W ramach kontynuacji cyklu „KSeF w JST” przedstawiamy Państwu w zarysie, jak implementacja obligatoryjnego modelu fakturowania w KSeF może wpłynąć bezpośrednio lub pośrednio na inne niż podatkowe obszary działalności JST.

Zmiany, które niesie za sobą wdrożenie KSeF, będą miały wpływ na niemal wszystkie aspekty funkcjonowania Państwa JST. Implementacja KSeF może prowadzić do większej lub nawet pełnej digitalizacji procesów finansowo-księgowych. JST czeka rewolucja w dotychczasowym sposobie zarządzania dokumentacją finansowo-księgową w JST, z uwagi na przykład na otrzymywanie zdecydowanej większości faktur zakupowych w nowym cyfrowym modelu.

Powyższe może oznaczać dla Państwa szereg korzyści w bieżącym funkcjonowaniu JST, w tym:

• automatyzacja procesów finansowo-księgowych może znacząco zwiększyć efektywność pracy i zminimalizować ryzyko błędów ludzkich;
• wymierne korzyści finansowe wynikające z redukcji kosztów operacyjnych i usprawnienia współpracy z kontrahentami;
• usprawnienie procesów płatności i rozliczeń;
• szybki dostęp do aktualnych danych finansowo-księgowych;
• uproszczenie procesów związanych z czynnościami sprawdzającymi i kontrolami skarbowymi;
• potencjalna redukcja kosztów związanych z drukiem, przechowywaniem i przesyłaniem dokumentów papierowych.

Tym niemniej, w naszej ocenie w początkowej fazie wdrożenia obligatoryjnego fakturowania w KSeF cały proces może okazać się kosztowny oraz czasochłonny. Ponadto, jeśli prace rozpoczną się zbyt późno lub jeśli KSeF nie zostanie prawidłowo zintegrowany z funkcjonującymi w JST systemami finansowo-księgowymi, może doprowadzić to do negatywnych konsekwencji na płaszczyźnie organizacyjnej oraz finansowej, jak na przykład:

• opóźnienia w przetwarzaniu faktur, co bezpośrednio może przełożyć na terminowość płatności i odsetki za zwłokę;
• nieprawidłowości w księgowaniu wpłat od kontrahentów;
• trudności z prawidłowym przygotowaniem oraz terminowym składaniem plików JPK;
• problemy z prawidłową alokacją wydatków do danego wydziału / jednostki organizacyjnej w JST.

W naszej ocenie, ważnym działaniem w przedmiotowym procesie powinno być także zrewidowanie i ewentualne zaktualizowanie treści czy wprowadzenie procedur związanych z obiegiem dokumentów księgowych: centralizacyjnej w VAT, obiegu dokumentów (w tym faktur) w JST, czy wdrażającej zasady funkcjonowania KSeF w Państwa JST. Właściwie zaplanowany oraz przeprowadzony proces wdrożeniowy, poprzedzony wnikliwą analizą specyfiki funkcjonowania Państwa JST, pozwoli na osiągnięcie znaczących korzyści i zminimalizowanie potencjalnych ryzyk.

Dlatego też, zachęcamy Państwa do przygotowania się i przeprowadzenia powyższego procesu z odpowiednim wyprzedzeniem. Uwzględniając stopień złożoności niezbędnych działań, JST musi zapewnić sobie odpowiednią ilość czasu na przeanalizowanie nowych dla JST obszarów, opracowanie właściwej strategii oraz zintegrowanie odpowiednich systemów JST.

Przypominamy przy okazji, że wyżej opisana problematyka oraz pozostałe najważniejsze kwestie związane z wdrożeniem KSeF w JST zostały przez nas omówione podczas webinaru, do którego link znajdziecie Państwo poniżej. Zachęcamy Państwa do obejrzenia nagrania z webinaru.