Po przeprowadzonych konsultacjach pojawiła się propozycja zmiany przepisów w zakresie KSeF, która jest obecnie procedowana. Należy podkreślić, że wśród zmian nie ma przesunięcia terminu, co oznacza, że KSeF zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r. Nie zmienił się również krąg podmiotów zobowiązanych do jego wdrożenia – nadal obejmuje on jednostki samorządu terytorialnego (JST) i nic nie przemawia za tym, aby miało być inaczej. Działania podjęte przez ustawodawcę są wyraźnym sygnałem, że Polska nie rezygnuje z wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania i temat ten jest jak najbardziej aktualny. Pozostaje to w zgodzie z szerszym trendem europejskim –  w 2025 i 2026 r. analogiczne obowiązki wprowadzają Niemcy, Belgia, Francja i Słowenia.

Jakie zmiany przewiduje nowelizacja w zakresie KSeF?
 

W opublikowanym projekcie nowelizacji ustawy o VAT w zakresie KseF, Ministerstwo Finansów zaproponowało m.in. następujące regulacje:

• wymóg podawania numeru KSeF w płatnościach, zniesienie faktur z kas rejestrujących i kary za niedopełnienie obowiązków będą odroczone do 1 sierpnia 2026 r.;
• nabywca będący podatnikiem VAT, będzie zobowiązany do podania NIP przy zakupie (o ile posługuje się NIP dla celów wystawienia faktury);
• wystawca będzie musiał przekazać e-fakturę z kodem QR poza KSeF, jeśli nabywca nie poda NIP;
• pełna wersja techniczna KSeF, budowana od podstaw, ma zostać udostępniona pod koniec 2025 roku, prawdopodobnie w IV kwartale;
• będzie istniała możliwość podania terminu płatności bez konkretnej daty oraz wprowadzenia roli podmiotu trzeciego – pracownika.

Ponadto w świetle zmienionych przepisów na zasadzie dobrowolności dopuszczalne stanie się wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych w postaci ustrukturyzowanej.

Propozycje przedstawione powyżej pozostają zasadniczo spójne z wcześniejszymi założeniami Ministerstwa Finansów przedstawionymi po fazie konsultacji KSeF. Niemniej, niezależnie od zaproponowanych zmian, jest cały szereg wyzwań, które już teraz czekają na JST – zwłaszcza, że Ministerstwo nie przewiduje przesunięcia terminu na wejście obowiązkowego KSeF.

Brak obowiązku podania danych odbiorcy na fakturze przez sprzedawcę – istotny problem w rozliczeniach JST
 

Jednym z głównych problemów, które samorządy muszą wziąć pod uwagę przy wdrażaniu KseF, z uwagi na prowadzenie rozliczeń w modelu scentralizowanym, jest kwestia wskazania danych odbiorcy faktury VAT.

O ile kontrahenci będą mieć techniczną możliwość podania na fakturze danych jednostki podległej JST jako odbiorcy faktury, to nie będą do tego zobowiązani. Brak prawnych instrumentów nakładających na sprzedawców wskazania takich danych oraz często zbyt ogólne opisy świadczonych usług/dostarczanych towarów, mogą prowadzić do sytuacji, w której JST nie będą w stanie zidentyfikować jakiego zakupu dotyczy dana faktura VAT, do której jednostki podległej powinien zostać alokowany taki koszt, a nawet czy wystawiony dokument powinien w ogóle zostać wystawiony z podaniem danych JST jako nabywcy. W praktyce oznaczać może to chaos w rozliczeniach, a w konsekwencji – opóźnienia w płatnościach i naliczenie JST odsetek.

Z uwagi na te potencjalne trudności, konieczne jest opracowanie rozwiązań, które umożliwią prawidłowe pozyskiwanie informacji niezbędnych do właściwego zarządzania otrzymywanymi przez JST dokumentami.

Inne wyzwania jakie czekają JST
 

Wdrożenie KSeF wiąże się również z innymi ważnymi kwestiami, które warto uwzględnić na etapie przygotowań:

1. organizacja pracy – konieczność wprowadzenia nowych procedur wewnętrznych oraz przeszkolenia pracowników;

2. analiza realizowanych transakcji - zweryfikowanie informacji, które są gromadzone w systemach informatycznych, pod kątem ich zgodności ze schemą e-faktury;

3. dostosowanie systemów informatycznych w celu prawidłowego i efektywnego przesyłania faktur do KSeF;

4. komunikacja z kontrahentami – konieczność ustalenia nowych zasad współpracy z kontrahentami, aby zapewnić kompletność danych na e-fakturach.

Istotne wyzwanie będzie także związane z załącznikami do faktur – o ile możliwość umieszczania załączników w formie ustrukturyzowanej wraz z e-fakturą zostanie wprowadzona w ramach procedowanych zmian przepisów, o tyle ich zakres może być nie wystarczający dla prawidłowego obiegu dokumentów w JST. Oznacza to, że dokumenty takie jak umowy czy protokoły odbioru dalej będą musiały być przesyłane poza systemem.

Nie czekaj z przygotowaniami
 

Warto uświadomić sobie, że jednego dnia z KSeF zaczną korzystać obowiązkowo wszyscy podatnicy – nie tylko JST. To generuje ryzyko napotkania trudności – zwłaszcza technicznych – na początkowym etapie funkcjonowania tego systemu. Nie można również zapominać o konieczności szybkiego zaadaptowania się do nowych zasad obiegu dokumentów wynikających z KSeF, a także o odpowiednim przeszkoleniu pracowników. Należy bowiem mieć na uwadze, że ani problemy techniczne, ani inne trudności, które mogą się pojawić przy wdrażaniu KSeF, nie będą zwalniały z odpowiedzialności za należyte dopełnienie obowiązków w zakresie wystawiania faktur, a w konsekwencji – prowadzenia w prawidłowy sposób rozliczeń VAT.

Warto wskazać, że projektowane zmiany nie rozwiążą wszystkich problemów związanych z wdrożeniem KSeF. Tym samym, z uwagi na złożoność procesu i związane z tym wyzwania, warto rozpocząć działania wdrożeniowe z odpowiednim wyprzedzeniem - cały proces może bowiem zająć dużo więcej czasu niż mogłoby się wydawać. W konsekwencji, im wcześniej podejmą Państwo odpowiednie kroki, tym mniejsze ryzyko napotkania trudności w dniu, w którym system stanie się obowiązkowy. Warto również pamiętać, że KSeF w formie dobrowolnej funkcjonuje już teraz i nic nie stoi na przeszkodzie, aby zacząć z niego korzystać wcześniej.