iLegL 合約管理平台
將法律科技應用於各產業合約管理的核心
勤業眾信不僅提供一般法律諮詢，近年更推動法律管理諮詢（Legal Management Consulting），透過工具或系統等數位轉型方案提升諮詢品質、優化作業流程，並滿足客戶對專業、效率之法遵制度建置之期待。
金融業作為受高度監管之行業，任何對內作業或對外法律行為均須留下完整軌跡。如欲完成一份合約的簽署，從準備、審閱、會辦、議約、簽核，到最後的歸檔及定期追蹤，通常需仰賴跨部門權責分工與協作。傳統上使用紙本傳遞、手動比對、電子郵件溝通或由經辦人跟催的作業方式，已逐漸與公司治理追求的穩定、效率、透明等精神背道而馳，甚至可能加劇內控疏失及法律風險。
將法律科技應用於各產業合約管理的核心
為改善上述疑慮，本所團隊自2019年便積極發展法律科技工具，包含與外部專業技術顧問洽談合作，設計一套合約管理系統，以合約生命週期為架構規劃「一站式」數位管理流程，藉此就議約、審核、用印、保存、追蹤等各項目提供系統性的治理方案。
以金融服務業者為例，Deloitte團隊與合作夥伴開發之合約管理系統，除提供基本的議約、審核、履約、報表、系統串接等管理功能，針對其客制化需求亦已於深入了解公司內部作業規範及習慣後提出因地制宜的解決方案。
• 現行的紙本簽呈作業程序可能衍生之內控及法律問題
- 有心人士可鑽漏洞，造成公司重大損失
- 紙本資料保存與查詢不易
- 沒有審核紀錄，無法追蹤處理經過或釐清責任歸屬
- 審核進度追蹤不易
• 跨部門會簽作業中，手動比對文件修正差異及註釋修正理由的缺點
- 審閱費時且缺乏效率
- 合約內容每改一次，均需重頭檢查
- 如果需製作條文差異對照表，耗費很多時間與人力
- 使用Word追蹤修訂，無法確保差異點均有列出
• 經辦人為跟催或追蹤履約進度的不便之處
- 單憑人員記憶去執行履約，容易遺忘、疏漏
- 缺乏追蹤勾稽機制，無法管理履約事項是否已被完成
• 以電子郵件或電話作為主要溝通管道所會面臨的困境
- 透過email溝通不夠即時，效率也不佳
- 電話溝通，分享資料不易
- 溝通內容不會彙整為紀錄，後續追蹤查詢不易
次者，在規劃基礎功能後，外部專業技術顧問將提供虛擬環境讓每一客戶試用，再就不同客戶的各自需求進行客製化開發。以前述提及之金融服務業者為例，其並有要求針對合約進行多層次分類、系統應能結合工時計算、且要能與公司人力資源系統即時串接等。
項次 |
項目 |
備註 |
1 |
系統分析 |
1.需求訪談 2.雛型製作 |
2 |
系統開發 |
1.系統設計與規畫 2.系統開發 |
3 |
系統整合測試與調整 |
測試與產出測試報告 |
4 |
使用者測試與調整 |
使用者測試 |
5 |
系統上線 |
1.上線前準備 2.手冊調整 3.教育訓練 |
系統開發階段
• 差異比對設計
一、 參條文修正對照表格式，快速自系統產出2版合約之差異對照
二、 提供差異說明欄位填寫，供審核主管閱覽
三、 可產出條文差異對照表並提供下載
• 智慧提醒功能
一、 偵測合約內文產出履約提醒
二、 針對作業流程產出履約紀錄
三、 提醒通知可寄送至相關人員信箱
• 線上討論區設計
一、 跨部門協同作業，可即時溝通
二、 可產出會議紀錄，後續可追蹤參考
iLegL 合約管理系統 – 成功案例分享（詳請參閱下方連結）
近年，數位轉型已然成為顯學，在較傳統的法律部門（或一般俗稱法務部門）亦面臨到轉型浪潮，特別是在特定產業別或企業採取遠端辦公為原則之情形下，其成熟度更成為亟待解決之議題。合約管理系統平台得就公司合約管理流程提供完整的服務規劃，以協助客戶落實透明治理並減少法律風險。
