Rozwiązanie CEWA jest realizowane z wykorzystaniem technologii typu klient-serwer. Komunikacja z użytkownikiem będzie odbywała się za pomocą interfejsu użytkownika w postaci graficznej, udostępnionej za pomocą przeglądarki internetowej. Równolegle system CEWA w zakresie dodawania wpisów do dokumentacji będzie udostępniał API służące do odbierania ustandaryzowanych plików elektronicznych wg schemy .xml. Zatem rozwiązanie to ma pozwalać na dokonywaniu manualnie wpisów w udostępnionym online systemie CEWA. Alternatywnie podmioty zobligowane do ewidencjonowania będą mogły przesyłać zbiorczo dane wsadowe zgodnie z odpowiednią schemą.

Trzeba podkreślić, że CEWA nie tylko będzie gromadzić przesyłane dane, ale będzie je również przetwarzać. Co więcej, jak rozumiemy z informacji przekazywanych na spotkaniach z Ministerstwem Finansów, w Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych będą funkcjonowały różne walidacje, które mogą wręcz uniemożliwiać dokonanie podmiotowi wpisów w określonych przypadkach np. jeśli stan magazynowy wyliczony przez CEWA nie będzie wystarczający do wydania danej ilości wyrobów akcyzowych, CEWA nie przyjmie wpisu o wydaniu wyrobów. Będzie to zatem zaawansowane narzędzie, które trzeba będzie weryfikować zarówno w zakresie statycznym jak i dynamicznym.

Wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji w systemie CEWA jest jedną z największych dotychczasowych zmian w obszarze akcyzy. Dotknie ona bardzo wielu podmiotów, również tych, których ekspozycja na podatek akcyzowy jest na chwilę obecną ograniczona na przykład do prowadzenia ewidencji dla smarów zużywanych w przedsiębiorstwie, gdyż zostały nabyte ze zwolnieniem z akcyzy albo do prowadzenia ewidencji energii elektrycznej w przypadku posiadania kilku instalacji fotowoltaicznych o łącznej mocy powyżej 1 MW. Skala bowiem tutaj nie ma znaczenia. Dokonanie choćby raz do roku czynności wymagającej zaewidencjonowania, w którejś z przewidzianej w przepisach akcyzowych ewidencji czy księdze, będzie musiał być odnotowany w Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych.

Dla podmiotów, które prowadzą działalność akcyzową jedynie w ograniczonym zakresie i tym samym dokonują do prowadzonych ewidencji akcyzowych stosunkowo niewielkiej liczby wpisów, wystarczający powinien być dostęp i wypełnianie CEWA w formie on-line. Niemniej przed startem CEWA trzeba będzie „skonfigurować” profil podmiotu w CEWA – ustanowić administratora, określić dla jakich miejsc prowadzenia działalności jakie ewidencje będą prowadzone, nadać uprawnienia (utworzyć role, przypisać do ról obszary uprawnień oraz użytkowników) oraz utworzyć słowniki dla podmiotu. Mimo że dostęp do CEWA będzie na PUESC, nic nie utworzy się automatycznie na podstawie danych o podmiocie już wprowadzonych na PUESC.

Zadanie przygotowania do raportowania w CEWA z pewnością będzie bardziej skomplikowane dla podmiotów dokonujących dużej liczby czynności ujmowanych w ewidencjach i księgach, które już dziś prowadzą dokumentację akcyzową bezpośrednio w programach służących do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem, czy w specjalnych narzędziach informatycznych przeznaczonych do prowadzenia ewidencji akcyzowych. Te podmioty, oprócz przygotowania profilu w CEWA, będzie musiało podjąć kompleksowe działania technologiczne w celu wypracowania prawidłowej metody komunikowania się z CEWA. Będzie to wymagało nakładów pracy oraz czasu. Przygotowanie wymagań do raportów z systemów, aby prawidłowo utworzyć plik .xml zgodny ze schemą przy uwzględnieniu specyfiki biznesu, wydewelopowanie tego rozwiązania, przetestowanie go oraz ostatecznie wdrożenie to zadanie na przynajmniej kilka tygodni, jak nie miesięcy.

Wiele kwestii wciąż pozostaje w strefie domysłów. Brak jest rozporządzeń wykonawczych, które będą opisywać funkcjonowanie CEWA oraz szczegółowe zasady raportowania w tym systemie. Brakuje tak istotnych informacji jak na przykład tego, z jaką częstotliwością będzie należało wysyłać dane wsadowe. Tymczasem na przygotowania zostało właściwie tylko kilka miesięcy. Czas zatem rozpocząć przygotowania na tyle, na ile to na tym etapie jest możliwe.

Zespół Akcyzowy Deloitte ma unikatowe doświadczenie technologiczne w zakresie rozwiązań akcyzowych służących do raportowania i kalkulowania akcyzy. Realizowaliśmy projekty dla największych podatników akcyzowych w Polsce w zakresie przygotowania wymogów systemowych do rozwiązania akcyzowego w systemach klasy ERP. Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy z sukcesem autorskie rozwiązanie w SAP do raportowania i kalkulowania akcyzy u jednego z największych producentów wyrobów alkoholowych. Dokonaliśmy szeregu audytów takich rozwiązań. Zbudowaliśmy własną aplikację do elektronicznego prowadzenia ewidencji akcyzowych ExciseCube. Przy wdrażaniu kolejnych etapów elektronizacji (wdrożeniu e-DD, e-SAD, CRPA) wspieraliśmy naszych klientów podczas otwartych szkoleń, czy też indywidualnych warsztatów. Ponadto w Deloitte mamy ekspertów technologicznych, z którymi jesteśmy gotowi zapewnić pełne wsparcie we wdrożeniu CEWA.