Benefity pracownicze a efektywność kosztowa w zakresie ZUS

Popularność benefitów pracowniczych częściowo finansowanych przez pracodawcę

Coraz częściej pracodawcy zapewniają - obok wynagrodzenia zasadniczego oraz premii - różnego rodzaju świadczenia dla pracowników, co ma na celu zwiększenie atrakcyjności miejsca pracy oraz zadowolenia zatrudnionych osób. Wśród tego typu benefitów pracowniczych znajdują się m.in.:

• pakiety medyczne,
• karty sportowe oraz
• polisy ubezpieczeniowe.

Niekiedy są one dostępne za symboliczną opłatą ze strony pracownika (tzw. „świadczenia za złotówkę”), a takie rozwiązanie wciąż nie traci na popularności. Świadczy o tym liczba indywidualnych interpretacji w tym zakresie wydanych przez ZUS chociażby w bieżącym roku.

Finansowanie przez pracodawcę części kosztów za dodatkowe benefity dla pracowników oprócz tego, że jest doceniane przez pracowników jako poszerzenie pakietu wynagrodzeń, to także wiąże się z efektywnością kosztową w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne dla pracodawców. 

Należy zwrócić uwagę, że firmy, aby zastosować to rozwiązanie, muszą spełnić określone warunki w przepisach ubezpieczeniowych, co nierzadko bywa dla nich nie lada wyzwaniem. 

Co wynika z regulacji zawartych w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych?

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: „Rozporządzenie ZUS”) podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. 

Benefity pracownicze i preferencyjne składki ZUS - jakie warunki należy spełnić, aby z nich skorzystać?

Zgodnie z przepisami rozporządzenia ZUS, do skorzystania z preferencyjnej regulacji wymagane jest spełnienie dwóch warunków:

1)      pracownicy muszą ponosić koszt uzyskiwanych korzyści materialnych (tj. muszą ponosić co najmniej częściową odpłatność za oferowane im świadczenie),

2)      możliwości i zasady otrzymania przez pracowników korzyści materialnych polegających na uprawnieniu do zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług po cenach niższych niż detaliczne muszą wynikać z wewnętrznych dokumentów obowiązujących u pracodawcy (w szczególności muszą być określone w regulaminie wynagradzania / układzie zbiorowym pracy).

Z bieżących interpretacji ZUS wynika, że jeżeli pracownicy ponoszą częściową odpłatność za dodatkowe benefity (np. pakiety medyczne, karty sportowe czy polisy ubezpieczeniowe), zasadniczo powinno to spełniać warunki ich „udostępniania po cenach niższych niż detaliczne”. Pracownicy, chcąc nabyć samodzielnie podobną usługę na rynku, zapłaciliby znacząco wyższą cenę niż koszt ponoszony z tego tytułu na rzecz pracodawcy.

Istotne jest jednak, aby firma, decydując się na takie rozwiązanie, mogła wykazać, że uprawnienie pracowników do otrzymania świadczeń po niższych cenach wynika z uregulowań obowiązujących w spółce dotyczących wynagradzania pracowników.

Konsekwencje dla pracodawcy i dalsze działania

Pracodawca, pełniący rolę płatnika składek ZUS, nie będzie zobowiązany do naliczania ani odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne od wartości tychże świadczeń.

Warto zauważyć, że od wartości dodatkowych świadczeń zapewnianych przez firmę, ale sfinansowanych choćby w małej części przez pracownika, pracodawca nie jest zobowiązany do opłacania składek ZUS zarówno ani za pracownika, ani za siebie, co niewątpliwie prowadzi do zwiększenia efektywności kosztów zatrudnienia.

Jakie kroki należy podjąć?
 

• kluczowe jest prawidłowe wprowadzenie przez pracodawcę warunków finansowania przez niego dodatkowych świadczeń,
• warto wraz ze swoim doradcą przygotować wystąpienie do ZUS o uzyskanie indywidualnej interpretacji, aby zabezpieczyć pozycję pracodawcy,
• przed wdrożeniem rozwiązania w danej firmie należy przeanalizować, jakie mogą być implikacje w zakresie innych podatków, np. VAT.