Belgisch Peppol-mandaat: dit verandert er voor kmo's

De verplichte e-invoicing vanaf 2026 is veel meer dan louter een IT-oefening.

Hoewel de wetgever het traject naar verplichte b2b-e-facturatie al jaren voorbereidt, blijft de implementatie bij veel bedrijven achter. Wie kiest voor een toekomstbestendige softwareoplossing, haalt er strategisch voordeel uit.

Een maatregel in voorbereiding, maar weinig vooruitgang

E-invoicing betreft een lang aangekondigde verandering. De verplichte e-facturatie is al sinds 2017 in opmars. Ondanks de eerdere invoering van e-facturatie in de b2g-context, sijpelde de urgentie echter slechts langzaam door naar de ondernemingswereld.

E-facturatie vraagt een strategische aanpak, afgestemd op het volledige financiële ecosysteem van de onderneming.

Lokaal versus internationaal: twee snelheden

Mede als gevolg van wetgeving die pas vrij laat in 2025 geconcretiseerd werd, zien we bij lokaal verankerde kmo’s vooral reactief gedrag.

Een e-invoicingoplossing start bij voorkeur vanuit een optimalisatie van het integrale financiële administratieproces waar een e-facturatiesoftware slechts één schakel in de ketting vormt. “We helpen klanten door het bos van softwareoplossingen navigeren. Het veiligheidsaspect is key, zodat de transitie naar e-invoicing vooral leidt tot efficiëntie en digitalisering.”

Kansen én risico’s voor kmo’s

De voordelen van e-facturatie liggen voor de hand: lagere administratieve kosten, minder manuele fouten, versnelde verwerking en meer uniformiteit.

E-facturatie is in eerste instantie opgezet om de btw-inning efficiënter te maken, maar even belangrijk is de administratieve vereenvoudiging voor bedrijven. Het kan echt een hefboom zijn voor professionalisering.

Door financiële processen te automatiseren, wordt financiële administratie efficiënter. Als modern ondernemer kun je evolueren van data-collection naar data-analyse, met dashboards die je inzicht geven in de strategische koers van jouw onderneming.

Dat leidt tot betere en snellere beslissingen én minder papierwerk, en dus tot een betere inschakeling van medewerkers binnen de onderneming. Maar realisme noopt: veel kmo’s hebben minder uitgebouwde interne controlesystemen, wat hen kwetsbaar maakt voor phishing en frauduleuze documenten.

E-facturatie maakt strengere veiligheidsmechanismen noodzakelijk, zoals identificatie van verzenders en ontvangers.

De accountant als strategische copiloot

Een accountant evolueert van terugblikken naar vooruitkijken. Hij wordt een strategische trusted advisor die ondernemers begeleidt bij hun digitale transformatie en hen helpt betere zakelijke beslissingen te nemen. Change management wordt een cruciaal aandachtspunt – zowel binnen bedrijven als in accountantskantoren zelf.

Handhaving en deadlines: hoe strikt wordt de overheid?

Er bestaan boetes van 1.500 euro voor de eerste inbreuk en tot 5.000 euro voor herhaaldelijke overtredingen als belastingplichtigen niet beschikken over de nodige technische capaciteiten om elektronische facturen te versturen en te ontvangen via Peppol. België voorziet een tolerantieperiode van drie maanden (januari-maart 2026) voor deze nieuwe verplichting. In deze periode zal FOD Financiën geen boetes opleggen, op voorwaarde dat bedrijven kunnen aantonen dat ze tijdig en redelijke inspanningen hebben geleverd om aan de nieuwe wetgeving te voldoen, en dat vertragingen buiten hun controle liggen.