Highlights aus der Personalverrechnung

Entgelttransparenzrichtlinie der EU

Der österreichische Gesetzgeber hat bis 7.6.2026 Zeit, die Richtlinie ins nationale Recht umzusetzen. Für Arbeitgeber:innen werden sich daraus direkte Plichten gegenüber Bewerber:innen und Beschäftigten ergeben sowie Berichtspflichten zu erfüllen sein.

Im Bewerbungsverfahren sind Bewerber:innen klare und transparente Informationen über das Einstiegsgehalt, die Entgeltspanne sowie den anzuwendenden Kollektivvertrag zu geben. Diese Informationen müssen dabei auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. Fragen, die sich auf das bisherige Entgelt der Bewerber:innen beziehen (Höhe, Entwicklung, etc.) sind nach der Richtlinie untersagt, um allfällige Entgeltdiskriminierungen nicht ungewollt fortzuführen.

Im laufenden Beschäftigungsverhältnis sind Informationen zu den Kriterien, die für die Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhe und der Entgeltentwicklung maßgeblich sind, den Mitarbeiter:innen leicht zugänglich zu machen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Kriterien objektiv und geschlechtsneutral sind. Zudem haben die Mitarbeiter:innen ab 2026 ein jährliches individuelles Auskunftsrecht (über Entgelthöhe, durchschnittliche Entgelthöhe anderer Beschäftigter mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit, aufgeschlüsselt nach Geschlecht), über dass der Arbeitgeber die Mitarbeiter:innen zu informieren hat. Das Auskunftsersuchen ist von Arbeitgeber:innen binnen angemessener Frist, jedenfalls aber binnen zwei Monaten ab schriftlicher Antragstellung zu beantworten.

Die Beschäftigten dürfen nicht daran gehindert werden, ihr eigenes Entgelt offenzulegen oder sich untereinander über ihr Entgelt auszutauschen. Verschwiegenheitsklauseln zum Entgelt in Arbeitsverträgen sind somit zukünftig unwirksam, ob es auch eine Verwaltungsstrafe bei Verstoß geben wird, bleibt abzuwarten.

Berichtspflichten über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle (bezogen auf fixe und variable Entgeltbestandteile) für das vorangegangene Kalenderjahr wird für alle Arbeitgeber:innen mit 100 und mehr Beschäftigten geben, Unterschiede gibt es in Hinblick auf die Häufigkeit der Verpflichtung:

• 250 oder mehr Beschäftigte => jährlich
• 150 bis 249 Beschäftigte => alle drei Jahre
• 100 bis 149 Beschäftige => Berichtspflicht erst ab 7.6.2031
• Weniger als 100 Beschäftigte => Keine Berichtspflicht, außer der österreichische Gesetzgeber sieht eine solche vor.

Wird festgestellt, dass das geschlechtsspezifische Lohngefälle mehr als fünf Prozent ausmacht und ist dies nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt oder wird innerhalb von sechs Monaten korrigiert, sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, gemeinsam mit der Arbeitnehmer:innenvertretung eine Entgeltbewertung durchzuführen und Maßnahmen zur Beseitigung des Unterschieds zu setzen. Bei der Entgeltbewertung sind Personalstruktur, Entgeltverteilung, Entgeltunterschiede und deren Begründung sowie die Entgeltentwicklung zu analysieren.

Zu beachten ist, dass in der Richtlinie eine Beweislastumkehr vorgesehen ist, das bedeutet, die Arbeitgeber:innen müssen nachweisen, dass keine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung vorliegt, wenn Beschäftigte die Verletzung ihres Rechts auf gleiches Entgelt glaubhaft machen. Wird tatsächlich eine geschlechtsspezifische Diskriminierung festgestellt, haben betroffene Beschäftigte Anspruch auf Schadenersatz (in Österreich bereits durch § 12 Abs 2 Gleichbehandlungsgesetz vorgesehen) und es soll Sanktionen bei Verstößen geben. Die Umsetzung durch den Gesetzgeber bleibt abzuwarten.

Welche Schritte können unternehmensintern zur Vorbereitung auf die zu erwartende gesetzliche Regelung getroffen werden:

• Überprüfung und allfällige Anpassung derStellenausschreibungen
• Gleiche und gleichwertige Arbeit im Unternehmen definieren bzw. identifizieren
• Schaffung von Kriterien zur Arbeitsbewertung, die objektiv und geschlechtsneutral sind
• Überprüfung, ob die Entgeltfestsetzung und die Erhöhung nach objektiven Kriterien erfolgt
• Eruieren, ob ein Gender Pay Gap besteht und welche Maßnahmen getroffen werden können, diesen zu schließen

Geplante Änderungen bei freien Dienstnehmer:innen ab 01.01.2026

Betroffen sind jene freien Dienstnehmer:innen, die nach dem ASVG pflichtversichert sind und nicht die unternehmerisch tätigen freien Dienstnehmer:innen (GSVG-Pflichtversicherung). Folgende Neuerungen sind geplant:

• Freie Dienstverhältnisse ohne Befristung sollen von beiden Vertragsteilen zum 15. oder Monatsletzten unter Einhaltung einer 4-wöchigen Frist gelöst werden können. Nach zwei Jahren erhöht sich die Frist auf 6 Wochen. Günstigere Vereinbarungen für die freien Dienstnehmer:innen werden möglich sein.
• Der erste Monat des freien Dienstverhältnisses soll als Probezeit vereinbart werden können, mit jederzeitiger Auflösung durch jede der Vertragsparteien.
• Erweiterung des kollektivvertraglichen Geltungsbereiches auf die freien Dienstnehmer:innen, wobei entweder ein eigener Kollektivvertrag geschaffen werden kann oder die freien Dienstnehmer:innen in bestehende einbezogen werden können. Dadurch sollen Mindestentgelte und Mindestbeträge für Auslagenersätze eingeführt werden. Durch den Kollektivvertrag erfolgt jedoch keine Einbeziehung in die für echte Dienstnehmer:innen geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen (z.B. Arbeitszeit-/ Arbeitsruhegesetz, Urlaubsgesetz)
  

Sonderregelung bei Kündigungen von Arbeiter:innen in Saisonbranchen soll abgeschafft werden

Mit 01.10.2021 wurden die Kündigungsregelungen der Arbeiter:innen in Bezug auf Kündigungstermine und Kündigungsfristen an jene der Angestellten angepasst. Auf kollektivvertraglicher Ebene konnten bisher in Saisonbranchen abweichende Kündigungsregelungen getroffen werden, wovon beispielsweise die Branchen Bauindustrie/ Baugewerbe, Güterbeförderung, Gebäudereinigung, Dachdecker, Maler/ Anstreicher Gebrauch gemacht haben.

Diese Sonderregelung soll nun fallen, wobei es allerdings Ausnahmen geben wird. Bei jenen Kollektivverträgen, die zwischen 01.01.2018 und 01.02.2025 abgeschlossen wurden und die ausdrücklich abweichende Regelungen in Bezug auf die Kündigungsfristen enthalten, bleiben die Kündigungssonderregelungen aufrecht.

Außerhalb des genannten Zeitraumes abgeschlossene Kollektivverträge können keine Sonderregelungen in Bezug auf die Kündigung schaffen bzw. nur Abweichungen zugunsten der Arbeiter: innen enthalten. Eine rechtswirksame Verlängerung befristeter Abweichungen ist möglich.

Beitragsfreier Fahrtkostenersatz – Welcher Wert kann angesetzt werden?

In Newsletter Nr 6/ 2025 hat sich die ÖGK mit dem Thema des Fahrtkostenersatzes auseinandergesetzt. Nachfolgend eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Punkte:

• Beitragsfrei sind die übernommenen Kosten für eine Wochen-, Monats- oder Jahreskarte (z.B. Klimaticket), wenn das Ticket zumindest am Wohn- oder Arbeitsort benutzt werden kann. Eine tatsächliche Nutzung des öffentlichen Verkehrsmittels ist nicht Voraussetzung für die Beitragsfreiheit.
• Wird die Strecke Wohnung – Arbeitsstätte nicht regelmäßig zurückgelegt (z.B. aufgrund Homeoffice) können die Kosten des günstigsten Massenbeförderungsmittels (Einzelfahrschein oder Tageskarte) beitragsfrei ersetzt werden – unabhängig davon, ob das Verkehrsmittel tatsächlich benützt wird.
• Verkehrt auf der Strecke Wohnung – Arbeitsstätte kein Massenbeförderungsmittel oder ist dessen Benutzung unzumutbar, kann pro Kilometer ein beitragsfreier Fixbetrag von EUR 0,13 angesetzt werden (25% des amtlichen Kilometergeldes).
• Wird Arbeitnehmer:innen ein dienstgebereigenes Fahrzeug zur Verfügung gestellt und dafür ein Sachbezugswert angesetzt, kann die Beitragsgrundlage um die fiktiven Kosten des günstigsten Tickets für ein Massenbeförderungsmittel reduziert werden.
  

Judikaturhighlights

Prokuristenhaftung: Der VwGH hatte über die Frage zu entscheiden, ob ein Prokurist (Leiter Rechnungswesen, verantwortlich für die Wahrnehmung der abgabenrechtlichen Verpflichtungen) für die Uneinbringlichkeit der Abgaben nach § 9 BAO (Vertreterhaftung) haftet, wenn ein entsprechendes Verschulden vorliegt. Bei den GmbHs, bei denen der Prokurist tätig war, wurde das Konkursverfahren beendet und die Firmen infolge Vermögenslosigkeit im Firmenbuch gelöscht. In weiterer Folge wurde der Prokurist für die Umsatzsteuer und die ausständigen Lohnabgaben zur Haftung herangezogen. Während das BFG die Haftung nach § 9 BAO noch verneinte, hat der VwGH diese unter Verweis auf die historischen Gesetzesmaterialien bejaht (VwGH 25.06.2025, Ro 2023/13/0020, siehe auch Steuerexpress 2025/197)

Voraussetzung für die steuerliche Begünstigung einer freiwilligen Abfertigung: Wesentliche Feststellung in dieser VwGH-Entscheidung ist, dass eine freiwillige Abfertigung lediglich in einem ursächlichen Zusammenhang mit der Auflösung des Dienstverhältnisses stehen muss, damit die steuerliche Begünstigung in Anspruch genommen werden kann. Der Auszahlungszeitpunkt hingegen spielt keine Rolle. Die in den Lohnsteuerrichtlinien verlangte Zahlung innerhalb von 12 Monaten ist daher durch das Gesetz nicht gedeckt und kann demzufolge die Auszahlung der freiwilligen Abfertigung beispielsweise an das Erreichen eines bestimmten Alters nach Beendigung des Dienstverhältnisses geknüpft werden.

Da der zugrundeliegende Sachverhalt eine grenzüberschreitende Komponente enthält (Zahlung durch den ehemaligen deutschen Arbeitgeber) ist natürlich auch zu prüfen, ob die Zahlung überhaupt mit nationalen Tatbeständen vergleichbar ist. (VwGH 26.11.2024, Ra 2023/15/0033).