Highlights aus der Personalverrechnung

Angemessenheit von Schmutzzulagen

Das Thema Schmutzzulagen begleitet uns nun schon länger sehr intensiv, nicht zuletzt wegen der immer strenger werdenden Prüfpraxis bei GPLBs. Wie schon öfters angesprochen, dürfen Schmutzzulagen neben der Befreiung in der Sozialversicherung steuerfrei belassen werden, wenn die Verschmutzung der Arbeitnehmer: innen oder deren Kleidung in erheblichen Maß zwangsläufig aus der Art der Tätigkeit resultiert. Liegen solche Umstände vor, stellt sich weiters die Frage, in welcher Höhe die Schmutzzulage angemessen ist.

Aufgrund des Wartungserlasses 2025 enthält die Lohnsteuerrichtlinie nun Orientierungsgrößen, welche Werte monatlich für die Köperreinigung und die Reinigung der Arbeitskleidung angesetzt werden können, wenn die Reinigung zu Hause erfolgt und nicht etwa im Betrieb (Rz 1133):

Abweichungen von diesen Werten sind nicht schädlich, solange sie nicht erheblich sind. Sobald jedoch der angemessene Wert um mehr als ein Drittel überschritten wird, ist nur der in der LStR vorgesehene Wert steuerfrei.

Alternativ können davon abweichende Kosten angesetzt werden, wenn ein entsprechender Nachweis (zB Kosten der Fremdreinigung) erbracht wird.

Nachweis von Reiseaufwandsentschädigungen

Die Anerkennung steuerlicher Begünstigungen scheitert oft daran, dass es nicht gelingt, die entsprechenden Nachweise für das Vorliegen einer Dienstreise zu erbringen oder – man denke an die Fahrtenbücher – diese nicht ordnungsgemäß geführt werden. Bedingt durch jüngst ergangene Rechtsprechung wurde in den Lohnsteuerrichtlinien nun hervorgehoben, dass die Auszahlung von Taggeldern nur dann nicht steuerbar nach § 26 Z 4 EStG bzw. steuerfrei nach § 3 Abs 1 Z 16b EStG erfolgen darf, wenn ordnungsgemäße und nachvollziehbare Aufzeichnungen über jede einzelne Dienstreise vorliegen.

Betont wird insbesondere, dass die Kontrolle auf Arbeitgeber und Finanzverwaltung aufgeteilt ist, wobei die Überprüfung der Daten primär durch den Arbeitgeber erfolgt. Für die anschließende Überprüfung durch die Finanzverwaltung kann der Nachweis durch Lohnbücher, Geschäftsbücher oder sonstige Unterlagen erfolgen. Aus solchen Nachweisen muss hervorgehen, dass im Einzelnen eine Dienstreise vorliegt und die Taggelder nach § 26 Z 4 EStG (bzw. § 3 Abs 1 Z 16b EStG) nicht überschritten werden. Dies ist durch Datum, Dauer, Ziel und Zweck der Dienstreise dazulegen und entsprechend zu belegen.

Betrugsbekämpfungsgesetz 2025

Das Betrugsbekämpfungsgesetz enthält Regelungen, die sich auch auf die laufende Personalverrechnung auswirken. Im ASVG wurde eine Bestimmung eingefügt, wonach eine Schätzung von Sozialversicherungsbeiträgen auch für Personen möglich wird, deren Identität nicht näher bekannt ist. Die Festsetzung dieser sog. Prüfungsabgabe im Schätzweg ist aber subsidiär, da primär die konkrete Feststellung von Versicherungsverhältnisses angestrebt wird. Bei der Prüfungsabgabe handelt es sich um eine Bundesabgabe, die dem Krankenversicherungs-träger zugutekommt.

Der Haftungsbetrag, der im Rahmen der Auftraggeberhaftung vom auftraggebenden Unternehmen in Zusammenhang mit Arbeitskräfteüberlassung an das Dienstleistungszentrum der ÖGK überweisen werden muss, beträgt ab 2026 32% des geleisteten Werklohnes. Im Bereich der Steuern wurde der Haftungsbetrag im Fall von Arbeitskräfteüberlassung ab 2026 auf 8% erhöht.
Zu einer Änderung ist es auch beim sog. Verkürzungszuschlag (§ 30a FinStrG) gekommen, der bei Steuernachforderungen in Zusammenhang mit Lohnabgabenprüfungen der Vermeidung weiterer finanzstrafrechtlicher Verfolgung dient. Der Verkürzungszuschlag stellt eine Abgabenerhöhung von 10% der festgestellten Nachforderung dar, übersteigt die festgestellte Nachforderung beträgt die Abgabenerhöhung 15% der Nachforderung. Der Verkürzungszuschlag ist jedoch nur dann möglich, wenn die festgesetzte Nachforderung für ein Jahr EUR 33.000,00 bzw. für den gesamten Prüfzeitraum EUR 100.000,00 nicht übersteigt. Der Abgabepflichtige muss hierfür spätestens 14 Tage nach der Festsetzung der Abgabennachforderung sein Einverständnis erklären und einen Rechtsmittelverzicht abgeben.

Update Steuerrecht

Folgende bereits in der vorherigen Ausgabe angekündigte Änderungen sind aufgrund der Novelle des EStG nun offiziell in Kraft (per 01.01.2026):

• Die Steuerfreiheit des Feiertagsarbeitsentgelts im Rahmen des § 68 Abs 1 EStG
• Die Steuerfreiheit von Überstundenzuschlägen für 15 Überstunden, maximal jedoch EUR 170,00 für das Jahr 2026

Änderungen im Sozialversicherungsrecht

Durch die Änderung der Schwerarbeitsverordnung werden ab 2026 alle Bereiche der berufsbedingten Pflege (Pflegeassistenz, Pflegefachassistenz bzw diplomiertes Gesundheits- und Krankenpflegepersonal) als Schwerarbeit angesehen, außer es werden nur Verwaltungstätigkeiten ausgeübt.

Bisher war nur die berufsbedingte Pflege von erkrankten oder behinderten Menschen mit besonderem Behandlungs- oder Pflegebedarf erfasst. Die geänderte Rechtslage ist für alle Schwerarbeitspensionen mit Stichtag ab 01.01.2026 zur Anwendung zu bringen. Das bedeutet, dass Zeiten der Pflege, die bisher nicht als Schwerarbeit gegolten haben, bei einem Pensionsstichtag nach dem 01.01.2026 zu berücksichtigen sind.

Durch die Schwerarbeitspension erhalten Personen mit besonderer Arbeitsbelastung einen begünstigten Pensionszugang, sofern sie die erforderliche Anzahl an Versicherungsmonaten (540 Monate) und Schwerarbeitsmonaten (120 Monate in den letzten 20 Jahren) aufweisen. Ein Pensionsantritt ist in diesem Fall bereits mit Vollendung des 60. Lebensjahres möglich, wobei der Abschlag aufgrund des früheren Pensionsantritts nur 1,8% pro Jahr vor dem Stichtag beträgt.

Judikatur Highlight

Zuflusszeitpunkt von handelbaren entgeltlich erworbenen Mitarbeiteroptionen (VwGH vom 22.10.2025, Ra 2024/15/0083)

Werden Mitarbeiter: innen Optionen eingeräumt, wird zwischen handelbaren und nicht handelbaren Optionen unterschieden. Eine nicht handelbare Option liegt vor, wenn Mitarbeiter: innen die Option zu einem späteren Zeitpunkt nur persönlich ausüben können oder die Ausübung an zusätzliche Bedingungen geknüpft ist. Ein geldwerter Vorteil fließt bei den nicht handelbaren Optionen erst im Ausübungszeitpunkt zu.

Die Einräumung von handelbaren Optionen (Wirtschaftsgut) ist hingegen zum Zeitpunkt der Einräumung in der Personalverrechnung relevant, wenn die Option unentgeltlich oder verbilligt eingeräumt wurde (§ 7 Sachbezugswerte-VO).

Die genannte Entscheidung zeigt allerdings, dass die (zivilrechtliche) Handelbarkeit der Option für sich nicht bedeutet, dass in solchen Fällen tatsächlich der Zeitpunkt der Einräumung wesentlich ist. Je nach Ausgestaltung der Aktienoption kann auch bei handelbaren Optionen der Vorteil aus dem Dienstverhältnis erst bei Ausübung der Option vorliegen. Maßstab dabei ist, ob die Option in der jeweiligen Ausgestaltung auch Dritten eingeräumt worden wäre.

Vorteile aus Aktienoptionen, die in einem Veranlassungszusammenhang mit einem Dienstverhältnis eingeräumt werden, sind dem VwGH zufolge zwar als Einkünfte aus dem Dienstverhältnis zu erfassen, die Einräumung stellt jedoch lediglich eine steuerlich unerhebliche Chance dar. Maßgeblich ist demnach der Zeitpunkt der Ausübung der Option und ist damit § 7 Sachbezugswerte-VO praktisch bedeutungslos geworden.

Anzumerken ist, dass die der Entscheidung zugrundeliegende Option nicht einmal unentgeltlich erworben wurde, sondern zum Verkehrswert.