Przejdź do głównej treści

Zakwaterowanie pracownika delegowanego, a rozpoznanie przychodu w PIT

Wytyczne i orzecznictwo w zakresie rozliczania zakwaterowania pracownika oddelegowanego

Strefa Pracodawcy 3/2025 | 5 lutego 2025 r.

Zapisz się na newsletter "Strefa pracodawcy: podatki i prawo"
Sprawdź poprzednie wydania newslettera Strefa Pracodawcy

Polscy pracodawcy, wykonując usługi za granicą, często delegują swoich pracowników do pracy na rynkach zagranicznych (takie oddelegowania mogą trwać od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy, a niekiedy wyjazd może być na okres roku lub dłużej). W ramach świadczenia usług w różnych lokalizacjach pracodawcy zapewniają zazwyczaj swoim pracownikom zakwaterowanie w postaci miejsc noclegowych czy lokalu dostępnego na czas wykonywania pracy za granicą. Pracownicy wykonujący pracę w różnych lokalizacjach, w opinii pracodawców, powinni mieć zapewnione odpowiednie warunki mieszkaniowe tak, aby móc w sposób adekwatny realizować swoje obowiązki zawodowe. Tym samym, zapewnienie zakwaterowania pracownikom dokonywane jest nie tylko w interesie pracownika, ale także dla zabezpieczenia interesu pracodawcy.

Czy świadczenia dla pracownika oddelegowanego podlegają składkom?


Omawiane rozwiązanie jest częstym zjawiskiem, przy czym pracodawcy nierzadko traktują wartość tak zapewnianego zakwaterowania jako przychód dla pracownika, jak i podlegający składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w Polsce. Co więcej, takie świadczenia mogą wiązać się z dodatkowymi obowiązkami i kosztami po stronie pracodawcy, który często decyduje się na pokrycie powstałych od takiego świadczenia zobowiązań publicznoprawnych w zakresie PIT/ZUS (tj. świadczenia te podlegają w takiej sytuacji ubruttowieniu, tak aby pracownicy nie ponosili dodatkowych kosztów związanych z podatkiem czy składkami od wartości tego zakwaterowania). 

Dotychczasowe podejście organów podatkowych i sądów administracyjnych do kosztów zakwaterowania oddelegowanych pracowników.


Organy podatkowe przez ostatnie lata spójnie twierdziły, że zapewnienie przez pracodawcę oddelegowanemu pracownikowi (w przeciwieństwie do pracownika w podróży służbowej) miejsca noclegowego stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy (nieodpłatne świadczenie), w związku z czym wartość noclegu powinna być opodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych (a jednocześnie stanowić też podstawę do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych).

W ocenie organów fundamentalnym argumentem przemawiającym za takim podejściem było to, że ponoszenie przez pracodawcę wydatków w celu udostępnienia noclegów pracownikowi służy zapewnieniu mu właściwych warunków mieszkalnych, co ma charakter osobisty, a takie świadczenie pracownik powinien sfinansować, co do zasad sam, z uzyskiwanego wynagrodzenia. Zatem w sytuacji, gdy pracodawca pokrywa koszty zakwaterowania, powstaje nieodpłatne świadczenie stanowiące przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

Zmiana linii orzeczniczej w zakresie opodatkowania świadczeń dla pracownika oddelegowanego


Od sierpnia 2023 r. nastąpiła zmiana linii orzeczniczej ze względu na pierwsze wyroki NSA oraz WSA potwierdzające, że zakwaterowanie i koszty transportu pracowników delegowanych, nawet jeśli są pokryte przez pracodawcę, nie stanowią przychodu tych pracowników.

Sądy w swoich orzeczeniach zaczęły powoływać się na argumentację odwołującą się do definicji wynagrodzenia pracownika delegowanego oraz odnosić się do rozpoznawania dodatkowych świadczeń dla pracownika w czasie delegowania, w oparciu o przepisy unijne, regulujące kwestię delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (zgodnie z tymi przepisami, pracodawca ma obowiązek zapewnić koszty transportu, wyżywienia czy zakwaterowania pracownikowi oddelegowanemu).

W konsekwencji, sądy w kwestiach podatkowych zaczęły przyjmować, wynikającą z przepisów unijnych dotyczących delegowania pracowników (oraz sposobu określenia wynagrodzenia dla celów przepisów o oddelegowaniach) tezę, że zarówno wartość świadczenia (np. w postaci zakwaterowania) zapewnianego przez pracodawcę,  jak i dokonywany  zwrot ewentualnych wydatków ponoszonych samodzielnie przez pracowników delegowanych z tytułu zatrudnienia w innym Państwie Członkowskim (takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania) - nie jest uznawana za część wynagrodzenia.

Stanowisko Sądów w odniesieniu do kosztów delegowania pracowników (zakwaterowanie) – wyzwania i korzyści


W związku z powyższym, wyroki zarówno NSA, jak i WSA obecnie jasno wskazują, że koszty zakwaterowania pracownika w miejscu oddelegowania nie powinny stanowić dla takiego pracownika przychodu.

To coraz bardziej utrwalające się stanowisko Sądów jest korzystne dla pracodawców, gdyż brak przychodu dla pracownika delegowanego w zakresie zapewnienia mu przez pracodawcę zakwaterowania w rozumieniu przepisów podatkowych, przesądza także o braku oskładkowania tych składników (brak obowiązku naliczania składek ZUS), a tym samym brak w tym względzie obowiązków płatnika po stronie pracodawcy delegującego.

Aktualne podejście upowszechniane przez sądy może wpłynąć na znaczne ograniczenie kosztów ponoszonych przez pracodawców, związanych z brakiem opodatkowania oraz oskładkowania takich świadczeń jak pokrywanie kosztów zakwaterowania. Biorąc jednak pod uwagę ryzyko zakwestionowania takiego podejścia przez organy w przyszłości, pracodawcy, którzy chcieliby skorzystać z takiego podejścia, powinni należycie zabezpieczyć swoje stanowisko poprzez uzyskanie pozytywnej interpretacji organu podatkowego (co może jednak wymagać uzyskania pozytywnego wyroku sądowego).

W przypadku zainteresowania kwestią świadczeń dla pracowników oddelegowanych, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.  

Did you find this useful?

Thanks for your feedback