Betriebsveranstaltungen – Überschreitung des Freibetrages ohne Verlust der Steuerfreiheit möglich?
BFG-Erkenntnis: Neue Sichtweise auf Betriebsveranstaltungsfreibetrag
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Überblick
Die im vergangenen Jahr ergangene Entscheidung des Bundesfinanzgerichts betrifft die lohnabgabenrechtliche Behandlung von Überschreitungen des Freibetrags bei Betriebsveranstaltungen. Im Mittelpunkt steht die Frage, ob Zuwendungen für Betriebsveranstaltungen, die den gesetzlichen Freibetrag von EUR 365,00 pro Mitarbeiter:in und Kalenderjahr überschreiten, als steuerbare Einkünfte gelten. Von entscheidender Bedeutung war dabei die Unterscheidung des BFG zwischen eigenbetrieblichem Interesse und individueller Entlohnung. Bei üblichen Betriebsveranstaltungen, wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflügen, überwiegt laut Ansicht des BFG das eigenbetriebliche Interesse des:der Arbeitgeber:in an der Ausgestaltung der Veranstaltung deutlich gegenüber dem Interesse der Arbeitnehmer:innen, weshalb nicht von einem steuerbaren Einkommen auf Mitarbeiter:innenebene ausgegangen werden kann.
Gesetzlicher Freibetrag
Betriebsveranstaltungen, wie beispielsweise Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge oder kulturelle Veranstaltungen, spielen eine zentrale Rolle in der Unternehmenskultur und tragen zur Stärkung des Teamgeists bei. Die Teilnahme daran ist für Mitarbeiter:innen in der Regel mit verschiedenen Annehmlichkeiten wie beispielsweise Verköstigung oder Unterhaltungsprogrammen verbunden und stellt daher dem Grunde nach einen Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar.
Im Bereich der Lohnabgaben existieren für Betriebsveranstaltungen explizite Freibeträge für den damit einhergehenden Vorteil. Die Teilnahmen an Betriebsveranstaltungen bis zu einem Betrag von EUR 365,00 und dabei erhaltene Sachzuwendungen bis zu EUR 186,00 pro Kalenderjahr und Arbeitnehmer:in sind lohnabgabenfrei. Dieser Freibetrag umfasst alle Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Beitrag zur betrieblichen Vorsorge, DB, DZ, Kommunalsteuer und Wiener Dienstgeberabgabe).
Für Arbeitgeber:innen ist es entscheidend, die Kosten der jeweiligen Betriebsveranstaltung auf die teilnehmenden Mitarbeiter:innen korrekt zu verteilen. Dies erfolgt durch das Teilen der gesamten Veranstaltungskosten durch die Anzahl der Teilnehmenden. Um die Einhaltung der Freibeträge zu gewährleisten und eine fundierte Dokumentation zu führen, sind ausführliche Teilnehmerlisten unerlässlich. Dies ist besonders bedeutsam angesichts der sich verschärfenden Prüfpraktiken im Bereich der Lohnabgaben. Sollten die Freibeträge überschritten werden, ist der Überhang grundsätzlich – so die Verwaltungsprxis der Lohnabgabenbehörden – lohnabgabenpflichtig zu erfassen.
Entscheidungsgrundlagen des Bundesfinanzgerichts zur lohnabgabenrechtlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen
Das Bundesfinanzgericht befasste sich mit der Frage des Freibetrags für Betriebsveranstaltungen in Höhe von EUR 365,00. Gegenstand der Entscheidung war eine im Konzern agierende Beschwerdeführerin, die in den streitgegenständlichen Jahren Weihnachtsfeiern mit anteiligen Kosten pro Mitarbeiter:in Höhe von EUR 100,00 bis EUR 260,00 und Betriebsausflüge in Form von Städtereisen mit anteiligen Kosten pro Mitarbeiter:in Höhe von EUR 400,00 bis EUR 700,00 Euro veranstaltete, wodurch der gesetzliche Freibetrag überschritten wurde.
Das BFG stellte fest, dass Zuwendungen des Arbeitgebers, die aus überwiegend eigenbetrieblichem Interesse erfolgen, nicht als steuerbare Einkünfte des Arbeitnehmers zu betrachten sind. Ein eigenbetriebliches Interesse besteht laut BFG dann, wenn die Zuwendungen unabhängig von der individuellen Arbeitsleistung gewährt werden und vorrangig der Arbeitsplatzgestaltung, der Förderung des Betriebsklimas oder betrieblichen Zielsetzungen dienen. Folglich qualifizierte das BFG die Aufwendungen der Arbeitgeberin von bis zu knapp EUR 1.000,00 pro Arbeitnehmer:in und Kalenderjahr als im überwiegend eigenbetrieblichem Interesse. Der Zweck der Veranstaltungen, sowohl der Weihnachtsfeiern als auch der Städtereisen, war die Förderung des Kontaktes unter den Konzernmitarbeiter:innen und die Verbesserung des Betriebsklimas. Die Veranstaltungen dienten somit primär betrieblichen Zielsetzungen und nicht der zusätzlichen Entlohnung der Mitarbeitenden für individuelle Leistungen.
Das Interesse der Arbeitgeberin an der Durchführung von Betriebsveranstaltungen überwiegt laut dem BFG daher das Interesse der Mitarbeitenden. Das BFG argumentierte zudem, dass eine Überwälzung der gesamten Kosten auf die Arbeitnehmer:innen nicht gerecht sei, insbesondere, wenn besondere Veranstaltungsorte oder Unterhaltungsangebote bei den Arbeitnehmer:innen die Furcht vor den lohnabgabenrechtlichen Konsequenzen auslösen würden. Eine solche „aufgedrängte Bereicherung“ sei steuerlich nicht zu erfassen, wenn die Mitarbeitenden der Zuwendung nicht ausweichen können, ohne Nachteile zu erfahren.
Fazit
Mit seiner Unterscheidung zwischen eigenbetrieblichem Interesse und individueller Entlohnung eröffnet das BFG eine neue Perspektive auf Betriebsveranstaltungen und stellt damit den gesetzlich Freibetrag in der bisher angewendeten Form infrage. Das Erkenntnis des BFG weicht von der herkömmlichen Prüfungspraxis der Lohnabgabenbehörden ab, bei der die Einhaltung von Freibeträgen ein zentrales Prüffeld darstellt. Da gegen das Erkenntnis des BFG Amtsbeschwerde erhoben wurde, steht die endgültige Klärung durch den Verwaltungsgerichtshof jedoch noch aus.
