Überblick
Bei der pauschalen Reiseaufwandsentschädigung handelt es sich um eine Begünstigung für gemeinnützige Sportvereine, deren satzungsmäßiger Zweck die Ausübung oder die Förderung des Körpersportes ist. Konkret richtet sich die Begünstigung an Sportler:innen, Schiedsrichter:innen und Sportbetreuer:innen.
Mit 1.1.23 ist eine Anhebung der Beträge, die steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden können, erfolgt. So können seit 1.1.23 pauschale Reiseaufwandsentschädigungen in Höhe von bis zu EUR 120,00 pro Einsatztag und maximal EUR 720,00 pro Kalendermonat steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden.
Voraussetzungen
Für die Geltendmachung einer pauschalen Reiseaufwandsentschädigung müssen zahlreiche Voraussetzungen erfüllt sein. So ist es beispielsweise nicht möglich, diese aus einem vereinbarten Fixbezug herauszurechnen. In diesem Fall müsste die pauschale Reiseaufwandsentschädigung neben dem vereinbarten Entgelt bezahlt werden. Weiters sind Aufzeichnungen über Einsatztage (Trainings- oder Wettkampftage) zu führen. Dabei ist – je nach Sportart – darauf zu achten, welche Tage als Einsatztag gewertet werden können.
Ausschlaggebend ist zudem, ob der:die Empfänger:in der pauschalen Reiseaufwandsentschädigung unter einen der Begriffe „Sportler:innen, Schiedsrichter:innen bzw Sportbetreuer:innen“ subsumiert werden kann. Sportler:innen können sowohl Mannschaftssportler:innen als auch Einzelsportler:innen sein. Vom Sportlerbegriff nicht umfasst sind die Denksportarten (wie beispielsweise Schach oder Bridge). Als Schiedsrichter:innen gelten Personen, die für die sportliche Leitung einer Veranstaltung zuständig sind. Beispiele hierfür sind Kampfrichter:innen und Rennleiter:innen). Sportbetreuer:innen sind Personen, die die Sportler:innen sportfachlich, medizinisch oder organisatorisch unterstützen (Trainer:innen, Masseure:innen, Sportärzte:innen etc.). Streckenposten und Fahrtendienste für den Nachwuchssport sind davon nicht umfasst.
Zudem darf eine pauschale Reiseaufwandsentschädigung lediglich an Personen bezahlt werden, an die daneben keine Freiwilligenpauschale geleistet wird.
Meldepflicht: Frist Ende Februar!
Zeitgleich mit der Anhebung der steuerfreien Beträge wurde ab 1.1.23 eine jährliche Meldepflicht eingeführt. Diese sieht vor, dass jeder Verein die pauschalen Reisekostenaufwandsentschädigungen die an Sportler:innen, Schiedsrichter:innen und Sportbetreuer:innen, im vorangegangenen Kalenderjahr ausbezahlt wurden, zu melden hat. Diese Meldung ist elektronisch über ELDA bis Ende Februar des Folgejahres an die Sozialversicherung zu übermitteln. Ist eine elektronische Übermittlung nicht zumutbar, kann das amtliche Formular L19 in Papierform übermittelt werden. Sofern für einen Sportler:innen, Schiedsrichter:innen und Sportbetreuer:innen ein Lohnzettel (Formular L 16) übermittelt wird, muss das Formular L 19 nicht gesondert eingereicht werden, da auf dem Lohnzettel die Zahlung der pauschalen Reiseaufwandsentschädigung ersichtlich sein muss.
Fazit
Für die Inanspruchnahme der Begünstigungen der pauschalen Reiseaufwandsentschädigung sind entsprechende Aufzeichnungen zu führen. Die ausgezahlten Beträge sind grds elektronisch bis Ende Februar des Folgejahres zu übermitteln.