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Highlights aus der Personalverrechnung

Wann liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor?


Ein häufiges Thema bei Lohnabgabenprüfungen ist das Fahrtenbuch, das nicht ordnungsgemäß geführt wird. Damit ein Fahrtenbuch anerkannt wird, muss dieses fortlaufend, zeitnah, übersichtlich und in chronologischer Reihenfolge lückenlos geführt werden.

Folgende Angaben sind erforderlich:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand am Beginn und am Ende jeder Fahrt und die Fahrtstrecke in Kilometern
• Abfahrts- und Ankunftszeiten sowie die Fahrtdauer
• Ausgansort und Zielort jeder Fahrt
• Reiseroute, so dass diese nachvollzogen werden kann
• Zweck jeder einzelnen Fahrt
• Verwendetes Fahrzeug (Kennzeichen)

Werden im Zuge einer einheitlichen beruflichen Fahrt mehrere Kund:innen besucht, sind sämtliche Kund:innen (Name, Adresse) in zeitlicher Reihenfolge anzuführen, hinsichtlich des Kilometerstandes reicht jedoch eine Gesamtangabe der gefahrenen Kilometer (solange zwischendurch keine Privatfahrt vorliegt)

Wird das Fahrtenbuch mit Hilfe eines Computerprogrammes geführt, dann gilt dieses nur dann als ordnungsgemäß, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten entweder technisch ausgeschlossen ist oder diese Veränderungen dokumentiert bzw. offengelegt werden. Dies ist auch der Grund dafür, dass mit Excel geführte Aufzeichnungen in der Regel nicht anerkannt werden. Dies insbesondere auch dann, wenn sich die beruflich bedingten Fahrten auch nicht durch andere Unterlagen bestätigen lassen.

Auch eine kürzlich ergangene Entscheidung des BFG in Zusammenhang mit der Geltendmachung von Fahrtkosten als Werbungskosten hat sich mit dieser Thematik auseinandergesetzt und einmal mehr die Wichtigkeit eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches dargelegt (BFG vom 14.10.2024, RV/7101504/2019).

 

Dauerbrenner: Unentschuldigtes Fernbleiben von Mitarbeiter:innen

Vermehrt sind in den letzten Wochen wieder Anfragen gekommen, weil Mitarbeiter:innen einfach nicht zur Arbeit kommen und telefonisch nicht erreichbar sind. Aus diesem Anlass wollen wir kurz darauf eingehen, welche Möglichkeiten in diesem Fall bestehen.

Vorweg ist festzuhalten, dass Mitarbeiter:innen jedenfalls unverzüglich mitteilen müssen, wenn sie an der Erbringung der Arbeitsleistung gehindert sind und ihnen die Kontaktaufnahme grundsätzlich möglich ist. Kommen
Mitarbeiter:innen dieser Verpflichtung nicht nach, entfällt für die Dauer der Säumnis der Anspruch auf Entgeltfortzahlung, selbst wenn sie nachträglich einen Nachweis über das Fernbleiben vorlegen können. Abgesehen von dieser Sanktion empfiehlt sich die Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail (soweit möglich), um betreffende Mitarbeiter:innen zur unverzüglichen Rückkehr an den Arbeitsplatz aufzufordern bzw. den Grund für das Fernbleiben bekannt zu geben. Dies kann mit einer entsprechenden Verwarnung verknüpft
werden.

Gelingt es nicht, einen Kontakt herzustellen, kann nicht ohne weiteres ein unberechtigter vorzeitiger Austritt angenommen werden. Auch eine Entlassung kann nur dann ausgesprochen werden, wenn ein echtes unentschuldigtes Fernbleiben vorliegt und nicht bloß eine Verletzung der Mitteilungspflicht. Empfohlen wird daher, den betreffenden Mitarbeiter:innen einen eingeschriebenen Brief zu schicken und – wenn darauf keine Reaktion erfolgt – einen weiteren eingeschriebenen Brief zu senden, in dem auch die arbeitsrechtlichen Konsequenzen angedroht werden. Erst wenn das zweite Schreiben erfolglos ist, kann im Rahmen eines weiteren Schreibens der unberechtigte vorzeitige Austritt angenommen oder eine fristloste Entlassung ausgesprochen werden. Je nach Einzelfall ist auch eine Kombination möglich.

Da bei einem Wegfall der Entgeltfortzahlung wegen Verletzung der Mitteilungspflicht eine entsprechende Meldung an die ÖGK zu erfolgen hat (SV Ende – Beschäftigung aufrecht) ist die zeitnahe Mitteilung an die zuständigen Personalverrechner:innen wünschenswert.

Verlust des Arbeitslosengeldes bei geringfügiger Beschäftigung bei den selben Dienstgeber:innen

Wird ein arbeitslosenversicherungs-pflichtiges Dienstverhältnis beendet, kommt immer wieder die Frage, ob im Anschluss daran eine geringfügige Beschäftigung eingegangen werden kann. In diesem Fall bzw. wenn innerhalb eines Monats nach Ende des Dienstverhältnisses eine geringfügige Beschäftigung zu den selben Dienstgeber:innen aufgenommen wird, liegt jedoch keine Arbeitslosigkeit vor und haben betroffene Mitarbeiter:innen keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld. Es muss daher mindestens ein Monat vergehen, bevor eine geringfügige Beschäftigung bei den selben Dienstgeber:innen aufgenommen werden kann.

Aufzupassen ist vor allem auch dann, wenn Mitarbeiter:innen während einer geringfügigen Beschäftigung neben den Bezug von Arbeitslosengeld in einem einzelnen Monat über die Geringfügigkeitsgrenze kommen (Vollversicherung, z.B. wegen der Auszahlung von Mehrarbeitsstunden oder einer Einmalprämie). Wird in diesem Fall das Arbeitsverhältnis nicht für einen Monat unterbrochen, gelten betroffene Mitarbeiter:innen nicht mehr als arbeitslos und muss das Arbeitslosengeld für alle Monate nach dem Vollversicherungsmonat zurückgezahlt werden.

ÖGK: Ende der Fax-Kommunikation
Um den gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Sicherung und Vertraulichkeit im Datenaustausch entsprechen zu können, ist ab 01.01.2025 nur noch die Vor-Ort Anmeldung mittels Fax möglich, wenn es keine andere technische Möglichkeit zur Anmeldung gibt. Andere Nachrichten oder Dokumente können künftig nur noch über das FTAPI übermittelt werden. Dabei handelt es sich um einen Cloud-Dienst, der einen sicheren Austausch sensibler Informationen ermöglicht. Möchte man über die Plattform Daten nicht nur senden, sondern auch empfangen, ist eine Registrierung erforderlich. Die Sozialversicherungsmeldungen erfolgen weiterhin über den elektronischen Datenaustausch (ELDA).

Änderungen im Behinderteneinstellungsgesetz (BEinstG) Unternehmen, die über 400 Arbeitnehmer:innen beschäftigen, sind ab 01.01.2025 verpflichtet, einen Barrierefreiheitsbeauftragten einzurichten. Die Zuständigkeit betrifft dabei nicht nur die bauliche Barrierefreiheit, sondern auch alle anderen für die Barrierefreiheit wesentlichen Bereiche wie beispielsweise Informations- und Kommunikationstechnologie, EDV-Ausstattung, Informationen in einfacher Sprache, Blindenleitsysteme und dergleichen. Damit soll erreicht werden, dass Missstände aufgezeigt und Veränderungsvorschläge erarbeitet werden. Dabei wird auf die Zusammenarbeit mit der Behindertenvertrauensperson sowie mit Expert:innen in Behindertenorganisationen gesetzt.

Geänderte Werte 2025:
Die Zuverdienstgrenze bei der Familienbeihilfe und der Studienbeihilfe beträgt 2025 EUR 17.212

Bei rückständigen Beiträgen fallen bei der ÖGK 2025 Verzugszinsen in Höhe von 7,03% an.Unverändert ist derzeit die Zuverdienstgrenze für das Kinderbetreuungsgeld, diese beträgt EUR 18.000 bei der pauschalen Variante und EUR 8.100 bei der einkommensabhängigen Varianten. Bei Altersteilzeitvereinbarungen in der Blockvariante, die 2025 beginnen, beträgt die Förderung des AMS nur noch 35% der förderbaren Aufwendungen.

Die Ausgleichstaxe nach dem BEinstGfür jede begünstigte behinderte Person, die zu beschäftigen wäre, beträgt im Jahr 2025 für Arbeitgeber:innen mit 25 bis 99 Arbeitnehmer: innen monatlich EUR 335 für Arbeitgeber:innen mit EUR 100 bis EUR 399 Arbeitnehmer:innen EUR 472 monatlich und für Arbeitgeber:innen mit EUR 400 oder mehr Arbeitnehmer:innen EUR 499.

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