Politische Einigung zur Reform der EU-Sozialversicherungskoordination

Überblick

Zur Modernisierung des EU-Rahmens wurde von der Kommission 2016 vorgeschlagen, die VO (EG) 883/2004 über die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit und die dazugehörige Durchführungsverordnung VO (EG) 987/2009 zu ändern. Die Reform der Vorschriften zur sozialen Sicherheit wurde am 22.4.2026 von den EU-Mitgesetzgebern vorläufig vereinbart. Nach der Annahme durch das Europäische Parlament im Plenum am 7.7.2026 wartet die Akte nun auf formelle Billigung der Reform durch den Rat der Europäischen Union, diese ist für September 2026 vorgesehen.

Die Reform der EU-Vorschriften zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit zielt insgesamt darauf ab, die Regeln klarer, gerechter und leichter vollziehbar zu machen und gleichzeitig die grenzüberschreitende Mobilität zu erleichtern. Im Mittelpunkt stehen dabei insbesondere Arbeitslosenleistungen, Leistungen bei Pflegebedürftigkeit, Familienleistungen, der Zugang zu Leistungen für nicht erwerbstätige Personen sowie die Bestimmung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts bei Entsendungen und Mehrstaatentätigkeiten. Ziel ist mehr Rechtssicherheit zu bieten, gezielte Vereinfachungen, stärkere Digitalisierung sowie eine bessere Abbildung der modernen, hochmobilen Arbeitswelt.

Wesentliche Änderungen bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten

Von zentraler Bedeutung für die mobile Arbeitswelt sind Entsendungen und kurzfristige Auslandsaufenthalte. Künftig sollen A1 Bescheinigungen grundsätzlich vor Beginn einer Tätigkeit im Ausland beantragt werden; eine rückwirkende Ausstellung bleibt möglich, hängt aber davon ab, ob die Rückwirkung als „angemessen“ gilt.

Geschäftsreisen und kurzfristige Einsätze

Für kurzfristige Tätigkeiten bis zu drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb eines 30-Tage-Zeitraums ist nach dem Entwurf keine A1 Bescheinigung erforderlich, wobei der Bausektor ausdrücklich von dieser Ausnahme ausgenommen ist. Diese sogenannte „3/30-Regel“ soll insbesondere bei klar definierten Kurzaufenthalten zu Geschäfts- oder Besprechungszwecken den administrativen Aufwand und die Compliance Risiken reduzieren. Gleichzeitig wird jedoch die Pflicht der Arbeitgeber:innen verschärft, die Anzahl der Arbeitstage und die Art der Tätigkeiten im Ausland sorgfältig zu überwachen und auf Verlangen der Behörden im Einsatzstaat nachzuweisen. Für eine Entsendung im Sinne der Verordnung ist zudem eine mindestens dreimonatige Vorversicherung im System des Heimatstaates vorgesehen; bei Ablöse von Beschäftigten im Gastland kann das Heimatrecht für bis zu 24 Monate für die gesamte Einsatzkette fortgelten.

Neu ist auch, dass der Begriff der Geschäftsreise erstmals legaldefiniert werden soll. Erfasst werden zeitlich begrenzte Aktivitäten von Arbeitnehmern:innen (oder Selbständigen) im Interesse des:der Arbeitgebers:in, etwa die Teilnahme an Meetings, Schulungen oder Seminaren. Nicht umfasst sind Tätigkeiten, die unmittelbar der Erbringung von Dienstleistungen oder der Lieferung von Wirtschaftsgütern dienen.

Damit verschiebt sich der Fokus in der Praxis: Arbeitgeber:innen müssen künftig nicht nur feststellen, ob jemand reist, sondern vor allem, ob eine konkrete Reise tatsächlich unter die Kurzaufenthalts- oder Geschäftsreiseausnahme fällt oder ob es sich sozialversicherungsrechtlich um eine Entsendung handelt, bei der Voranmeldungen und A1-Bescheinigungen weiterhin erforderlich sind. Hinzu kommt, dass A1-Verfahren, sozialversicherungsrechtliche Entsendeprozesse und nationale Meldepflichten im Gastland weiterhin getrennt voneinander zu prüfen sind.

Für Arbeitnehmer:innen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind, bleibt es im Grundsatz bei der Möglichkeit, A1-Bescheinigungen für bis zu 24 Monate auszustellen, mit Verlängerungsmöglichkeit bei fortbestehenden Voraussetzungen. Neu ist, dass bei Personen mit Wohnsitz außerhalb der EU, die in mehreren EU-Staaten tätig sind, derjenige Mitgliedstaat als „Ansässigkeitsstaat“ gilt, in dem der überwiegende Teil der Tätigkeit innerhalb der EU ausgeübt wird.

Parallel setzt die EU stark auf Digitalisierung: Die Mitgliedstaaten sollen digitale Antrags- und Kommunikationswege weiter ausbauen, um die Koordination der Systeme und den Austausch zwischen Behörden untereinander sowie mit Individuen effizienter zu gestalten. So ist unter anderem vorgesehen, dass bei A1-Anträgen eine automatische Empfangsbestätigung als vorläufiger Nachweis dient, falls die Bescheinigung nicht sofort erteilt werden kann.

Nächste Schritte

Das Europäische Parlament hat bereits vor der Sommerpause über die geplante Reform abgestimmt. Nach dessen erfolgter Annahme muss der Rat der Europäischen Union dem Kompromiss noch formal zustimmen, was für September 2026 vorgesehen ist. Die neuen Vorschriften treten am ersten Tag des Monats nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

Für die praktische Anwendung (wie die Umstellung administrativer Prozesse bei zuständigen Trägern und den A1-Bescheinigungen) sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen. Insbesondere für die neuen A1-Pflichten und Ausnahmen soll es Übergangsfristen von bis zu 24 Monaten geben, damit sich die Mitgliedstaaten und Behörden anpassen können.

Bis zur formellen Verabschiedung gelten die bisherigen Vorschriften unverändert weiter, sodass die A1-Pflicht und bestehende Melde- und Dokumentationsanforderungen nach wie vor voll zu beachten sind.

Fazit

Für Arbeitgeber:innen bedeuten die neuen Regelungen eine Kombination aus Erleichterungen und zusätzlichen Pflichten. Einerseits wird es bei klar umrissenen Kurzaufenthalten weniger A1-Voranmeldungen geben, andererseits steigen die Anforderungen an die interne Steuerung und Dokumentation von Auslandstagen und Tätigkeitsarten erheblich. In der Praxis werden HR, Travel Management und Global Mobility Prozesse und Richtlinien anpassen müssen, um zu gewährleisten, dass Kurzreisen, Entsendungen, Mehrstaatentätigkeiten und nationale Meldepflichten im Gastland korrekt voneinander abgegrenzt und rechtssicher umgesetzt werden.