Digitalizace řízení výdajů

Většina z nás ocení, když firma hradí ubytování a dopravu na místo, které jsme shodou okolností měli na seznamu přání. Méně příjemná je ale administrativa spojená s vyúčtováním pracovní části cesty. V Deloitte víme, že to tak být nemusí – digitalizace dokáže totiž výrazně snížit starosti a přinést více výhod než komplikací. Ať už zaměstnanci pravidelně cestují mezi závody a kancelářemi, hledají nové lokace kam se firma rozšíří, nové dodavatele, klienty nebo udržují stávající vztahy, vždy při tom vznikají výdaje, které je potřeba vykázat a firmou správně a včas proplatit.

Správa cestovních a zaměstnaneckých výdajů bývá časově náročná jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Často s sebou přináší opakující se otázky, zda je vše správně vyplněno, zda něco nechybí nebo kdy bude náhrada skutečně proplacena.

Digitalizace cestovních i necestovních výdajů umožňuje zaměstnancům ušetřit čas, zatímco zaměstnavatelům pomáhá snižovat náklady a zvyšovat spokojenost díky nástrojům, které se dobře a jednoduše používají. Aby ale digitalizace skutečně přinesla vyšší efektivitu a zároveň byla v souladu s platnou legislativou, je potřeba dodržovat několik základních zásad, které zároveň posilují pozici společnosti při daňové kontrole.

Jak dnes pracujete s cestovními výdaji?

Náhrada cestovních a zaměstnaneckých výdajů je obecně součástí firemního účetnictví. I interní procesy se vyplatí digitalizovat – zaměstnanci to ocení a provozní náklady se sníží. Pojďme si porovnat tradiční způsob zpracování cestovních nákladů s moderním digitálním přístupem.

Tradiční zpracování cestovních nákladů

V mnoha firmách je zpracování cestovních nákladů digitalizované jen částečně nebo vůbec. Údaje o pracovní cestě se evidují v Excelu, tisknou se, přikládají se účtenky a celý balíček je následně předáván – interně nebo dokonce poštou – účetnímu oddělení odpovědnému za cestovní náhrady, případně externímu poskytovateli. Tam probíhá manuální kontrola souladu s interními směrnicemi, daňovými předpisy i zákoníkem práce.

Schválení vyúčtování často vyžaduje několik kol e-mailové komunikace, a to jak z obchodního, tak z compliance hlediska, než může dojít k proplacení a zaúčtování. Celý proces je zdlouhavý, náchylný k chybám, frustrující pro všechny zúčastněné a postrádá standardizovanou kontrolu a komplexní přehled. V řadě organizacích digitalizace stále znamená pouze skenování účtenek, zatímco skutečná automatizace a digitální procesy jdou mnohem dál.

Moderní zpracování cestovních nákladů

Jak posunout proces na vyšší úroveň? V moderním pojetí správy cestovních nákladů je velká část procesu digitalizována a přesunuta do uživatelsky přívětivých IT systémů. Digitální vyúčtování pracovní cesty se vyznačuje následujícími prvky:

• Předběžné schválení výdajů: Pokud je vyžadováno předem, zaznamená se přímo v systému. Po schválení plánovaných výdajů se žádost automaticky propojí s vyúčtováním a zaměstnanec může náklady jednoduše uplatnit.
• Automatické vytváření vyúčtování: Digitální platformy automaticky zakládají vyúčtování a přiřazují k nim odpovídající transakce, čímž výrazně omezují manuální zadávání dat.
• Digitální doklady: Papírové účtenky (ubytování, taxi, parkování atd.) jsou doručovány v digitální podobě nebo je zaměstnanci digitalizují pomocí OCR (optické rozpoznávání znaků). Systém následně propojuje tyto doklady s dalšími zdroji, jako jsou rezervace nebo transakce z platebních karet, a vytváří tak kompletní 360° přehled o vynaložených nákladech.
• Inteligentní validační pravidla: Zabraňují chybám nebo podvodnému jednání. Už při zadávání výdajů zajišťují soulad s interními směrnicemi a automaticky provádějí daňové kontroly.
• Pokročilá analytika a kontrola: Auditoři jsou vybaveni automatizovanými nástroji, které sledují trendy a porovnávají vzorce ve vykazování s historickými daty nebo se srovnatelnými skupinami. Data a analytické výstupy lze dále zpracovat v reportovacích nástrojích (např. Cognos, PowerBI, Tableau, SAP Analytics Cloud).
• Podpora pomocí AI asistenta: Zaměstnanec si není jist co účtenkami dělat? Požádejte svého AI asistenta, který má přístup k interním směrnicím i podpůrným materiálům a pomůže správně vyplnit vyúčtování hned napoprvé. Pokud systém neodhalí porušení pravidel, jsou nároky automaticky schváleny, evidovány a proplaceny.

Veškerá data se shromažďují přímo v systému – zaměstnanci už výdaje nezadávají ručně, ale pouze kontrolují a potvrzují předvyplněné údaje na notebooku nebo v mobilní aplikaci.

Proč jsou tyto procesy tak složité?

Složitost správy cestovních náhrad má nejčastěji následující příčiny:

1. Proces evidence a proplácení cestovních nákladů je často decentralizovaný. Zaměstnanci vracející se ze služebních cest často předkládají řadu drobných výdajů od dodavatelů, které nejsou zaznamenány v hlavních kmenových datech.
2. Daňové souvislosti a zákonné požadavky dále zvyšují složitost celého procesu a kladou vysoké nároky na správnost a dodržování předpisů.
3. Ruční zadávání a schvalování způsobuje chyby, které je složité zpětně najít a opravit.

Partner, který přináší rozdíl

Digitalizace správy cestovních a zaměstnaneckých výdajů není jen dalším IT projektem – je to transformace, která zasahuje do všech částí firmy.  V Deloitte nezavádíme jen software. Integrujeme lidi, procesy a technologie do jednoho efektivního ekosystému T&E. A jak to uděláme?

• Chápeme komplikovanost T&E: Většina společností podceňuje, kolik složek stojí za T&E: finance, HR, nákup, IT, manažeři, auditoři, zaměstnanci kteří mají náklady k proplacení zřídka ale i ti, pro které je to pravidelná součast jejich pracovní náplně. V neposlední řádě také delegáti, kteří systém používají za někoho jiného. Naše zkušenosti ukazují, že úspěšná digitalizace se neděje jen v systému, ale napříč celou organizací. A my víme, jak se v tom celém kolotoči orientovat.
• Dodali jsme desítky implementací – a vylepšili to, co funguje: Léta praktických projektů nás naučila všem úskalím – roztříštěné směrnice, decentralizované návyky, zastaralé integrace, chybějící datové struktury a odpor uživatelů. Přinášíme osvědčené metodologie, které snižují riziko a urychlují přijetí, protože vycházejí z reálných zkušeností, nikoli z teorie.
• Zaměřujeme se na proces, nejen na platformu: Technologie je tak dobrá, jak dobrý je proces, který za ní stojí. Náš přístup slaďuje směrnice, pracovní postupy, schvalování, dodržování předpisů a finanční kontroly. Návrhem celého procesu od začátku do konce zajišťujeme, že systém skutečně přinese své přínosy – úspory, dodržování pravidel a spokojenost zaměstnanců.
• Řízení změn je naší prioritou: : Systém správy T&E je zaváděn nejen pro firmu, ale hlavně pro zaměstnance, a právě proto je jeho zavedení kritickým faktorem. Klienty podporujeme jasnou komunikací, školením založeným na rolích, snadno pochopitelnými průvodci a zpětnou vazbou od uživatelů. Naším cílem je zajistit, aby zaměstnanci systém používali správným způsobem.
• Dodáváme fungující integrace: T&E nežije izolovaně. ERP, HR, správa identity, kreditní karty, nástroje pro rezervace... Naše technické týmy se specializují na poskytování stabilních, kompatibilních a škálovatelných integrací, které odstraňují manuální práci místo vytváření nových překážek.

Compliance is King

Compliance aneb dodržování předpisů funguje jako bezpečnostní síť – zajišťuje, že firemní výdaje jsou promyšlené a v souladu s pravidly. Aby toho bylo dosaženo, musí společnosti zvážit následující:

1. Digitalizace papírových dokladů: Skeny musí splňovat vysoké požadavky na čitelnost a mít ověřitelnou kvalitu. Procesy musí být podrobně dokumentovány, včetně automatických nebo manuálních kontrol. Dokumenty musí splňovat formální daňové požadavky, ať už jsou uchovány v papírové nebo digitální podobě.
2. Neměnný formát ukládání: Všechna data z cestovních náhrad, včetně fotografií účtenek, musí být po celou dobu uchovávání uložena v neměnném formátu. Je nutné zabránit náhodným změnám či ztrátě dat a znemožnit jakoukoliv úmyslnou manipulaci.
3. Přístup k datům pro daňové kontroly: Přístup k potřebným dokumentům musí být zajištěn po celou dobu uchovávání podle příslušných daňových zákonů. U cestovních náhrad se to týká například cestovních příkazů a souvisejících účtenek.
4. Kontrola systémových rozhraní: Všechna rozhraní přenášející daňově relevantní data mezi systémem pro výdaje a mzdovým a účetním systémem musí být zkontrolována z hlediska daňové compliance a musí být řádně zdokumentována.
5. Správnost systémových výpočtů: Výpočty generované systémem (např. zdanitelné části cestovních náhrad) musí ve všech scénářích přinést správné výsledky, aby nedošlo k nechtěnému daňovému úniku.
6. Účetní logika a automatické kontroly: Účetní logika (např. účtování záloh) a automatizované kontroly musí přesně odrážet aktuální legislativu. Jinak se stanou neúčinnými nebo zavádějícími.
7. Ochrana dat: Předpisy o ochraně osobních údajů nesmí vést k předčasnému mazání účetních nebo daňových dokumentů, které podléhají povinné archivaci.

Závěr

Pokud jsou tyto podmínky splněny – s podporou správné implementace systému, upravených interních procesů a průběžného sledování legislativních změn – může digitalizace cestovních a zaměstnaneckých výdajů výrazně zvýšit efektivitu, posílit vnitřní kontrolu a minimalizovat lidské chyby.