Pauschalierungsarten in der Einkommensteuer und aktuelle Änderungen im Überblick

Pauschalierungsarten

In Österreich gibt es verschiedene Arten der Pauschalierung:

•  Die Basispauschalierung,
• die Kleinunternehmerpauschalierung,
• die Pauschalierung für Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft,
• die Pauschalierungen für bestimmte Berufsgruppen, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielen,
• und die Branchenpauschalierungen.
  

Die Branchenpauschalierungen sind für über 50 verschiedene Branchen anwendbar. Beispiele dafür sind die Handelsverteterpauschalierung, die Gastgewerbepauschalierung, die Pauschalierung für nichtbuchführende Gewerbetreibende, die Künstler- und Schriftstellerpauschalierung und auch die Sportlerpauschalierung.

Die Basispauschalierung und die Kleinunternehmerpauschalierung möchten wir nun genauer beschreiben, da diese in der Praxis am häufigsten zur Anwendung kommen.

Basispauschalierung

Die Basispauschalierung ist für alle natürliche Personen anwendbar, die Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder Einkünfte aus Gewerbebetrieb erzielen und Umsätze im vorangegangenen Jahr von nicht mehr als EUR 320.000,00 erzielt haben (bis 2024: EUR 220.000,00). Des Weiteren dürfen diese nicht zu einer Buchführung verpflichtet sein und es darf auch keine freiwillige Buchführung vorliegen.

Bei der Basispauschalierung ist zwischen zwei Betriebsausgabenpauschalen zu unterscheiden:

Für Tätigkeiten iSd § 22 Z 2 EStG (zB wesentlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer, Aufsichtsräte, Hausverwalter), bei Einkünften aus einer kaufmännischen oder technischen Beratung, bei Einkünften aus einer schriftstellerischen, vortragenden, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeit beträgt das Betriebsausgabenpauschale 6 % der Umsätze des Kalenderjahres, höchstens aber EUR 25.200,00.

Für alle übrigen Tätigkeiten beträgt das Betriebsausgabenpauschale 13,5 % (bis 2024: 12 %) der Umsätze des Kalenderjahres, höchstens aber EUR 43.200,00.

Das Betriebsausgabenpauschale, mit dem übliche Ausgaben wie zum Beispiel Abschreibungen, Miete, Pacht, Telefon, Werbung, Internet, PKW-Kosten und Instandhaltungsaufwendungen abgegolten sind, kann von den Einnahmen abgezogen.

Zusätzlich absetzbar sind:

• Sozialversicherungsbeiträge,
• Ausgaben für Waren, Halberzeugnisse, Roh- und Hilfsstoffe,
• Ausgaben für Löhne samt Lohnnebenkosten,
• Ausgaben für Fremdlöhne,
• Reise- und Fahrtkosten, soweit ihnen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht,
• 50 % der aufgewendeten Kosten für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für Massenbeförderungsmittel für Einzelpersonen,
• und das Arbeitsplatzpauschale
  

Änderungen im Zusammenhang mit der Basispauschalierung ab dem Jahr 2026

Ab dem Veranlagungsjahr 2026 wird die Grenze der Vorjahresumsätze für die Anwendung der Pauschalierung angehoben und beträgt EUR 420.000,00. Des Weiteren wird das Betriebsausgabenpauschale iHv 13,5 % auf 15 % (höchstens EUR 63.000,00) der Umsätze im Jahr 2026 angehoben. Das Betriebsausgabenpauschale von 6 % bleibt unverändert. Der maximale Abzugsbetrag erhöht sich hier jedoch auf EUR 25.200,00.

Kleinunternehmerpauschalierung

Die Kleinunternehmerpauschalierung bringt für Kleinunternehmer weitere Möglichkeiten Steuern zu sparen. Erforderlich ist, dass der Steuerpflichtige die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllt und Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder aus Gewerbebetrieb erzielt. Das bedeutet, wird die Umsatzgrenze von EUR 55.000,00 brutto (bis 2024: EUR 35.000,00 netto) nicht überschritten, kann die Kleinunternehmerpauschalierung angewendet werden. Die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer ist keine Voraussetzung.

Ein Überschreiten von bis zu 10 % der Umsatzgrenze im Anwendungsjahr ist unschädlich. Wird die Umsatzgrenze jedoch um mehr als 10 % überschritten, kann die Kleinunternehmerpauschalierung im selben Jahr, sowie auch im Folgejahr nicht mehr in Anspruch genommen werden.

Darüber hinaus darf keine Buchführungspflicht bestehen bzw darf keine freiwillige Buchführung vorliegen. Ausgenommen von der Kleinunternehmerpauschalierung sind Einkünfte aus der Tätigkeit als wesentlich beteiligter Gesellschafter-Geschäftsführer, Aufsichtsrat oder Stiftungsvorstand.

Dienstleistungsbetriebe (gemäß Dienstleistungsbetriebe-Verordnung) können sich 20 % des Umsatzes als Betriebsausgabenpauschale anrechnen, alle anderen Betriebe, die nicht unter dieser Verordnung einzuordnen sind, können ein Betriebsgabenpauschale in Höhe von 45 % des Umsatzes geltend machen.

Zusätzlich absetzbar sind:

• Sozialversicherungsbeiträge,
• Reise- und Fahrtkosten, soweit ihnen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht,
• 50 % der aufgewendeten Kosten für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für Massenbeförderungsmittel für Einzelpersonen,
• und das Arbeitsplatzpauschale

Wird die Basispauschalierung oder Kleinunternehmerpauschalierung in Anspruch genommen, kann nur der Grundgewinnfreibetrag geltend gemacht werden. Investitionsbegünstigungen, wie beispielsweise der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag und der Investitionsfreibetrag können nicht in Anspruch genommen werden.

Bindungswirkung

Im ersten Jahr der Gewinnermittlung besteht ein Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung. Der Wechsel von der vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Basispauschalierung ist jederzeit möglich. Wechselt ein Steuerpflichtiger jedoch von der Basispauschalierung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein neuerlicher Übergang zur Basispauschalierung erst nach Ablauf von 5 Wirtschaftsjahren möglich.

Erfolgt ein freiwilliger Wechsel von der Gewinnermittlung mittels Kleinunternehmerpauschalierung zur Basispauschalierung oder zur vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ist eine neuerliche Inanspruchnahme dieser erst nach Ablauf von 3 Wirtschaftsjahren zulässig.

Ist ein Wechsel aufgrund einer Überschreitung der Umsatzgrenze verpflichtend auszuführen, tritt keine Bindungswirkung ein.

Beispiel

Ein einfaches Beispiel zeigt den Unterschied zwischen Basispauschalierung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Eine Grafikdesignerin erzielt im Jahr 2025 einen Jahresumsatz iHv EUR 90.000,00. Ihre tatsächlichen Betriebsausgaben liegen bei EUR 6.000,00. Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden diese Ausgaben vollständig abgezogen, wodurch sich ein steuerpflichtiger Gewinn vor Gewinnfreibetrag von EUR 84.000,00 ergibt. Entscheidet sie sich hingegen die Basispauschalierung nach § 17 EStG anzuwenden, werden pauschale Betriebsausgaben von 13,5 % berücksichtigt (EUR 12.150,00). Zusätzlich dürfen etwa Sozialversicherungsbeiträge und das Arbeitsplatzpauschale abgezogen werden. Dadurch entsteht ein geringerer steuerpflichtiger Gewinn als bei der Gewinnermittlung im Rahmen einer vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Das Beispiel zeigt, dass die Pauschalierung insbesondere dann vorteilhaft sein kann, wenn die tatsächlichen Ausgaben niedriger als das Pauschale sind.

Fazit

Es lohnt sich also immer einen Vergleich zwischen der Pauschalierung und den tatsächlichen Ausgaben aufzustellen, dabei ist jedoch die Bindungswirkung und die Auswirkung auf Investitionsbegünstigungen zu beachten. Vor allem für Steuerpflichtige mit geringen Aufwendungen kann die Anwendung der Pauschalierung von Vorteil sein. Mit der Erhöhung der Umsatzgrenzen hat diese an Attraktivität gewonnen. Insbesondere die Verwaltungsvereinfachung, wie etwa der Entfall zur Dokumentation der Ausgaben, sowie mögliche Steuererleichterungen, sind hier hervorzuheben.