Shadow AI im Unternehmen: Chancen nutzen, Risiken steuern

Was ist Shadow AI?

Unter Shadow AI versteht man die nicht genehmigte oder unkontrollierte Nutzung von KI-Tools für berufliche Zwecke. Typisch ist etwa, dass Mitarbeiter:innen ChatGPT, Claude oder ähnliche Dienste für Mails, Texte oder Auswertungen nutzen, ohne dass Unternehmensleitung oder IT-Abteilung hierüber informiert sind.

Warum ist das aktuell wichtig?

KI-Tools sind einfach verfügbar, oft kostenfrei und werden privat intensiv genutzt – sie finden dadurch schnell den Weg in den beruflichen Alltag. Gleichzeitig stehen Unternehmen unter Druck, innovativ zu bleiben und KI einzusetzen, ohne Datenschutz, Sicherheit und Compliance zu gefährden.

Zentrale Risiken von Shadow AI

• Datenschutz und Geheimhaltung: Personenbezogene Daten sowie Geschäftsgeheimnisse (z.B. Kalkulationen, Kunden- oder Lieferantendaten, Preise, Strategien) können unkontrolliert in externe Systeme gelangen. Verstöße können zu Bußgeldern, Haftungsrisiken und Reputationsschäden führen.
• Qualitätsrisiken: KI-Ergebnisse können fehlerhaft, verzerrt oder nicht nachvollziehbar sein. Wenn der Einsatz im Verborgenen erfolgt, werden Fehler oft nicht erkannt oder geprüft.
• Fehlende Governance: IT, Datenschutz und Informationssicherheit haben keine Sicht auf eingesetzte Tools und Datenströme, weshalb eine Integration in die bestehende Systemlandschaft und Kontrolle kaum möglich sind.
• Rechtliche Unsicherheiten: Inhalte, die mit nicht genehmigten KI-Tools erstellt werden, können rechtlich dem Unternehmen zugerechnet werden – etwa bei Angeboten, Verträgen, Kundenkommunikation oder Marketingaktionen.
  

Praxis-Tipps für KMU

• Sichtbarkeit schaffen: Erfassen Sie, welche KI-Tools in den Fachbereichen genutzt werden und welche Daten dort verarbeitet werden. Niedrigschwellige Abfragen oder Workshops können helfen, einen realistischen Überblick zu bekommen.
• Klare Regeln & Zuständigkeiten: Legen Sie fest, welche Tools erlaubt sind, für welche Zwecke diese eingesetzt werden dürfen und wer freigibt. Ergänzen Sie bestehende IT- und Datenschutzrichtlinien um einfache, praxisnahe KI-Regeln.
• Technische Restriktionen: Nutzen Sie Ihre Cloud Security Plattformen, um das Hochladen von Dateien in nicht genehmigte KI-Applikationen zu verhindern.
• Mitarbeitende schulen: Erklären Sie verständlich, welche KI-Tools zu welchen Zwecken eingesetzt, welche Daten nicht in KI-Tools eingegeben werden dürfen und worauf bei der Nutzung zu achten ist. Stellen Sie freigegebene, möglichst datenschutzkonforme Lösungen zur Verfügung, damit keine „Schattenlösungen“ entstehen.
  

Qualität und Verantwortung sichern

• Qualitätssicherung etablieren: Vereinbaren Sie, dass KI-Ergebnisse vor externer Verwendung immer von fachlich verantwortlichen Personen geprüft und freigegeben werden. Das gilt insbesondere für Angebote, Verträge, rechtliche Einschätzungen oder Kommunikationsinhalte.
• Verantwortung klar regeln: Auch wenn KI-Inhalte erstellt, bleibt das Unternehmen rechtlich verantwortlich. Halten Sie schriftlich fest, wer welche Inhalte prüft und freigibt, um Haftungsrisiken zu reduzieren.
  

Fazit für die Praxis

KI kann auch für KMU ein wichtiger Hebel für Effizienz und Innovation sein, wenn sie kontrolliert und transparent eingesetzt wird. Wer Shadow AI durch Sichtbarkeit, klare Regeln, Schulungen, Qualitätssicherung und IT-Sicherheit in geordnete Bahnen lenkt, nutzt die Vorteile von KI, ohne unnötige Risiken einzugehen.

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