Elektronische Signaturen und Siegel im Abgabenverfahren

Überblick

Mit dem Digitalisierungsschub in der Finanzverwaltung gewinnt der elektronische Rechtsverkehr im steuerlichen Bereich weiter an praktischer Bedeutung. Insbesondere die Verwendung elektronischer Signaturen und Siegel bei der Übermittlung von Unterlagen und Anbringen an die Finanzbehörden erfordert klare Vorgaben zur rechtssicheren Anwendung. Vor diesem Hintergrund hat das BMF am 2. Jänner 2026 einen Erlass zum Umgang mit elektronischen Signaturen und Siegeln im Abgabenverfahren veröffentlicht.

Zielsetzung des Erlasses

Der Erlass dient als Auslegungsbehelf und präzisiert, wie elektronische Signaturen und Siegel im Rahmen des Abgabenverfahrens handzuhaben sind, wenn Parteien Unterlagen elektronisch übermitteln. Ziel ist es, Unsicherheiten über die Verarbeitung, die Zulässigkeit und Anerkennung solcher elektronisch übermittelter Dokumente zu vermeiden. Zudem soll er der einheitlichen Vorgangsweise der Abgabenbehörden beim Umgang mit elektronisch signierten bzw. gesiegelten Einreichungen dienen.

Anwendungsbereich und Abgrenzung

Abgabenrechtliche Anbringen sind gem. § 85 Abs 1 BAO grundsätzlich schriftlich einzubringen. Das bedeutet, dass sie mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen sein müssen.

Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und erfüllt das rechtliche Erfordernis der Schriftlichkeit. Unter einer qualifizierten elektronischen Signatur versteht man eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Gleiches gilt für elektronische Siegel, die typischerweise von juristischen Personen genutzt werden.

Eine elektronische Signatur, die nicht die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt, wie beispielsweise eine fortgeschrittene elektronische Signatur, ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich nicht gleichwertig. Weiters ist zu betonen, dass sich die Unterschriftswirkung von Dokumenten, welche mit einer elektronischen Signatur versehen wurden, nicht auf Ausdrucke des elektronischen Dokuments erstreckt.

Nicht erfasst sind reine elektronische Datenübermittlungen ohne Signatur, z.B. Standard-Dateitransfers im Rahmen der elektronischen Kommunikation (EDTV), auch wenn sie steuerlich relevante Daten enthalten.

Praxishinweis:

Eine Validierung von (qualifizierten) elektronischen Signaturen und Siegeln, auch im Sinne des BMF Erlasses, kann beim Prüfservice der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (Signatur-Prüfung | RTR) durchgeführt werden. Wenn für Anbringen an die Finanzverwaltung, die elektronisch übermittelten werden sollen, qualifizierte elektronische Signaturen vorgesehen sind (zB für Gruppenanträge), empfiehlt sich eine Vorab-Validierung mittels dieses Prüfservices.

Fazit

Der Erlass stellt einen wichtigen Schritt zur Vereinheitlichung und Rechtssicherheit im elektronischen Abgabenverfahren dar. Durch die Klarstellung der rechtlichen Wirkung qualifizierter elektronischer Signaturen und Siegel wird die digitale Kommunikation mit den Abgabenbehörden gestärkt und an die Anforderungen einer modernen Verwaltung angepasst.

Gleichzeitig zeigt der Erlass klare Grenzen auf, insbesondere hinsichtlich nicht qualifizierter Signaturen und rein elektronischer Datenübermittlungen ohne Signatur, wodurch Unsicherheiten in der Praxis reduziert werden sollten. Insgesamt sollte die neue Vorgabe dazu beitragen, die elektronische Verfahrensabwicklung effizienter zu gestalten, verlangt jedoch vom Abgabepflichtigen ein erhöhtes Bewusstsein für die technischen und rechtlichen Voraussetzungen elektronischer Einreichungen.