E-facturering en real-time naleving op EU-niveau: juridische verplichtingen omzetten in strategische successen

Implementatie van e-facturerings- en e-rapportageverplichtingen in nationale wetgeving

Hoewel 1 januari 2026 de inwerkingtreding markeert van het Belgische e-facturatiemandaat, is dit slechts het begin van een bredere initiatief om btw-naleving te vergemakkelijken. In haar coalitieovereenkomst heeft de Belgische regering zich gecommitteerd om btw-fraude aan te pakken door in 2028 "bijna realtime rapportage" in te voeren voor transacties tussen btw-geregistreerde bedrijven en die met kassasystemen.

Naast de reeds geldende mandaten in Europa zal de invoering van nieuwe e-facturerings- en e-rapportagemandaten snel volgen in andere Europese lidstaten. In het bijzonder moeten belastingbetalers op korte termijn zich ervan bewust zijn dat:

• Vanaf februari 2026 zal Polen van btw-geregistreerde bedrijven eisen om e-facturen uit te geven en te verzenden via zijn nationale e-facturatieplatform (KSeF) voor binnenlandse B2B-transacties, waarbij parallel afgestemde rapportages aan de Poolse belastingautoriteiten worden gegarandeerd door te verwijzen naar de KSeF-factuursleutels in de periodieke btw-aangiften.
  
  
• Frankrijk zal vanaf 1 september 2026 zijn verplichte verplichting voor e-facturatie en bijna realtime e-rapportage invoeren, waarbij e-rapportage ook B2C-transactiegegevens, betalingsgegevens en grensoverschrijdende transacties zal omvatten.

Deze digitale belastingconformiteitsontwikkelingen vereisen dat belastingbetalers hun complianceproces en gegevensafstemmingen herzien en verbeteren.

Het bredere beeld: btw in het digitale tijdperk (ViDA)

De gefragmenteerde implementatie van e-facturerings- en e-rapportageregels in nationale wetgeving zal naar een hoger niveau worden getild, aangezien de EU een belangrijke volgende stap zet met het btw-pakket in het Digital Age (ViDA)-pakket. Een van de pijlers van dit pakket is de introductie van een geharmoniseerd kader voor verplichte realtime digitale rapportage gebaseerd op e-facturering voor bedrijven die grensoverschrijdend opereren binnen de EU. Het initiatief heeft als doel fraude te verminderen, transparantie en efficiëntie te verbeteren en de digitale btw-systemen van de EU verder te moderniseren en te vereenvoudigen, als onderdeel van de strategie van de interne markt. Het doel is om tegen juli 2030 een uniforme aanpak voor grensoverschrijdende transacties vast te stellen.

Wat levert het bedrijven op?

Hoewel e-facturering en e-rapportage aanvankelijk als een extra administratieve last bovenop bestaande belasting- en rapportageverplichtingen kunnen aanvoelen, bieden ze ook een unieke kans om bedrijfsprocessen en het bredere financiële ecosysteem te optimaliseren. Naast louter naleving van deze verplichtingen zouden bedrijven toekomstige regelgeving moeten omarmen, zoals de aankomende e-rapportageverplichtingen en het ViDA-initiatief van de EU. Door de juiste technologie te kiezen, data te stroomlijnen, data bij de bron of gedurende het proces te versoenen, zakenpartners te betrekken en kosten als strategische investeringen te zien, kunnen bedrijven e-facturering en e-rapportage transformeren van een wettelijke verplichting tot een concurrentievoordeel. Dit zal uiteindelijk resulteren in vereenvoudigde en tijdefficiënte administratie en geautomatiseerde financiële processen, waardoor datagedreven besluitvorming, beter cashflowbeheer en compliant gedrag mogelijk worden.

Als u vragen heeft over dit onderwerp, neem dan contact op met onze experts. Zij helpen u graag bij de implementatie van de (aankomende) e-facturerings- en e-rapportageverplichtingen.