaný dodavatel sdílí adresu s jiným subdodavatelem a poradenská firma je vlastněna příbuzným category manažera, který s ním má historicky také shodnou adresu.

Category manager má pod kontrolou výdaje, které většinou jdou pilotní a změnové objednávky, přičemž každou transakci drží pod limitem pro potřebné dodatečné schválení. Postupně dochází k nárůstu jednotkových cen postupně kvůli dílčím objednávkám, odůvodněným úpravami designu. Category manager zároveň manipuluje i s kmenovými daty: zakládá dodavatele sám, přiřazuje kód odvětví a „opomene“ uvést údaje o skutečném majiteli (UBO).

Po nějaké době přijde s informací, že se pro něj naskytla nová příležitost. Soustavně se u něj hromadí nevyužitá dovolená, protože potřebuje mít věci pod dohledem. Případným schvalovatelům poskytuje dílčí informace, aby nikdo neměl úplný přehled. Když interní audit oznámí prověrku v jeho oblasti, tak se přesune do jiné obchodní jednotky a o několik týdnů později podá výpověď. Ztráty vyplují na povrch až poté, co odejde.

Checklist pro rychlé sebehodnocení odolnosti proti interním podvodům

Jedná se o rychlý způsob, jak ověřit, zda vaše procesy pokrývají klíčová rizika. Pokud na některou otázku odpovíte „Ne“, daná oblast si zaslouží hlubší prověření či automatizaci.

Závěr

Odolnost vůči podvodům znamená schopnost fungovat pod tlakem bez obav, že lidé budou obcházet pravidla. Tato odolnost se buduje identifikací slabých míst v interních kontrolních mechanismech, propojováním dat napříč dodavateli, platbami, tendry, HR a financemi a systémy. Zároveň zahrnuje i připravenost správně reagovat na varovné signály, které detekujeme.

Oba archetypy – Superman i Úniková strategie – se v různých formách objevují napříč organizacemi. Díky dobře mířeným metodám detekce a jasným postupům reakce je však můžete odhalit včas a jednat dříve, než způsobí škody.

Pokud hledáte, kde jednoduše začít, využijte náš checklist pro rychlé sebehodnocení, vyberte 3–5 oblastí, kde cítíte slabá místa, a testujte je jednou týdně po dobu jednoho měsíce. Sledujte četnost nálezů, dolaďujte prahové hodnoty a hlavně – hledejte příčiny jednotlivých nálezů. Jen tak přejdete od jednorázových záplat k procesům, které skutečně chrání váš byznys.