KSeF w JST: Dlaczego samo posiadanie programu i znajomość schemy nie wystarczą żeby dobrze wdrożyć KSeF?

Kontynuując temat przygotowań do implementacji Krajowego Systemu e-Faktur w ramach cyklu „KSeF w JST” wyjaśnimy dlaczego, aby prawidłowo wdrożyć KSeF już dzisiaj warto rozpocząć analizę realizowanych przez JST transakcji.

Znaczenie struktury e-faktury

Znajomość przygotowanej przez Ministerstwo Finansów struktury logicznej e-faktury oraz integracja istniejących systemów finansowo – księgowych z KSeF z odpowiednim oprogramowaniem do obsługi KSeF zdecydowanie nie wystarczą by uznać, że JST jest gotowa na e-faktury.

Poza kwestiami technicznymi związanymi z wdrożeniem KSeF, zaadresowania wymaga bowiem również szereg kwestii merytorycznych i organizacyjnych –kwestii, które dotyczą samego funkcjonowania JST, a więc operacji występujących na etapach znacznie wcześniejszych niż zastosowanie programu do wystawiania faktur.

Zasadniczo każda podlegająca centralizacji VAT jednostka organizacyjna JST dokonuje zakupów i potencjalnie każda może być zobowiązana do wystawienia faktur sprzedażowych. Kluczowym procesem przygotowującym do wdrożenia systemu e-faktur powinna być więc gruntowna i kompleksowa analiza transakcji przeprowadzanych przez konkretną JST i funkcjonujących w niej procesów. Analiza taka musi uwzględniać wiele aspektów działania JST, które zazwyczaj są naturalną częścią mechanizmów funkcjonujących w JST od wielu lat.

Wyzwania związane z różnorodnością transakcji

Biorąc pod uwagę liczbę jednostek organizacyjnych JST wyzwaniem może być już sama liczba różnych rodzajów przeprowadzanych przez te jednostki transakcji, które będą musiały zostać w odpowiedni sposób ujęte w strukturze e-faktury.

Co więcej, transakcje te będą różnić się poziomem skomplikowania pod kątem danych wymaganych przez schemę, by skutecznie wystawić fakturę. Faktura przygotowana niezgodnie z obowiązującą w chwili jej wystawienia strukturą logiczną, zostanie przez KSeF odrzucona. W takiej sytuacji wystawca będzie musiał zidentyfikować swój błąd i poprawić dokument.  Przygotowując się do wdrożenia e-faktur, JST będzie więc zmuszona by dokładnie przyjrzeć się posiadanym i gromadzonym przez nią danym, aby ocenić, czy wystarczają one by wystawić fakturę we właściwym formacie.

W przypadku braku wymaganych informacji, konieczne będzie podjęcie czynności zmierzających do ustalenia skąd takie dane można pozyskać. Weryfikacji wymagać będą zatem również istniejące w JST powiązania organizacyjne. Pozyskanie właściwych danych może wymagać reorganizacji funkcjonujących obecnie procesów, a w konsekwencji wiązać się z koniecznością przeszkolenia pracowników w zakresie nowych procedur.

E-faktury a kontrola dokumentów

Warto zwrócić uwagę, że KSeF nie będzie weryfikował poprawności merytorycznej przesłanych do systemu dokumentów. Jednocześnie dzięki e-fakturom organy skarbowe zyskają szeroką wiedzę o realizowanych przez JST transakcjach i będą mogły sprawnie identyfikować wadliwe i nierzetelne faktury. Proces wdrażania KSeF powinien być zatem także impulsem do weryfikacji poprawności traktowania na gruncie przepisów podatkowych realizowanych przez JST transakcji.

Niemniej istotny jest fakt, że w proces wystawiania i odbioru faktur w JST zaangażowanych jest zazwyczaj wiele osób, których wymagań i oczekiwań co do treści dokumentów przy implementacji KSeF nie można pominąć. Zarówno JST, jak i jej kontrahenci mogą być zainteresowani tym, aby na e-fakturach znajdował się szerszy zakres danych, niż informacje zamieszczane obligatoryjne. Jednak po wdrożeniu KSeF nanoszenie poprawek do systemów informatycznych czy ustalonych procedur może okazać się problematyczne i kosztowne. W konsekwencji już dziś należy zastanowić się jakie dodatkowe informacje JST chce lub powinna uwzględnić na fakturze oraz w jaki sposób je na niej umieścić, a także wskazania jakich danych oczekuje od swoich kontrahentów.

Mając na względzie, że analiza transakcji to proces złożony i czasochłonny warto odpowiednio zaplanować go w czasie. Prawidłowo przeprowadzony zapewni jednak JST nie tylko formalną poprawność wystawianych faktur, ale pozwoli też na uniknięcie wielu trudności organizacyjnych i technicznych, a w konsekwencji ryzyk, które mogą pojawić się przy rozliczaniu tak strony zakupowej, jak i sprzedażowej działalności JST.