Offenlegung: Frist verpasst? Das kann teuer werden!
Unternehmen in Österreich müssen ihren Jahresabschluss fristgerecht beim Firmenbuchgericht einreichen. Wer die Offenlegungsfrist versäumt, riskiert Zwangsstrafen, die sich regelmäßig wiederholen können und nunmehr stark erhöht werden sollen.
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Die Verpflichtung zur Offenlegung betrifft alle Kapitalgesellschaften: Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaften (AG) und flexible Kapitalgesellschaften (FlexCo), sowie kapitalistische Personengesellschaften wie GmbH & Co KG und AG & Co KG, bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist. Einzelunternehmer:innen sowie Personengesellschaften, die nicht kapitalistisch sind, sind von der Offenlegungspflicht hingegen nicht betroffen.
Die Frist zur Offenlegung beträgt neun Monate nach dem Bilanzstichtag. Für Unternehmen mit einem Abschlussstichtag am 31.12.2024 bedeutet dies, dass der Jahresabschluss spätestens bis zum 30.9.2025 beim Firmenbuchgericht eingelangt sein muss. Wird ein bereits eingereichter Jahresabschluss aufgrund einer nachträglichen Prüfung oder Feststellung geändert, ist eine erneute Einreichung erforderlich, um die Korrektur offenzulegen.
Die Versäumung der Offenlegungsfrist zieht empfindliche Konsequenzen nach sich. Das Firmenbuchgericht verhängt in solchen Fällen Zwangsstrafen, die sowohl die Gesellschaft selbst als auch deren Organe, also GeschäftsführerInnen oder Vorstände, betreffen. Wurde die Offenlegung auch zwei Monate nach Ablauf der Offenlegungsfrist nicht durchgeführt, so wird eine weitere Zwangsstrafe festgesetzt. Dasselbe gilt für jeweils zwei weitere Monate. Dies bedeutet, dass bei einem Bilanzstichtag 31.12.2024, mit 1.10.2025 die erste Zwangsstrafverfügung zu erlassen ist. Weitere Zwangsstrafen sind sodann am 1.12 sowie am 1.2 des folgenden Jahres und jeweils nach zwei weiteren Monaten festzusetzen.
Die erste Zwangsstrafe beläuft sich auf EUR 700 pro Gesellschaft und pro Organ. Bei Kleinstkapitalgesellschaften auf EUR 350. Ab der zweiten Zwangsstrafe erhöht sich der Strafbetrag für mittelgroße Gesellschaften und deren Organe auf EUR 2.100 und im Fall von großen Kapitalgesellschaften auf EUR 4.200.
Mit dem Nachhaltigkeitsberichterstattungsgesetz (NaBeG), dessen Ministerialentwurf am 13.1.2025 veröffentlicht wurde, sollen die Strafen nochmals verschärft werden. Bei wiederholten Verstößen steigt die Mindeststrafe für mittelgroße Kapitalgesellschaften und deren Organe auf EUR 4.500 und bei großen Kapitalgesellschaften auf EUR 20.000.
Wird gegen die Zwangsstrafe Einspruch erhoben und kommt es zu einem ordentlichen Verfahren, soll der Strafrahmen auf bis zu 5% der jährlichen Umsätze steigen, wenn zwei Monate nach Zustellung eines im ordentlichen Verfahren ergangenen Strafbeschlusses immer noch nicht offengelegt wurde.
Die im Ministerialentwurf vorgesehenen verschärften Zwangsstrafen sollen auf Jahresabschlüsse mit Abschlussstichtag nach dem 30.6.2025 anwendbar sein. Erstmals betroffen wären somit Jahresabschlüsse mit einem Stichtag zum 31.7.2025, deren Offenlegungsfrist am 30.4.2026 endet. Die Gesetzwerdung des derzeitigen Ministerialentwurfs bleibt abzuwarten.
Abschließend gilt zu beachten, dass Jahresabschlüsse grundsätzlich nur mehr in strukturierter Form offengelegt werden können. Erfahrungsgemäß gestaltet sich die strukturierte Offenlegung aufwändiger als die bis vor kurzem noch tolerierte Offenlegung in unstrukturierter Form (als PDF). Es empfiehlt sich daher, die strukturierte Offenlegung rechtzeitig zu planen.
