Q&A po webinarze "System kaucyjny od października 2025 r. - co to oznacza w praktyce?"

1. Czy przystąpienie do systemu kaucyjnego jest obowiązkowe? Czy podmiot wprowadzający do obrotu napoje musi zawrzeć umowę z operatorem? 

Nie, podmiot wprowadzający napoje do obrotu nie musi zawierać umowy z operatorem systemu kaucyjnego. Jednakże, w przypadku braku zawarcia takiej umowy, będzie on zobowiązany do zapłaty opłaty produktowej. Warto zaznaczyć, że od stycznia 2026 roku wysokość tej opłaty zostanie zwiększona trzykrotnie. W przypadku butelek szklanych wielokrotnego użytku, podmiot wprowadzający bezpośrednio produkty w opakowaniach na napoje może zorganizować zbiórkę opakowań bez przystępowania do systemu kaucyjnego. 

2. Jakie grożą kary za brak uczestnictwa przedsiębiorcy prowadzącego małą i dużą jednostkę handlową w systemie kaucyjnym?

Brak uczestnictwa przedsiębiorcy prowadzącego małą/dużą jednostkę handlową może skutkować nałożeniem wysokich kar administracyjnych.

Przede wszystkim przedsiębiorca prowadzący małą jednostkę handlową (tj. o powierzchni sprzedaży nie większej niż 200 m²), w której użytkownikom końcowym są oferowane produkty w opakowaniach kaucyjnych, podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości od 10 000 PLN do 500 000 PLN, jeżeli:

• w zakresie butelek jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych na napoje do 3l oraz puszek metalowych do 1l nie pobiera kaucji;
• w zakresie butelek szklanych wielokrotnego użytku do 1,5l nie pobiera lub nie zwraca kaucji, lub nie zbiera pustych opakowań.

Analogiczna sankcja może zostać nałożona na przedsiębiorcę prowadzącego dużą jednostkę handlową (tj. o powierzchni sprzedaży powyżej 200 m²), w której użytkownikom końcowym są oferowane produkty w opakowaniach kaucyjnych, jeśli nie pobiera on lub nie zwraca kaucji, lub nie zbiera pustych opakowań/odpadów opakowaniowych w zakresie wszystkich rodzajów opakowań kaucyjnych.

Dodatkowo ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi zawiera również szereg innych sankcji związanych z systemem kaucyjnym.

3. Jak wybrać podmiot reprezentujący?

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, do czego podmiot reprezentujący jest nam potrzebny. Jeśli firma jest zarówno wprowadzającym napoje w opakowaniach jak i sprzedawcą napojów i zbierającym puste opakowania, to może zebrać z rynku oferty od podmiotów reprezentujących podzielone na zakresy zadań. Nie zawsze dobra stawka hendling fee będzie szła w parze z korzystną opłatą za świadczenie usługi dla wprowadzającego. Niemniej jednak po zdefiniowaniu własnych potrzeb warto przeanalizować propozycję sposobu realizacji usług oferowanych przez podmiot reprezentujący. Chodzi tutaj m.in. o to, jaką infrastrukturę do zliczania, sortowania i recyklingu posiada lub z jakimi firmami podpisał umowę. Samo zebranie realizuje ustawowy cel, ale w praktyce bez skutecznego zagospodarowania nie będzie optymalizacji kosztowej. Znaczenie ma także sposób rozliczania poniesionych inwestycji na zbieranie. Z poziomu producenta warto zwrócić uwagę na to, jakie koszty będzie generować sieć zbiórki. W praktyce stworzenie własnego modelu finansowego pozwoli zadać szczegółowe pytania i porównać rynkowe oferty.

4. Funkcjonowanie systemu kaucyjnego w gastronomii (np. bary i restauracje). Pobieranie kaucji od baru przez hurtownika, a później pobieranie kaucji przez bar od klienta. Jak powinien działać ten mechanizm?

Pierwszym krokiem w rozpoznaniu niniejszego zagadnienia jest zapomnienie o dotychczas funkcjonujących mechanizmach rozliczania depozytów w dobrowolnych systemach kaucyjnych używanych dla butelek szklanych wielokrotnego użytku. Kolejnym krokiem jest ustalenie czy bar lub restauracja spełnia definicję użytkownika końcowego. Jeśli spełnia taką definicję - jako użytkownik końcowy zawraca opróżnione opakowania i odpady opakowaniowe w dostępnych punktach zbiórki. Nie wyklucza to korzystania z usług dostawców napojów lub innych podmiotów, które wyrażają na rynku chęć dostarczania takich opakowań i odpadów opakowaniowych do punktów zbiórki.

Drugim scenariuszem jest sytuacja sprzedaży na wynos, w której to bar lub restauracja traktowane są na równi z jednostkami handlu detalicznego lub hurtowego. Ciążą na nich wówczas obowiązki związane z ewidencją nabytych i sprzedanych napojów w opakowania oraz związane z naliczaniem kaucji. W przypadku powierzchni sprzedaży większej niż 200 m² pojawia się także obowiązek uczestnictwa w zbieraniu odpadów opakowaniowych butelek tworzyw sztucznych oraz puszek na napoje. Bez względu na powierzchnię, sprzedaż użytkownikom końcowym butelek szklanych wielokrotnego użytku zobowiązuje jednostkę handlu do ich przyjmowania.

5. Co w przypadku, jeżeli nie będziemy oddawać butelek? Czy firmy zbierające odpady uznają odpad za nieposegregowany i go nie odbiorą?

W obecnym stanie prawnym nie ma obowiązku zwracania opakowań objętych kaucją do systemów kaucyjnych. W przypadku wyrzucania ich wraz z innymi odpadami, zasadnym jest sortowanie ich względem grupy materiałowej do odpowiednich worków bądź pojemników tak jak należało to robić dotychczas. W zakresie przynależności tworzyw i metali do pojemników koloru żółtego oraz szkła do pojemników koloru zielonego nie nastąpiły i nie są planowane żadne zmiany.

6. Pracodawca zobowiązany jest ustawowo przekazać pracownikom napoje w butelkach kaucjonowanych, pracownik zabiera przysługujące mu napoje ze sobą. Czy przewidziane są jakieś rozwiązania, aby pracodawca nie był objęty systemem kaucyjnym, ponieważ nie ma możliwości odzyskania zwrotu poniesionych środków pieniężnych za kaucję?

W przypadku zakupu napojów objętych kaucją, przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków. Kaucja naliczana jest w całym łańcuchu dystrybucji. Odstępstwa są możliwe, jeśli wprowadzający napoje udostępnia je własnym pracownikom.

7. Czy hurtownia ma obowiązek odbierać opakowania kaucyjnie z miejsc ich zbiórki (sklepu, restauracji)?

Nie ma takiego obowiązku w prawie i nikt nie może hurtowni do takich działań zobowiązywać. Nie wyklucza to jednak możliwości świadczenia takich usług na zlecenie podmiotu reprezentującego.

8. Kiedy importer napojów powinien pobrać kaucję?

Kaucję należy pobrać na etapach dystrybucji napojów, poprzedzających sprzedaż tych produktów użytkownikom końcowym oraz od użytkowników końcowych nabywających te napoje. Oznacza to, że podmiot, który dokonuje importu lub wewnątrzwspólnotowego nabycia napojów, powinien pobrać od nich kaucję dopiero w momencie dokonania ich pierwszej sprzedaży na terytorium kraju. Po pobraniu kaucji należy przekazać ją do operatora systemu kaucyjnego.

9. Jak dokumentować kaucję?

Ponieważ kaucja zasadniczo nie podlega opodatkowaniu VAT, kwestia jej dokumentowania pozostaje elastyczna. W praktyce możliwe się dwa główne podejścia: wykorzystanie not księgowych lub umieszczanie informacji o kaucji w części niefiskalnej faktury. Dokumentowanie kaucji bezpośrednio na fakturze ma tę zaletę, że nie ma potrzeby wystawiania dwóch odrębnych dokumentów. Zarówno wystawca, jak i odbiorca posługują się jednym dokumentem zawierającym pełną informację o kwocie do zapłaty, co znacząco usprawnia procesy księgowe.

Decydując się na dokumentowanie kaucji fakturą trzeba mieć na uwadze nadchodzący obowiązek wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej nie przewiduje odrębnego pola dla kaucji  - przedsiębiorcy będą mogli prawdopodobnie wykorzystać w tym celu pole przeznaczone do wykazania dodatkowych obciążeń niepodlegających VAT.

W przypadku transakcji detalicznych przedsiębiorcy mają możliwość dokumentowania kaucji za pomocą wydruku niefiskalnego lub poprzez jej uwzględnienie w części niefiskalnej paragonu. Takie rozwiązanie zapewnia konsumentom przejrzysty podział płaconej kwoty na cenę produktu oraz kaucję za opakowanie.

10. Jakie napoje mleczne nie podlegają obowiązkowi zbiórki w ramach systemu kaucyjnego?

Przepisy ustawy o gospodarce opakowaniami, nie precyzują co należy rozumieć pod pojęciem napojów mlecznych, które są wyłączone z obowiązku zbierania w ramach systemu kaucyjnego. W związku z tym w sytuacji wątpliwości co do tego czy dany produkt może być uznany za napój mleczny, warto rozważyć wystąpienie z wnioskiem o interpretację indywidualną.

Przykładowo w ostatnio wydanej interpretacji, Marszałek Województwa Mazowieckiego, powołując się na brzmienie Nomenklatury Scalonej uznał, iż napój w puszcze, klasyfikowany do kodu CN 2202 99 91, który zawiera w swoim składzie niewielką ilość mleka, nie może być uznany za napój mleczny o którym mowa w przepisach ustawy o gospodarce opakowaniami. Tym samym produkt ten podlega obowiązkowi selektywnej zbiórki w ramach systemu kaucyjnego.

W przypadku podobnych wątpliwości warto skorzystać z instytucji indywidualnej interpretacji, gdyż daje ona formalną ochronę przed negatywnymi konsekwencjami, w sytuacji, kiedy wnioskodawca zastosuje się do interpretacji, która została wydana w jego indywidualnej sprawie.