Ulga B+R pod lupą – jak wygląda kontrola rozliczenia?

Ulga badawczo-rozwojowa od lat pozostaje jednym z najbardziej efektywnych narzędzi wspierających innowacyjność w Polsce. Korzystają z niej firmy z różnych branż – od przemysłu, przez sektor IT, po powszechne usługi. Zgodnie z oficjalnymi statystykami Ministerstwa Finansów tylko w 2023 r. z ulgi skorzystało ponad 2,5 tysiąca podatników, odliczając łącznie ponad 9,2 miliarda złotych kosztów kwalifikowanych. To najwyższy poziom odliczeń od początku funkcjonowania tej preferencji i jasny sygnał, że ulga ta cieszy się niesłabnącą popularnością.

W ostatnim czasie obserwujemy wzrost liczby kontroli oraz czynności sprawdzających prowadzonych przez urzędy skarbowe. Z naszych doświadczeń wynika, że rozliczenia odpowiednio przygotowanych podatników - posiadających właściwą dokumentację oraz rzetelnie opisane projekty - nie są kwestionowane przez organy podatkowe.

W niniejszym artykule dzielimy się konkretnymi przykładami pytań zadawanych przez urzędy, wskazujemy najczęstsze „punkty zapalne” oraz podpowiadamy, jak przygotować się do ewentualnej kontroli – by potraktować ją jako element wewnętrznie ułożonego i odpowiednio wcześniej przygotowanego procesu podatkowego związanego z rozliczeniem ulgi B+R.

Rosnące zainteresowanie fiskusa - z praktyki doradczej

Urzędy nie ograniczają się już do weryfikacji danych liczbowych, lecz coraz częściej wchodzą w szczegóły projektów, ich przebiegu i rezultatów. W wielu przypadkach już sama liczba i zakres zadanych pytań świadczą o zmianie podejścia organów; urzędy chcą zrozumieć (niekoniecznie kwestionować) całość procesu związanego z rozliczeniem ulgi B+R. Chodzi zarówno o procesy obliczeniowe i metodologiczne związane z kalkulacją wysokości ulgi B+R, jak i samo powstawanie innowacji – od pomysłu, przez zespół, metodykę i dokumentację, aż po rezultat.

Nie mniej istotna okazuje się również jakość dokumentacji: urzędnicy chcą mieć możliwość jednoznacznego określenia: jakie były cele projektów, kto je realizował, w jakim czasie i z jakim rezultatem.

Najczęstsze pytania urzędów – czego organy konkretnie chcą się dowiedzieć?

Punktem wyjścia dla każdej skutecznej kontroli jest zrozumienie, jak organy patrzą dziś na ulgę B+R – obserwujemy, że nacisk organów przesuwa się w stronę spójności dokumentacji z rzeczywistym przebiegiem projektów, zasadnością uznania ich za działalność badawczo-rozwojową oraz klarownością przypisania kosztów i osób do konkretnych działań.

Poniżej przedstawiamy przykładowe zestawienie kwestii, o które pytani są podatnicy rozliczający ulgę na działalność badawczo-rozwojową. 

Jak wskazaliśmy wcześniej, pytania organów sięgają również w stronę oceny twórczego i innowacyjnego charakteru działań, receptur, metodyki testów i wykorzystywanej aparatury badawczej – niezależnie od branży, w której kontrolowany podmiot działa.

W naszej ocenie należy skupić się na właściwej identyfikacji projektów i opisaniem ich w sposób zgodny z definicją działalności B+R –np. poprzez kompleksowy przegląd całej działalności spółki pod kątem kwalifikacji poszczególnych aktywności jako działalność B+R na podstawie wywiadów i analiz z pracownikami zaangażowanymi (również w sferach, w które potencjalnie mogą wydawać się „nieinnowacyjne”). 

W naszej ocenie, konieczne jest przygotowanie kompletnej dokumentacji na potrzeby rozliczenia ulgi B+R (wraz z odpowiednim opisem samych prac B+R – kart projektów) oraz docelowo wypracowanie bieżących procesów wewnętrznych, w celu efektywniejszej realizacji obowiązków związanych z gromadzeniem dokumentacji oraz bezpośrednio z rozliczeniem samej ulgi. 

Przypomnijmy - w celu poprawnego rozliczenia ulgi B+R, kluczowe jest zidentyfikowanie współczynnika czasu pracy poszczególnych pracowników, poświęconego na działania B+R w ich ogólnym czasie pracy. W praktyce kontrole pokazują, że największe trudności pojawiają się tam, gdzie nie prowadzono rzetelnej ewidencji czasu pracy umożliwiającej jednoznaczną alokację czasu pracy pracownika poświęcone na działalność B+R.

Dla skutecznego rozliczenia ulgi B+R kluczowe jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji czasu pracy, która – co najmniej w ujęciu miesięcznym - umożliwia jednoznaczne przypisanie zaangażowania poszczególnych pracowników do konkretnych projektów badawczo-rozwojowych. Niezbędna jest analiza dostępnych u podatnika danych, ocena przydatności istniejących systemów ewidencyjnych oraz wprowadzenie odpowiednich procedur na przyszłość - tak, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami oraz oczekiwaniami organów podatkowych.

Dla skutecznego skorzystania z ulgi B+R konieczne jest prawidłowe sporządzenie kalkulacji kosztów kwalifikowanych – zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz aktualną praktyką interpretacyjną. Równie istotne jest dopasowanie rozliczenia do danych wynikających z systemów księgowych oraz wewnętrznych procesów ewidencyjnych stosowanych przez podatnika, tak aby możliwa była spójna i przejrzysta prezentacja danych na potrzeby ewentualnej kontroli.

Odpowiednie ustrukturyzowanie danych oraz możliwość sprawnego przesłania organowi podatkowemu niezbędnych dokumentów, powinien stanowić dziś standard, który znacząco ułatwia przejście przez niemal pewny proces kontroli.

Jakkolwiek organ podatkowy może oczekiwać szerokiego zestawu dokumentów i danych, należy pamiętać, że nie istnieje jeden oficjalny wzorzec dokumentacji ulgi B+R. Ostateczny kształt materiałów potwierdzających spełnienie warunków ulgi zależy od przyjętych przez podatnika praktyk – i to właśnie od jakości tego przygotowania zależy skuteczność weryfikacji.

Ulga B+R nadal działa – warto z niej korzystać, ale po niezbędnym przygotowaniu

Z naszych obserwacji wynika jednak jednoznacznie: ulga pozostaje szeroko dostępnym i efektywnym narzędziem, o ile podatnik potrafi wykazać spełnienie ustawowych warunków i dysponuje odpowiednią dokumentacją.

W naszej praktyce widzimy, że firmy, które już na etapie realizacji prac badawczo-rozwojowych dbają o właściwe opisy projektów, ewidencję czasu pracy i poprawne wyodrębnienie kosztów, przechodzą kontrole bez większych problemów. Co więcej, w większości udaje się im obronić pełne wartości zadeklarowanych odliczeń.

Wnioski?

• Ulga B+R nadal się opłaca – realnie obniża podstawę opodatkowania i wspiera finansowanie innowacji.
• Kontrole są coraz bardziej wnikliwe, ale nie powinny stanowić wyzwania dla rzetelnie przygotowanych podatników.
• Odpowiednie przygotowanie i bieżąca dokumentacja to dziś warunek skutecznego i spokojnego korzystania z ulgi B+R.