BMF-Erlass zur Verwendung von Ansässigkeitsbescheinigungen

Überblick

Um eine mögliche Befreiung im Quellenstaat oder Anrechnung der Quellensteuer in Österreich zu beantragen, stellt das BMF spezifische Formulare bereit. Der neue BMF-Erlass ermöglicht nunmehr auch elektronische Signaturen, verschärft jedoch gleichzeitig die Vorgaben zur Gültigkeit dieser Dokumente.

Der bisherige Erlass des BMF vom 29. Februar 2024 wurde nun durch den neuen Erlass vom 19. Dezember 2025 ersetzt.

Bisheriger BMF-Erlass

Der bisherige Erlass von 2024 regelte die grundsätzlich notwendige Verwendung der von der Finanzverwaltung aufgelegten Formulare (z.B. ZS-QU1, ZS-QU2, ZS-EUMT etc.). Zusätzlich normierte der Erlass, dass für bestimmte Staaten im Rahmen des gültigen Doppelbesteuerungsabkommens die Ansässigkeit davon abweichend mittels einer von der zuständigen ausländischen Behörde ausgestellten Ansässigkeitsbescheinigung nachgewiesen werden kann. Eine solche Vereinbarung wurde mit den Ländern Mexico, Thailand, USA, Türkei, Chile, Spanien, Portugal, Belgien und Griechenland geschlossen. Aussagen und Vorschriften, ob die Formulare im Original oder in Kopie vorzulegen sind, gab es im bisherigen Erlass bislang nicht.

Neuerungen durch den BMF-Erlass

Für eine Entlastung oder Rückerstattung der Quellensteuer werden seitens des BMF grundsätzlich die Verfügung gestellten Formulare, insbesondere die Formulare ZS-QU1 und ZS-QU2 sowie die jeweils anwendbaren Rückerstattungsformulare vorausgesetzt. Das Formular ist vom ausländischen Empfänger der Einkünfte auszufüllen und zu unterfertigen und die Ansässigkeit von der ausländischen Steuerverwaltung durch Unterfertigung glaubhaft zu machen.

Der Knackpunkt hinsichtlich der korrekten Abwicklung ist die Originalität des Formulars. Grundsätzlich sieht der Erlass hier zwei Vorgehensweisen vor:

• Eine Möglichkeit ergibt sich durch die bewährte handschriftliche Unterfertigung, das vollständige Formular muss dem Abfuhrverpflichteten im Original vorliegen. Diese Voraussetzung für Originalunterlagen war bislang nicht vorgesehen und in der Praxis wurden Kopien zur Dokumentation als ausreichend erachtet.
• Die Unterfertigung der Formulare kann ebenso mittels qualifizierter elektronischer Signatur (eIDAS-VO) erfolgen und die elektronische Signatur ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichzustellen.
• Die Gültigkeit der Signatur erlischt jedoch, sobald das unterfertigte Formular ausgedruckt wird, da die elektronische Signatur durch den Ausdruck nicht mehr nachvollzogen werden kann. Weiters sind aufgrund der Überprüfbarkeit elektronische Signaturen nur aus EU-, bzw. EWR-Ländern gültig. Eine Kombination aus elektronischer Signatur durch die Finanzbehörde und handschriftlicher Unterschrift des Steuerpflichtigen eines (weiteren) Formulars ist ebenfalls nicht möglich.
  

Ausnahmsweise kann, wenn die ausländische Steuerbehörde die Ansässigkeit grundsätzlich nicht mittels der österreichischen ZS QU Formulare bestätigen kann und dies im konkreten Fall nachvollziehbar dargestellt wird, ein ausländisches Formular vorgelegt werden. Dieses ist dem sonst ordnungsgemäß ausgefüllten und unterzeichneten ZS QU Formular beizulegen. Die Ansässigkeitsbescheinigung ist durch die ausländische Abgabenbehörde grundsätzlich auf Deutsch oder Englisch auszustellen. In Ausnahmefällen ist eine Ansässigkeitsbescheinigung in einer anderen Sprache zulässig, sofern dieser eine beglaubigte Übersetzung in deutscher Sprache beigelegt wird. Sicherzustellen ist die Überprüfbarkeit und Verifizierbarkeit der Authentizität der ausländischen Ansässigkeitsbestätigung.

Hinsichtlich der bereits mit bestimmten Ländern bestehenden Sondervereinbarungen gab es keine Änderungen hinsichtlich der betroffenen Länder.

Fazit

Eine wesentliche Änderung ist die Notwendigkeit der Vorlage des ausgefüllten und vom ausländischen Einkünfteempfänger und der ausländischen Steuerverwaltung unterfertigten Formulars (ZS-QU1 oder ZS-QU2) im Original beim inländischen Abfuhrpflichtigen.

Erfreulich ist, dass nunmehr auch elektronisch ausgefüllte und elektronisch unterzeichnete ZS QU Formulare anerkannt werden. Zu beachten ist jedoch, dass „Mischformen“ wie etwa elektronische Signatur des Abfuhrpflichtigen und nachfolgende handschriftliche Bestätigung (inklusive Stempel) durch die ausländische Steuerbehörde künftig die Gültigkeit verlieren.

Inwieweit ausländische Steuerbehörden elektronisch signierte Dokumente ausstellen und übermitteln werden bleibt abzuwarten. In absehbarer Zeit wird uE wohl weiterhin und überwiegend mit handschriftlichen Unterschriften bzw. Bestätigungen der Finanzbehörden zu rechnen sein. Aus praktischer Sicht ist uE aufgrund der Notwendigkeit von Originalunterlagen mit einem steigenden administrativen Aufwand zu rechnen.

Offen bleibt, ob der neue Erlass auch auf das Formular ZU-EUMT iZm Gewinnausschüttungen an EU-Muttergesellschaften anwendbar ist. Zudem stellt sich die Frage zur Inkraftsetzung, da der neue Erlass kein konkretes Gültigkeitsdatum nennt. Auszugehen ist wohl davon, dass die neue Regelung für Ansässigkeitsbescheinigungen ab dem 19.12.2025 Anwendung findet.