Une simple erreur dans un bail peut coûter des milliers à votre organisation. Votre gestion locative crée-t-elle de la valeur... ou vous fait-elle perdre de la valeur ?

Points à retenir :  

• Des données immobilières fragmentées peuvent entraîner des pertes financières importantes pour les organisations qui possèdent de vastes portefeuilles immobiliers.  
• Une fonction efficace d’administration des baux repose sur des processus intégrés à l’échelle de l’entreprise et sur des données regroupées dans une source centralisée des données, permettant aux organisations de prendre des décisions plus stratégiques.  
• Les leaders en immobilier de Deloitte aident les organisations à moderniser leurs fonctions d’administration des baux, grâce à des capacités de bout en bout et à des relations approfondies au sein de l’écosystème technologique immobilier.   

L’immobilier demeure l’un des plus importants centres de coûts contrôlables pour les organisations, tous secteurs confondus. Pourtant, les données qui soutiennent la majorité des décisions immobilières restent fragmentées, réactives et difficiles à fiabiliser.

Les contrats de location – souvent par centaines, voire par milliers à l’échelle de portefeuilles mondiaux – sont répartis dans des PDF, des feuilles de calcul et des systèmes hérités. Cette dispersion rend difficile pour les organisations d’assurer la conformité, de maintenir une visibilité adéquate ou de dégager une valeur réelle de leurs portefeuilles.

Alors que les organisations font face à des pressions sur les coûts, au travail hybride et à l’évolution des normes comptables, une fonction modernisée d’administration des baux devient une capacité essentielle pour réduire les risques et générer des gains d’efficacité et des économies.

Pourquoi la plupart des organisations ont besoin d’une mise à niveau de leur gestion des baux dès maintenant

Des données de bail exactes aident les organisations à améliorer la précision financière, à renforcer leurs prévisions et à prendre des décisions plus stratégiques en matière d’immobilier.   

Malheureusement, la plupart des organisations ne gèrent pas correctement leur fonction d’administration des baux. Leurs baux sont stockés sous forme de PDF ou enfouis dans des courriels et des fichiers hérités. Leurs processus manuels d’extraction varient d’une équipe et d’une région à l’autre. Et elles n’ont pas de gouvernance claire ni de responsabilités bien définies entre l’immobilier, les finances et les services juridiques.  

Les données liées à l’administration des baux doivent être regroupées dans une source unique de référence – sans quoi vous risquez de passer à côté des fenêtres de renouvellement et des dates de paiement, entraînant des efforts inutiles, des coûts supplémentaires et des retards décisionnels.  

Tous ces enjeux sont accentués par les défis actuels du marché, notamment :  

• Pressions liées à l’optimisation des coûts : De nombreuses organisations mènent des programmes pluriannuels de rationalisation de leur portefeuille, motivés par la montée du travail hybride, l’augmentation du coût du capital et les exigences élargies d’efficacité opérationnelle. Des données de bail exactes sont essentielles pour réaliser des modélisations de scénarios, valider les économies ou gérer les consolidations. 
• Évolution des exigences réglementaires : Des normes comme ASC 842 et IFRS 16 exigent que les organisations gèrent des tâches comptables complexes, maintiennent des ensembles de données complets et précis et produisent des preuves de qualité financière au moment de la vérification. Cela augmente la nécessité d’une extraction uniforme, d’un suivi des modifications et d’une remise en état de données de haute qualité. 
• Transformation technologique : Les écosystèmes PropTech et des systèmes intégrés de gestion du lieu de travail (IWMS) ont évolué rapidement, introduisant de nouveaux outils d’ingestion propulsés par l’IA, de l’automatisation des flux de travail, des jumeaux numériques et des analyses avancées. Les organisations reconnaissent la valeur d’intégrer les données de bail aux systèmes des finances, du lieu de travail, de la durabilité et de la planification des immobilisations – mais manquent souvent du modèle opérationnel pour le faire efficacement. 
• Attentes accrues en matière d’analyses en temps réel : Les leaders de l’immobilier d’entreprise, les directeurs financiers et les dirigeants des ressources humaines ont besoin de tableaux de bord en temps réel, d’analyses prédictives et de rapports robustes pour gérer leur portefeuille de manière stratégique. Cela n’est possible que si les données de bail sous‑jacentes sont fiables et continuellement mises à jour. 

Ces pressions créent, collectivement, une occasion incontournable – et une nécessité – de repenser la fonction d’administration des baux de bout en bout. 

4 étapes pour dégager une valeur stratégique de l’administration des baux 

L’administration des baux doit évoluer pour devenir une capacité stratégique, fondée sur les données, soutenue par un modèle opérationnel intégré qui réunit les services‑conseils, l’habilitation technologique, les opérations continues et l’analytique. 

Pour réussir cette transformation, les organisations ont besoin de quatre éléments fondamentaux : 

1. Établir un modèle opérationnel clair et une gouvernance solide 

L’administration des baux doit être structurée autour de flux de travail à l’échelle de l’entreprise, plutôt que d’être cloisonnée par région ou par secteur d’activité. Un modèle opérationnel moderne clarifie les rôles entre les équipes de l’immobilier, des services juridiques, des finances, de la comptabilité et des services partagés. Une bonne gouvernance assure l’exactitude, la rapidité et une approche uniforme pour l’extraction, les modifications, les renouvellements et les rapprochements. 

2. Faire évoluer les processus vers des systèmes intégrés et propulsés par la technologie 

La modernisation de l’administration des baux nécessite la sélection et l’activation d’une pile technologique adaptée. Cela inclut les plateformes IWMS (par exemple : TRIRIGA, Planon, Maximo, Nuvolo, Arcadia, Archibus, Kahua), les outils d’ingestion IA/TALN, l’automatisation des flux de travail et l’intégration aux systèmes PGI. La technologie réduit les efforts manuels, accroît la précision et permet une gestion continue du cycle de vie des données. 

3. Déployer des services gérés à l’échelle mondiale tout en maintenant la qualité et la continuité 

Les organisations performantes s’appuient sur des services gérés structurés, régis par des engagements de niveau de service, afin de garder des données exactes dans le temps. Les services gérés assurent une extraction uniforme, une gestion rigoureuse des dates critiques, une validation des loyers, un rapprochement des dépenses communes et un suivi des modifications. Cela permet aux équipes internes de se concentrer sur la planification stratégique tout en conservant une pleine confiance en leur conformité. 

4. Transformer votre stratégie immobilière grâce à l’analytique et aux informations éclairantes  

Une fois les données structurées et exactes, les organisations peuvent effectuer des modélisations de scénarios dynamiques, des analyses de coûts de service, des prévisions prédictives, de la planification de l’occupation et de la planification des immobilisations. L’administration des baux devient alors une source d’analyse stratégique, plutôt qu’un processus réactif. 

Comment Deloitte aide les organisations à moderniser l’administration des baux 

L’approche intégrée de Deloitte nous permet d’aider les clients à transformer cette fonction autrefois considérée comme une tâche administrative en un moteur stratégique de réduction des coûts, d’atténuation des risques et d’amélioration de la prise de décision. 

Nous privilégions d’abord l’entreprise, pas l’outil. Nos leaders examinent votre modèle opérationnel afin de vous placer sur la voie du succès dès le départ, en identifiant de meilleurs processus et en déterminant comment aligner correctement vos équipes sur les bonnes priorités. 

Voici quelques exemples qui montrent en quoi nous nous démarquons comme conseiller de confiance dans le domaine de l’administration des baux :  

• Capacités intégrées : Deloitte réunit les services‑conseils, la mise en œuvre, les finances, la comptabilité, les opérations, l’immobilier et la durabilité au sein d’une seule équipe – permettant une transformation complète, de la stratégie à l’exploitation. 
• Alliances solides en technologies immobilières et avec les plateformes IWMS : Grâce à des relations étroites dans l’écosystème des technologies immobilières – IBM TRIRIGA et Maximo, Nuvolo, Planon, Nakisa, Arcadia, Kahua et d’autres – Deloitte est bien positionné pour aider les organisations à sélectionner et à déployer les outils les plus adaptés. 
• Échelle Operate et prestation mondiale : Le modèle Operate de Deloitte fournit et gère des équipes évolutives qui assurent une extraction uniforme, une assurance qualité (AQ) et une gestion complète du cycle de vie des données, partout dans le monde. 
• Crédibilité financière et de calibre vérification : L’expertise de Deloitte en comptabilité et en finances permet aux organisations de respecter leurs obligations réglementaires en toute confiance, notamment en vertu des normes IFRS et ASC.   

Améliorez votre fonction d’administration des baux dès aujourd’hui 

L’administration des baux entre dans une nouvelle ère. Les organisations qui se démarqueront seront celles qui investiront dans la création d’une source unique et fiable pour leurs données de bail, moderniseront leur modèle opérationnel, déploieront les technologies appropriées et assureront la qualité continue de leurs données grâce à des opérations évolutives régies par des ententes de niveau de service.  

Les organisations qui modernisent leurs capacités d’administration des baux constatent généralement :

• Une réduction significative des coûts immobiliers grâce à de meilleures données, une gouvernance renforcée et une modélisation de scénarios plus précise
• Un risque de vérification réduit grâce à une conformité accrue en matière de comptabilisation des baux
• Une baisse importante du risque de nonconformité et de la complexité des vérifications
• Une meilleure exactitude financière pour la comptabilisation des baux
• Une prise de décision plus rapide pour les consolidations, les renouvellements et l’allocation du capital
• Une réduction du fardeau opérationnel pour les équipes internes
• Un alignement renforcé entre les fonctions de l’immobilier, des finances, du lieu de travail, des services juridiques et de la durabilité

Prêt à maximiser la valeur grâce à l’administration des baux? Communiquez avec un leader dès aujourd’hui.