Répondre à la demande

Dans le monde entier, de plus en plus d'entreprises adoptent un modèle de travail flexible. Pour ce faire, votre entreprise doit savoir où les employés travaillent aujourd'hui et où ils souhaitent travailler à l'avenir. Vos processus doivent tenir compte d'un large éventail de modalités de travail à distance, telles que les demandes permanentes de travail à distance, les horaires hybrides et même les travailleurs qui souhaitent changer régulièrement de lieu de travail.

Établir votre politique en matière de travail à distance

Les demandes émaneront probablement de toutes les parties de votre organisation : le professionnel de la vente qui est constamment en déplacement, le responsable du marketing qui dirige une équipe, l'informaticien qui fournit une assistance technique. Les demandes émanant de différents services, voire de différents niveaux d'individus, doivent être évaluées individuellement en fonction de leur impact potentiel sur l'ensemble de l'organisation.

Satisfaire à vos obligations

Les implications potentielles du travail à distance en termes de talents et de fiscalité peuvent être importantes. Un employé à distance peut travailler à domicile dans la ville ou la région où se trouve le bureau de l'entreprise, ou vivre et travailler dans une autre région ou un autre pays. Chaque situation peut avoir ses propres implications fiscales et l'intégration des employés à distance doit faire l'objet d'une attention particulière.

Par exemple, l'ajout d'un nouvel employé à distance peut obliger l'entreprise à remplir une déclaration d'impôt sur les sociétés dans un nouvel État ou une nouvelle région, ou à s'y inscrire pour prélever des impôts sur les salaires. Les équipes fiscales doivent s'assurer qu'elles sont en mesure de gérer la conformité supplémentaire qu'impliquent ces situations, non seulement pour le département fiscal, mais aussi pour l'ensemble de l'organisation.

Élaborez un plan de travail à distance à long terme qui permette à vos travailleurs de s'épanouir le plus efficacement possible. La stratégie de chaque entreprise est personnalisée en fonction de son secteur d'activité, de son implantation mondiale, de ses besoins en talents et de sa culture d'entreprise. Les responsables fiscaux doivent répondre aux questions relatives au développement des compétences et à la progression de carrière dans un environnement de travail mixte.

Les questions clés auxquelles les responsables fiscaux doivent réfléchir sont les suivantes :

• Quelle est l'importance de l'espace de travail physique pour la culture de votre entreprise ?
• Le travail à distance est-il une option pour vous en fonction de la culture que vous souhaitez au sein de votre organisation et de votre vision de l'avenir ?
• Quels sont les rôles que vous êtes prêt à éloigner ?
• Qu'êtes-vous prêt à faire pour soutenir des équipes performantes dans un environnement virtuel ?
• De quel soutien vos travailleurs à distance auraient-ils besoin et quel est le niveau de soutien que l'organisation est en mesure de fournir ?
• Comment pouvez-vous renforcer la cohésion de l'équipe pour les paires de pouvoir et permettre au personnel hybride d'agir en tant que conseiller stratégique de l'entreprise dans une culture de travail à distance ?

Mettez en œuvre votre stratégie en établissant une politique ou des lignes directrices. Votre politique ou vos lignes directrices en matière de travail à distance traitent des conditions d'éligibilité, des avantages et des droits, des pratiques de conformité, de la gestion des dépenses et d'autres questions connexes. Elles vous aideront à répondre à des questions telles que

• Quelles sont les fonctions et les niveaux d'ancienneté qui bénéficieront d'options de travail à distance ?
• Comment la rémunération et les avantages changent-ils pour un travailleur à distance ?
• Comment l'entreprise peut-elle limiter son exposition au risque et respecter les directives en matière de conformité réglementaire et fiscale ?

Donnez vie à votre stratégie et à votre politique. Votre plan opérationnel de travail à distance indique comment vous allez mettre en œuvre ce changement dans votre organisation et comment vous allez assurer la gestion continue de votre stratégie et de votre politique en matière de travail à distance. Les questions clés pour la mise en œuvre à long terme d'un programme de travail à distance sont les suivantes :

• Quelle fonction et quelle équipe seront responsables de la stratégie et de la politique en matière de travail à distance ?
• Quels rôles jouent les responsables de l'entreprise et des talents, les gestionnaires et les fonctions de conformité dans l'approbation du travail à distance ?
• Comment votre organisation communiquera-t-elle en permanence avec les travailleurs à distance, les managers et les responsables des talents ?
• Quels changements doivent être apportés aux processus généraux de gestion des talents et des ressources humaines (par exemple, l'intégration, la productivité, les performances) pour soutenir les travailleurs à distance et les effectifs dispersés ?
• De quelle technologie et de quels outils votre entreprise a-t-elle besoin pour permettre aux travailleurs à distance de travailler efficacement ?