KSeF – najnowsze informacje ze świata e-faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli scentralizowana platforma do wymiany e-faktur w ustandaryzowanym formacie, został uruchomiony z początkiem 2022 r. Od tego czasu funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne, chociaż już wtedy Ministerstwo Finansów zapowiadało, że korzystanie z niego w niedługim czasie stanie się obowiązkowe.

Jeszcze z początkiem 2024 r. wydawało się, że nastąpi to 1 lipca wspomnianego roku – jednak audyt technologiczny wykazał brak gotowości infrastruktury KSeF do realizacji założonych parametrów funkcjonowania systemu. Data wejścia w życie obowiązkowego KSeF została więc przełożona na 1 lutego 2026 r. Jednocześnie zapowiedziano wznowienie konsultacji publicznych dotyczących e-fakturowania oraz kompleksową reformę jego otoczenia prawnego.

Ministerstwo Finansów opublikowało z 5 na 6 listopada 2024 r. projekt nowelizacji ustawy o VAT dotyczący funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w jego obowiązkowej fazie. Poddano również pod konsultacje wersje robocze struktury logicznej e-faktur VAT oraz VAT RR, tj. odpowiednio schemę FA(3) oraz FA_RR(1), a także ogólną koncepcję funkcjonowania załączników do faktur w KSeF. Konsultacje potrwają do 22 listopada 2024 r.

Zachęcamy do zapoznania się z naszym podsumowaniem propozycji resortu finansów w tym zakresie. 

Etapowe wdrożenie KSeF

Ministerstwo Finansów chce, aby podatnicy zostali objęci obowiązkiem korzystania z KSeF etapowo, w zależności od wartości sprzedaży brutto w 2025 r. Ci przedsiębiorcy, którzy przekroczą próg 200 mln zł obrotu we wspomnianym roku, wejdą do obowiązkowego KSeF 1 lutego 2026 r. Pozostali podatnicy zostaną objęci nowym obowiązkiem nieco później, bo 1 kwietnia 2026 r.

Odroczenie niektórych rozwiązań

Niektóre rozwiązania prawne, związane z wprowadzeniem powszechnego e-fakturowania, wejdą w życie później, to jest 1 sierpnia 2026 r. Chodzi tutaj o:

• wymóg podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury w mechanizmie podzielonej płatności albo za pomocą instrumentu płatniczego umożliwiającego wskazanie tytułu płatności,
• zniesienie możliwości wystawiania tzw. faktur fiskalnych na kasach rejestrujących, jak również odstąpienie od uznawania paragonów fiskalnych do kwoty należności ogółem 450 zł za faktury uproszczone,
• wprowadzenie kar pieniężnych za nieprzestrzeganie przez podatników obowiązków związanych z KSeF, w tym przede wszystkim obowiązku wystawiania faktur w tym systemie (a nie tradycyjnymi sposobami).

Faktury B2C i identyfikacja nabywców
 

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, wystawianie e-faktur B2C miałoby nie być możliwe w okresie obligatoryjnym. Ministerstwo Finansów zamierza jednak dopuścić je na zasadzie dobrowolności.

Obowiązkowym elementem faktury ma się stać NIP nabywcy.  Nabywca będzie zobowiązany wskazać swój NIP, dokonując zakupu (o ile posługuje się NIP dla celów wystawienia faktury). Ma to ułatwić sprzedawcom identyfikację statusu nabywcy.

Jeśli nabywca nie poda NIP do celów wystawienia faktury, wystawca będzie miał obowiązek przekazać mu e-fakturę z kodem QR (albo sam kod QR) poza KSeF.

Tryb offline
 

Do końca 2026 r. wszyscy podatnicy mają mieć możliwość korzystania z tzw. trybu offline, czyli możliwości przesyłania wystawionych faktur do KSeF z opóźnieniem w stosunku do wprowadzenia ich do obrotu (przekazania ich kontrahentowi). Fakturę wystawioną w trybie offline będzie trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. Przekroczenie terminu będzie mogło się wiązać z nałożeniem na podatnika kary pieniężnej.

Faktury w tradycyjnych formach
 

Z kolei do 30 września 2026 r. podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł kwoty należności ogółem, przy łącznej wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie) nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur.

Zagadnienia techniczne
 

Nowe przepisy mają zapewnić wprowadzenie pełnych, docelowych funkcjonalności technicznych KSeF, jeszcze przed datą wejścia w życie obowiązku korzystania z tego systemu. MF szacuje, że nastąpi to w IV kwartale 2025 roku.

Schema FA(3) i załączniki do faktur
 

Dzięki nowej schemie FA(3) wprowadzona zostanie możliwość przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury (nie będzie odrębnym plikiem) i będzie mógł w niej wystąpić tylko raz.

W ustrukturyzowanym załączniku mają być prezentowane szczegółowe dane w zakresie ceny, miary i ilości oraz powiązane informacje, specyficzne dla danej branży. Zgodnie z intencją MF, nie ma on natomiast służyć do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym. Możliwość jego wykorzystania nie będzie ograniczona do konkretnych sektorów.

Inne zmiany w schemie e-faktury to m.in. możliwość podania terminu płatności bez konkretnej daty, w tym liczonego od określonego zdarzenia początkowego, wprowadzenie roli podmiotu trzeciego – pracownik, wymóg podania na fakturze NIP jednostki podległej JST, ograniczenie liczby faktur korygowanych do 10 tys., zmiany formatu danych w niektórych polach.

*

Założenia zmian przedstawione powyżej pozostają zasadniczo spójne ze wcześniejszymi propozycjami Ministerstwa Finansów, konsultowanymi z biznesem w pierwszej połowie 2024 r. Ważną nowością jest odroczenie wymogu podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury także w MPP, jak również wprowadzenie ustrukturyzowanych załączników dla wszystkich branż.

Zapowiedzi rządu są wyraźnym sygnałem, że Polska nie rezygnuje ze wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania. Pozostaje to w zgodzie z szerszym trendem europejskim, gdzie w 2025 i 2026 r. analogiczne obowiązki chcą wprowadzić Niemcy, Belgia, Francja i Słowenia. Podatnicy powinni więc uwzględniać w swoich planach na nadchodzący 2025 r. konieczność przygotowania się na wdrożenie e-fakturowania w swoich organizacjach.

Nasze doświadczenia wskazują, że w większości przypadków jest to bardzo złożony proces. Rozpoczęcie prac z odpowiednim wyprzedzeniem pozwala przy tym uniknąć pośpiechu, który mógłby negatywnie zaważyć na jakości wdrożenia.

W razie dalszych pytań zachęcamy do kontaktu i odwiedzenia strony: Krajowy System e-Faktur (KSeF) i faktury ustrukturyzowane.