Änderungen bei Reisekostenersätzen ab 2025

Überblick
 

Zahlungen, die vom:von der Dienstgeber:in aus Anlass einer Dienstreise als Reisekostenersatz bzw als Taggelder und Nächtigungsgelder geleistet werden, zählen gem § 26 Z 4 EStG nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit und sind somit bis zu den gesetzlich normierten Höchstbeträgen auch nicht steuerbar. Diese Steuerfreibeträge blieben dabei jahrelang unverändert und wurden nunmehr erstmalig seit langem  mit 1.1.2025 angehoben.

Seit 1.1.2025 wird es zusammenfassend die folgenden Anpassungen im Lohnabgabenrecht geben:

• Taggeld bei Inlandsdienstreisen: max EUR 30,00 täglich (bisher EUR 26,40)
•  Nächtigungsgeld bei Inlandsdienstreisen: max EUR 17,00 täglich (bisher EUR 15,00)
• Kilometergeld PKW: EUR 0,50 pro Kilometer (bisher EUR 0,42)
• Kilometergeld Motorfahrräder und Motorräder: EUR 0,50 pro Kilometer (bisher 0,24),. 
• Kilometergeld Mitfahrer: EUR 0,15 pro Kilometer (bisher 0,05)
• Kilometergeld Fahrrad/Fußgänger: EUR 0,50 pro Kilometer (bisher 0,38)

Hingewiesen wird, dass im jüngst veröffentlichte Regierungsprogramm 2025 – 2029 Teil 1 & Teil 2 wieder eine Senkung des Kilometergeldes für Motorfahrräder/Motorräder und Fahrräder auf EUR 0,25 pro Kilometer enthalten ist.

Anzumerken ist hierzu zudem, dass es sich bei den oben genannten Änderungen lediglich um die lohnabgabenrechtliche Komponente handelt. Eine arbeitsrechtliche Verpflichtung, die im Vergleich zur Vergangenheit höheren Kostenersätze auszubezahlen, wird dadurch nicht automatisch geschaffen. Vielmehr bedarf es dafür einer Änderung der jeweiligen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlagen (zB der Kollektivverträge). 

Exkurs: Fahrtkostenersatz- und Kilometergeldverordnung

Änderungen gibt es außerdem bei den gesetzlichen Grundlagen, auf Basis derer die Reisekosten erstattet werden können. Neu erlassen wurden in diesem Zusammenhang die Fahrtkostenersatzverordnung und die Kilometergeldverordnung. 

Die Fahrtkostenersatzverordnung ist für Dienstreisen und berufliche Fahrten (zur Berechnung der Werbungskosten bei der Arbeitnehmerveranlagung) ab dem 1.1.2025 anzuwenden, wenn der:die Dienstgeber:in dem:der Dienstnehmer:in nicht die tatsächlichen Aufwendungen der vom:von der Dienstnehmer:in gekauften Fahrkarte für ein Massenbeförderungsmittel ersetzt.

Der:die Dienstgeber:in hat nach der Verordnung in diesen Fällen grds zwei Möglichkeiten, Fahrtkostenvergütungen (pauschal) abgabenfrei zu ersetzen, wobei der maximale abgabenfreie Ersatz insgesamt mit EUR 2.450,00 jährlich gedeckelt ist.

I. Option 1: Gewährung des Beförderungszuschusses gem § 7 Abs 5 der Reisegebührenvorschrift:

• EUR 0,50 pro Kilometer für die ersten 50 km,
• EUR 0,20 pro Kilometer für die nächsten 250 km,
• EUR 0,10 pro Kilometer für jeden weiteren Kilometer.

Insgesamt darf der abgabenfreie Beförderungszuschuss je Wegstrecke dabei jedoch EUR 109,00 nicht übersteigen.

II. Option 2: Ersatz der fiktiven Kosten für das günstigste Massenbeförderungsmittel können pauschal abgabenfrei ersetzt werden (zB ÖBB-Ticket 2. Klasse).

Eine weitere Änderung im Bereich der Reisekosten war die Schaffung einer eigenen Kilometergeldverordnung. Die Verordnung ist für betriebliche bzw berufliche Fahrten seit dem 1.1.2025 anzuwenden und normiert, dass die pauschale Berücksichtigung von Aufwendungen aus der betrieblichen oder beruflichen Nutzung von Privatfahrzeugen (PKW, Motorräder, Motorfahrräder sowie Fahrräder) durch die Gewährung von Kilometergeld erfolgt.

Das Kilometergeld orientiert sich dabei an den jeweils aktuellen Sätzen der Reisegebührenvorschrift und beträgt für 2025 derzeit EUR 0,50 pro Kilometer (einheitlich für PKW, Motorräder, E-Bikes sowie Fahrräder).

Um das Kilometergeld abgabenfrei berücksichtigen zu können, ist jedoch verpflichtend ein Fahrtenbuch oder eine vergleichbare Dokumentation erforderlich, wobei die folgenden Mindestinhalte zu beachten sind: 

• Datum,
• Kilometerstand,
• gefahrene Tageskilometer,
• Start- und Zielort sowie den
• Zweck der Fahrt.

Weiters gilt zu beachten, dass die abgabenfreie Auszahlung von Kilometergeld nur für Fahrzeuge zulässig ist, die nicht dem Betriebsvermögen zuzurechnen sind und für PKW, Motorräder und Motorfahrräder mit 30.000 km pro Jahr gedeckelt ist (für Fahrräder gilt eine Grenze von 3.000 km jährlich). 

Fazit
 

Zusammenfassend lässt sich somit festhalten, dass mit den Änderungen im Bereich der Reisekostenersätze eine Valorisierung der Steuerfreibeträge erfolgte. Für den:die Arbeitgeber:in entsteht aber erst dann eine arbeitsrechtliche Verpflichtung diese erhöhten Beträge auszubezahlen, wenn die diesbezüglichen arbeitsrechtlichen Grundlagen (ua der Kollektivvertrag) geändert werden, was derzeit auf kollektivvertraglicher Ebene erst zum Teil erfolgt ist.