KSeF w JST: Czy Twoja JST jest już gotowa na KSeF?

Na przestrzeni ostatnich kilkunastu miesięcy, w kolejnych odsłonach naszego newslettera, staraliśmy się przybliżyć Państwu wybrane zagadnienia związane z wejściem w życie przepisów dotyczących obligatoryjnego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz analizowaliśmy wpływ tych nowych regulacji na funkcjonowanie rozliczeń VAT w JST. Już dziś z całą pewnością możemy powiedzieć, że w zakresie podatku VAT w JST, obowiązkowy KSeF będzie zmianą nie mniejszą niż centralizacja. Do wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostało zaledwie kilka dni.

Warto zatem podsumować najważniejsze dla JST z nadchodzących zmian:

1.      Format faktury – dotychczas dobrowolne stosowanie e-faktury stanie się obowiązkowe, jednocześnie zmianie ulegnie struktura logiczna zgodnie, z którą e-faktury będą wystawiane (w życie wejdzie schema FA(3));

2.      Obowiązek wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF - w przypadku czynności, które wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT na rzecz podatnika VAT wystawianie e-faktur w KSeF stanie się obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł brutto, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników; przepisy przewidują jednocześnie nieliczne wyłączenia z obowiązkowego KSeF dla wybranych transakcji, które nadal  będą mogły być dokumentowane fakturą wystawioną papierowo lub elektronicznie oraz czasowe, do końca 2026 r., odroczenie stosowania przepisów przez najmniejszych podatników;

3.      Obowiązek odbierania faktur w KSeF – zniesiony zostanie wymóg uzyskania zgody nabywcy na wystawienie e-faktury, w konsekwencji od 1 lutego 2026 r. obiór e-faktur poprzez KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników, również w przypadku, gdy dla e-faktur sprzedażowych podatnicy ci będą mogli jeszcze skorzystać z odroczenia;

4.      Sposób wystawiania i odbierania faktur – w celu wystawienia lub odebrania e-faktury konieczne stanie się korzystanie z przygotowanej przez Ministerstwo Finansów platformy (KSeF); dostęp do KSeF możliwy będzie bezpośrednio przez Aplikację Podatnika 2.0., jak również - o ile możliwość taką zapewni dostawca IT obsługujący państwa JST - możliwy może być także dostęp z poziomu systemu finansowo-księgowego JST przy wykorzystaniu API (tj. interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi);

5.      Uprawnienia do korzystania z KSeF – wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF będzie wymagało nadania odpowiednich uprawnień użytkownikom do korzystania z KSeF;

6.      Data otrzymania faktury – datę otrzymania e-faktury będzie - co do zasady - wyznaczał moment przydzielenia tej fakturze przez KSeF numeru ją identyfikującego (tj. KSeF ID);

7.      Powiązania pomiędzy e-fakturami za pomocą KSeF ID – podanie KSeF ID stanie się niezbędne w przypadku wystawiania korekt do e-faktur, a także w przypadku wystawiania faktur zaliczkowych i rozliczeniowych; 

8.      Nowe obowiązkowe oznaczenia i informacje w JPK - od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe będzie wskazanie KSeF ID w pliku JPK po stronie sprzedażowej oraz zakupowej, ponadto nieposiadające numeru KSeF dokumenty będą musiały zostać oznaczone odpowiednim nowym znacznikiem;

9.      KSeF ID w tytule przelewu dotyczącego e-faktury - podanie KSeF ID stanie się obowiązkowe od 1 lutego 2027 r.;

10.  Likwidacja not korygujących – noty korygujące zostaną w całości zastąpione przez faktury korygujące, zarówno w przypadku e-faktur jak i faktur wystawianych w innej formie;

11.  Likwidacja duplikatów do e-faktur - staną się one zbędne, ponieważ KSeF zapewni przechowywanie e-faktur w systemie przez 10 lat;

12.  Obowiązek oznaczania wizualizacji e-faktury kodami QR – w zależności od okoliczność koniecznym będzie oznaczenie wizualizacji faktury udostępnianej poza KSeF jednym lub dwoma specjalnymi kodami QR (lub linkiem).

A jak wykorzystać efektywnie te ostatnie chwile przed wyjściem w życie obligatoryjnego KSeF?

KSeF bez wątpienia wywrze ogromy wpływ na organizację pracy w JST. Aby uniknąć początkowego chaosu, warto poświęcić ten czas na przygotowanie i przetestowanie procedur związanych z wystawianiem i odbiorem e-faktur, jak również na zaplanowanie i wdrożenie odpowiednich zmian w procedurach obiegu dokumentów. Ponadto, warto sprawdzić gotowość techniczną i upewnić się, że oprogramowanie finansowo-księgowe będzie na czas zintegrowane z KSeF, a także zweryfikować czy posiadacie Państwo wszystkie instrumenty techniczne umożliwiające zalogowanie się do KSeF i korzystanie z tej platformy.