Проживання за кордоном, робота в Україні: як не платити ЄСВ із зарплати двічі

З початком повномасштабної війни чимало українців виїхали за кордон. Частина з них повернулася, інші вже понад два роки працюють дистанційно на українські компанії, перебуваючи за межами країни.

Українське податкове законодавство передбачає утримання роботодавцем та перерахування до бюджету не лише податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору, а й єдиного соціального внеску (ЄСВ) в розмірі 22% із доходів працівників.

Виникає запитання: які норми соціального страхування застосовуються, якщо працівник фізично працює за кордоном, а роботодавець знаходиться в Україні? Чи має фізична особа або український роботодавець додатково сплачувати соціальні внески в країні перебування працівника?

Зазвичай до працівників застосовуються правові норми тієї держави, де вони фактично працюють. Проте, якщо трудовий договір укладено в країні реєстрації роботодавця (наприклад, Україні), а працівник виконує роботу дистанційно з-за кордону, може виникнути колізія між двома законодавствами. У такому разі можуть з’явитися зобов’язання зі сплати соціальних внесків і в країні перебування працівника.

З ким Україна має угоди про соціальне забезпечення?

За даними Міністерства соціальної політики, наразі Україна має чинні міжнародні договори про соціальне забезпечення з низкою країн світу (Австрія, Азербайджан, Болгарія, Естонія, Іспанія, Латвія, Литва, Молдова, Польща, Португалія, Румунія, Словаччина, Угорщина, Чехія).

Основні положення цих договорів охоплюють: пенсійне забезпечення (трудове, за віком, по інвалідності, у разі втрати годувальника), медичне страхування та доступ до медичних послуг, інші соціальні виплати (наприклад, у разі народження дитини чи втрати роботи).

Ці угоди також забезпечують спрощення процедур отримання соціальних виплат і дозволяють «переносити» страховий стаж та інші соціальні права особи між країнами. Також вони передбачають механізми врегулювання питання сплати соціальних внесків. Зокрема, містять правила щодо отримання спеціальної «Довідки про застосування законодавства» (Certificate of Coverage).

Що таке «Довідка про застосування законодавства» та що вона гарантує?

Це сертифікат, який дозволяє застосовувати правові норми України до відряджених працівників і уникнути додаткових зобов’язань зі сплати соціальних внесків у країні відрядження (перебування). За наявності довідки український роботодавець може сплачувати соціальні внески виключно в Україні (така довідка усуває ризик подвійного соціального внеску, легалізує працевлаштування і захищає трудові права).

Процедура отримання таких довідок наразі доступна лише для Польщі, Литви, Іспанії, Португалії та Чехії.

Довідки видаються Пенсійним фондом України (ПФУ) працівникам українських компаній та ФОПам на термін до 24 місяців із можливістю продовження. При цьому роботодавець зобов’язаний сплачувати заробітну плату та нараховувати ЄСВ на рівні не менше однієї мінімальної заробітної плати. Виконання цієї вимоги перевіряється в Україні на підставі звітів про сплату ЄСВ.

Незважаючи на те, що це питання регулюється міжнародними угодами, кожна країна має свої внутрішні нормативно-правові акти, які деталізують процес отримання довідок. Зокрема, вимагаються додаткові документи для підтвердження відповідності законодавству обох країн, а також гарантування безпеки і прозорості для бізнесу та працівників.

Положення міжнародних угод зазвичай схожі, але можуть мати відмінності у строках та можливостях застосування винятків.

Довідка для відрядження до Іспанії: як отримати?

Найперше при поданні запиту на отримання довідки про застосування законодавства потрібно  окреслити специфіку організаційної форми праці, яка робить можливим розгляд запиту представниками ПФУ. Адже в цілях угоди сертифікат видається лише для відряджених працівників, а не для тих, хто працює дистанційно з-за кордону.

Процедура з Іспанією є прикладом уже встановленої практики, закріпленої в окремій внутрішній інструкції ПФУ. Видача довідки, яка підтверджує, що найманий працівник підпадає під дію законодавства України щодо соціального забезпечення, і визначає строк її дії (не довше ніж два роки), здійснюється за запитом роботодавця.

Щоб отримати довідку, потрібно подати до ПФУ такі документи:

1. Офіційний лист-запит на бланку підприємства за підписом керівника, завірений печаткою, з обов’язковим текстом: «Роботодавець гарантує сплату за працівника єдиного соціального внеску в сумі, не меншій від мінімального страхового внеску». Заява повинна бути подана до початку відрядження працівника.
2. Три примірники довідки UCR/E.1 українською та іспанською або українською та англійською мовами.
3. Наказ про відрядження із зазначенням країни, міста відрядження, назви підприємства та режиму роботи, дати й тривалості відрядження, умов оплати праці та суми добових витрат.
4. Копія першої сторінки закордонного паспорта працівника.

Запит разом із документами надсилається на адресу ПФУ поштою або передається особисто в канцелярію. ПФУ розглядає його протягом 30 календарних днів. У разі схвалення один примірник довідки видається роботодавцю, другий залишається у ПФУ, а третій направляється до компетентного органу Королівства Іспанії.

Відрядження до Чехії: особливості угоди між державами

У зв’язку з війною Чеська Республіка спростила процедури сплати соціальних внесків для осіб із тимчасовим захистом, які працюють в українських компаніях. Спочатку не потрібно було подавати форму UA/CZ 101 (Довідку про застосування законодавства), оскільки передбачалося, що такі працівники вже застраховані в Україні та підпадають під дію українських правових норм. Однак згодом вимоги змінилися.

Якщо працівник перебуває в Чехії понад 24 місяці, можливі два варіанти:

• Український роботодавець повинен зареєструватися в Празькій службі соціального забезпечення, повідомити працівника про початок роботи в Чеській Республіці, сплачувати за нього внески соціального страхування та виконувати інші чеські зобов’язання у сфері соціального забезпечення.
• Працівник може подати заяву на звільнення від чеського законодавства про соціальне забезпечення до ПФУ і отримати форму UA/CZ 101 (Довідка про застосування законодавства) для підтвердження звільнення. У такому разі для продовження наданого звільнення потрібно кожні 24 місяці поновлювати термін відрядження.

Угода не поширюється на медичне страхування, яке завжди регулюється чеськими правилами. Особи з тимчасовим захистом отримують медичне страхування на 150 днів, після яких мають самостійно оформити його.

Відрядження до Болгарії: особливості угоди між державами

Згідно з угодою з Болгарією, законодавство України застосовується до працівників, відряджених до Болгарії на термін до 24 місяців. Після цього строку українське законодавство про соціальне страхування більше не застосовується. Також Україна та Болгарія не мають затвердженої форми довідки для таких випадків, тому український роботодавець має виконувати зобов’язання щодо сплати соціальних внесків у Болгарії.

Працівники не можуть самостійно сплачувати соціальні внески в Болгарії. Натомість відповідальність покладається на українського роботодавця, який повинен зареєструватися як страхова організація в Національному агентстві доходів Болгарії та розраховувати місячну заробітну плату для болгарських внесків на соціальне страхування для працівників, які працюють дистанційно. 

Сплата внесків на соціальне страхування в Болгарії стає обов’язковою, щойно закінчується дворічний період застосування українського законодавства. На практиці, якщо роботодавець не зареєструвався як страховик у Болгарії заздалегідь, він не може «заднім числом» сплачувати внески через технічні обмеження болгарської системи обробки доходів. Може виникнути ситуація, коли зобов’язання щодо сплати болгарських внесків існують, але виконати їх неможливо. Під час  перевірки це може бути виявлено податковими органами Болгарії.

Країни, з якими Україна не підписала договір про соціальне забезпечення

Україна не має підписаних договорів про соціальне забезпечення з більшістю країн світу. Це стосується таких популярних для еміграції українців країн, як Німеччина, Велика Британія, Італія, Кіпр та інші.

Відсутність підписаного договору про соціальне забезпечення призводить до негативних наслідків для українців, які перебувають за кордоном. Вони не завжди можуть перевести свої накопичені соціальні виплати (такі як пенсії чи медичне страхування) з України до країни перебування або навпаки. Крім того, українцям або їхнім роботодавцям в Україні, ймовірно, доведеться сплачувати внески до систем соціального забезпечення як України, так і країни перебування, що призведе до подвійного нарахування соціальних внесків без можливості їх взаємного зарахування.

Угода з Німеччиною

Наприклад, Угода про соціальне забезпечення між Україною та Німеччиною, підписана 7 листопада 2018 року, досі не ратифікована українською стороною. Через це Україна має статус «іноземної держави без угоди» у сфері пенсійного та соціального забезпечення для українців, які проживають у Німеччині.

У Німеччині існує п’ять основних видів соціального страхування. Для всіх видів страхування, крім медичного, діє автоматична система внесення осіб до страхової системи держави. У випадку медичної страховки фізична особа має самостійно обрати касу лікарняного страхування, через яку робитимуться внески. Щомісячні внески на медичне страхування є обов’язковими.

Існують винятки, коли фізичні особи з іноземних держав без угоди можуть не сплачувати соціальні внески в Німеччині. Наприклад, для фізичних осіб, відряджених до Німеччини на роботу, якщо відрядження обмежене в часі через характер найму або умови робочого контракту.

В іншому випадку українська заробітна плата, отримана працівником, який працює з території Німеччини, є об’єктом для нарахування соціальних внесків. За сплату всіх перелічених видів страхування із заробітної плати відповідає роботодавець, а виплати мають направлятись до фондів страхування здоров’я. Якщо український роботодавець не має відділення або офісу в Німеччині, він повинен призначити уповноваженого на сплату соціальних внесків представника в Німеччині.

Ситуація з Кіпром

Фізичні особи, які перебувають на території Кіпру більше ніж 183 дні, можуть підпасти під ризик набуття статусу податкового резидента на Кіпрі. Через це їхня заробітна плата за кордоном буде об’єктом для нарахування соціальних внесків.

Роботодавець повинен буде сплачувати внески на соціальне страхування в розмірі 10,5% від заробітної плати працівника, а сам працівник – 8,8%. Максимальна річна межа зарплати для таких внесків становить 62 868 євро станом на 2024 рік. Роботодавець також зобов’язаний відраховувати 2% усієї заробітної плати своїх працівників до фонду соціальної єдності.

Для сплати соціальних внесків юридичні особи, які не є резидентами країни Євросоюзу, мають відкрити філіал на Кіпрі, який займатиметься перерахуванням і сплатою як податків, так і соціальних внесків. Соціальні внески за працівників сплачуються щомісячно, а у разі несвоєчасної сплати передбачено штрафи. Внески направляються в єдинодержавну Схему Соціального Страхування, яка покриває всіх працівників на Кіпрі.

Прогалини в застосуванні угод

Навіть за наявності визначених процедур отримання довідок про застосування законодавства виникають певні проблеми, які вирішуються лише на практиці:

• Відсутність деяких необхідних форм довідок на ресурсах компетентних органів.
• Відсутність закріпленої можливості ретроспективного подання запиту на отримання довідки (процедура вимагає подання запиту виключно до початку відрядження працівника, хоча на практиці, через обставини виїзду працівників, ПФУ все ж видає довідки ретроспективно).
• Відсутність чітких вимог до пакета документації та узгодженого підходу до заповнення форм довідок.
• Відсутність закріпленого алгоритму дій у разі перевищення строку відрядження з поважних причин (зокрема, через повномасштабне вторгнення тривалість відряджень багатьох працівників перевищує граничний строк, встановлений законом). Проблемним є те, що вже прийняті ПФУ правила дозволяють видачу довідки у разі, якщо строк відрядження не перевищує 24 місяці, проте на практиці фахівці ПФУ надають можливість розділяти період відрядження на декілька періодів, подаючи декілька запитів (законодавчо така можливість не закріплена).
• Неузгодженість положень щодо продовження терміну відрядження (компетентні органи сторін угоди про соціальне забезпечення можуть за взаємною згодою встановити винятки, зокрема у разі отримання запиту про продовження терміну відрядження після дня закінчення терміну дії довідки, проте на практиці компетентний орган такої функції не виконує).
• Не передбачено фактичну можливість моніторингу коректності змісту поданих документів у комунікації з ПФУ до завершення остаточного розгляду запиту.

Відтак процедура отримання довідок про застосування законодавства недостатньо врегульована законодавчо, хоча на практиці завдяки постійному спілкуванню між ПФУ та бізнесом відповідний алгоритм все ж налагоджено. Проте необхідне подальше вдосконалення законодавства з урахуванням прогалин та запозичення успішного досвіду міжнародних партнерів, а також підписання нових міжнародних угод з цієї тематики.