Dofinansowanie posiłków dla pracowników i nowe podejście ZUS

Przepis rozporządzenia wskazuje, że podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – ale do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł. W związku z tym te uregulowania są korzystne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, ze względu na mniejsze obciążenia składkowe.

Zmiana podejścia ZUS w zakresie dofinansowania posiłków dla pracowników

Dotychczasowe wątpliwości i rozbieżne interpretacje dotyczące dofinansowania posiłków dla pracowników wynikały między innymi z takich kwestii jak:

1. zbieranie paragonów: pracodawcy i pracownicy mieli wątpliwości, czy konieczne jest zbieranie paragonów jako dowodu na wydatkowanie środków wyłącznie na posiłki. Przepis nie zawierał takiego wymogu, ale ZUS wskazywał na warunki wyłączenia, tj. karta żywieniowa powinna technicznie umożliwiać nabywanie tylko posiłków lub pracownicy będą gromadzić i okazywać pracodawcy paragony wskazujące, że wydatkowali środki z karty tylko na posiłki. Brak jednoznacznych wytycznych powodował, że wiele firm obawiało się potencjalnych kontroli i sankcji.
2. formalności związane z regulaminami: pracodawcy nie byli pewni, jaką treść w zakresie dokumentowania powinien zawierać regulamin i jak daleko powinny sięgać obowiązki dokumentacyjne w zakresie dofinansowania posiłków dla pracowników, aby skorzystać ze zwolnienia kwoty 450 zł ze składek ZUS (oraz czy same regulaminy oraz oświadczenia pracowników są wystarczające).

Wnioski wynikające z interpretacji wydanych w ostatnim czasie przez ZUS

1. Uproszczenie formalności: najnowsze interpretacje ZUS (przykładowo - DI/100000/43/424/2025 z dnia 23 maja 2025 r) wskazują, że pracodawcy nie muszą zbierać rachunków za posiłki, co znacząco upraszcza proces dofinansowania posiłków dla pracowników.
2. Zwiększenie pewności prawnej: pracodawcy zyskują większą pewność prawną, co pozwala na bezpieczne wdrażanie dofinansowania posiłków dla pracowników bez obaw o niejasności interpretacyjne. ZUS bowiem powinien obecnie akceptować inne (niż tylko paragony) rozwiązania, które wskazują na możliwość weryfikacji przeznaczenie kart na posiłki, jak np. odpowiedni regulamin oraz oświadczenia pracowników czy zobowiązanie wystawcy kart do udostępniania uproszczonej historii wydatków.
3. Wzrost zainteresowania benefitami: jasne wytyczne co do „minimalnych narzędzi weryfikacji wykorzystania środków” i brak konieczności zbierania paragonów mogą zachęcić więcej pracodawców do korzystania z tego rozwiązania, które jest korzystne dla pracowników oraz atrakcyjne dla pracodawców. Interpretacje ZUS mogą być impulsem do rozwoju nowoczesnej polityki benefitowej w firmach, co zwiększy atrakcyjność pracodawców na rynku pracy.

Wystąpienie o interpretację w kwestii wyłączenia ze składek

W związku ze zmianą podejścia ZUS, warto rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację przepisów dotyczących dofinansowania posiłków dla pracowników u danego pracodawcy. Uzyskanie interpretacji może zapewnić pewność prawną i bezpieczeństwo dla firmy, a także ułatwić wdrożenie nowych standardów w praktyce.

Podsumowując, zmianę podejścia ZUS do dofinansowania posiłków należy uznać za krok w dobrą stronę. Zachęcamy do kontaktu, jeśli Państwo jako pracodawcy oferują tego typu świadczenia lub chcieliby wprowadzić taki benefit dla swoich pracowników, tak aby bezpiecznie wykorzystać możliwości wyłączenia kwoty środków z kart lunchowych ze składek ZUS.