VAT w praktyce: co przyniósł 2025 rok i co zmieni się w roku 2026?

Katarzyna Kasińska, Partner associate, Zespół ds. podatków pośrednich Deloitte: Zaczniemy od takiego najbardziej gorącego obecnie tematu, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, KSeF. On stanie się obowiązkowy już za niespełna trzy miesiące, więc zdecydowanie jest to temat, od którego chcielibyśmy zacząć i na którym chcielibyśmy spędzić dzisiaj chwilę. Następnie przejdziemy do krótkiego omówienia pozostałych zmian w przepisach, i to zarówno tych, które weszły w życie w tym roku 2025, jak i tych planowanych na rok przyszły. Powiemy również o obecnych trendach w orzecznictwie oraz w interpretacjach podatkowych w najważniejszych tematach. A na koniec przejdziemy do omówienia kwestii takiej, można powiedzieć, najbardziej praktycznej, czyli automatyzacji procesów VAT również w kontekście przyszłości raportowania i rozliczania tego podatku.

Tak że w pierwszej kolejności, tak jak już wspomniałam, przyjrzymy się kwestii nie do uniknięcia, czyli czekającej nas rewolucji w procesach fakturowania. Tak jak pewnie wszyscy Państwo już wiedzą, obowiązkowy KSeF wchodzi w życie od 1 lutego. Dla tych podatników, którzy przekroczyli w zeszłym roku próg obrotu 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia dla pozostałych podatników. W praktyce oznacza to, że za te 3 miesiące, już niecałe 3 miesiące, czyli od lutego, wszyscy powinni być gotowi na to, żeby faktury z KSeF pobierać, a najwięksi podatnicy również na to, aby je w tej formie wystawiać. Pozostali mają jeszcze 2 miesiące, aby przynajmniej tę stronę sprzedażową dostosować do nowych regulacji.

Jeśli chodzi o same wyłączenia z systemu KSeF, to nie ma ich wiele, bo one bardziej dotyczą rodzajów transakcji niż samych podatników. To, co jest chyba najważniejsze tutaj, to to, że z tego obowiązkowego systemu KSeF wyłączona będzie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz takie szczególne sytuacje, w których za fakturę uznajemy inne dokumenty, takie jak na przykład bilety. Natomiast jeśli chodzi o wyłączenia podmiotowe, to z wyjątkiem tej nielicznej grupy tzw. podatników wykluczonych cyfrowo, obowiązkowemu KSeF nie będą podlegać podmioty, które nie posiadają ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. O tym stałym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, które staje się szczególnie ważne w kontekście KSeF-u, będziemy kilka słów mówić w dalszej części webinaru. Więc takie są założenia. Myślę też, że wszyscy z Państwa są tego świadomi, więc to, na czym chcielibyśmy się teraz bardziej skupić, to wymiar praktyczny tego, co my widzimy w naszej pracy, jeśli chodzi o wdrożenia KSeF-u, więc tutaj oddam głos Łukaszowi.

Łukasz Prządo, Senior manager, Zespół ds. podatków pośrednich Deloitte: Dziękuję, Kasia. Na slajdzie piątym, na kolejnym slajdzie, zobaczymy rzeczy, z którymi my mierzymy się, wspierając naszych klientów, jeżeli chodzi o wdrożenie KSeF-u. Patrzymy na to z dwóch stron: zarówno ze strony sprzedażowej, jak i zakupowej.

Z perspektywy sprzedażowej największym wyzwaniem, przed którym stoją podatnicy, jest pełne zrozumienie schemy FA-3, czyli tej schemy, która jest docelowo przewidywana jako obowiązująca już w momencie, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy. Na tę schemę patrzymy z tej perspektywy, że ona zawiera trzy rodzaje pól. To są pola obligatoryjne, czyli obowiązkowe, opcjonalne, a więc takie, które konieczne są do uzupełnienia nie z perspektywy technicznej, ale z perspektywy VAT-owskiej, czyli w określonych sytuacjach pewne pola muszą się tam znaleźć, pewne informacje muszą zostać zaraportowane. Ale są również pola fakultatywne, takie, które technicznie nie są obowiązkowe, ale mogą być wypełnione ze względów biznesowych. Często spotykamy się z sytuacjami, w których powstają problemy związane z tym, w jaki sposób informację, którą do tej pory raportowaliśmy na fakturze ze względu na pewne ustalenia z kontrahentem, teraz zawrzeć, to znaczy w którym polu schemy ją wskazać. Identyfikacja wszystkich takich obszarów związanych ze sposobem przekazania aktualnych informacji, aktualnego procesu wystawiania faktur, zakresu tych informacji, które na takiej fakturze się znajdują, stanowi w naszej ocenie największe wyzwanie, również pod kątem identyfikacji wszystkich rodzajów faktur, które są wystawiane w ramach danej organizacji. I tutaj zwracamy uwagę na to, że szablon faktury ustrukturyzowanej zawiera siedem rodzajów tej faktury. To jest pole konkretnie „rodzaj faktury”. Tam musimy wskazać konkretną informację wskazującą na to, z jaką fakturą mamy do czynienia. Może być to faktura VAT, może być to faktura korygująca, zaliczkowa, rozliczeniowa. Tych rodzajów jest, tak jak wspomniałem, siedem. Warto też zwrócić uwagę na to, że w zależności od tego, jaki rodzaj faktury wybierzemy, będą wiązały się z tym pewne elementy, które trzeba wypełnić, pewne, powiedzmy, subtelności – tak to nazwę – związane z wypełnieniem tej struktury. I o to należy zadbać tak, żeby każdy proces, który będzie się pojawiał w związku z wystawianiem określonych faktur, był odpowiednio zaadresowany, zabezpieczony z perspektywy właśnie tych danych.

To, co też z perspektywy sprzedażowej widzimy, to określone braki w zakresie raportowania pewnych informacji. To znaczy, o ile aktualnie faktury wystawiane są w formie elektronicznej bądź papierowej i pewne braki czy pewne nieścisłości w ramach takiego dokumentu ta faktura może „wybaczyć”, mówiąc kolokwialnie, to w sytuacji wejścia w fakturę ustrukturyzowaną, gdzie określone elementy muszą być w określonej kolejności, w określonym formacie, muszą wystąpić określone pola, takie rzeczy jak ewentualne braki czy braki danych w systemie już nie będą mogły tutaj funkcjonować. Trzeba będzie ten proces w pełni zabezpieczyć i to też widzimy, że jest jeden z obszarów, które często się pojawiają, z którym często się spotykamy. Tu też zwrócę uwagę na to, że faktura ustrukturyzowana poza samymi danymi zawiera również sekcje pól, które muszą być zaraportowane według określonej logiki. Czyli to nie jest konkretna informacja dotycząca, nie wiem, nabywcy czy rodzaju towarów czy usługi, ale musi być to informacja logiczna: tak lub nie. Najlepszym przykładem tego, myślę, jest sekcja „adnotacje”, w której musimy wskazać, czy dana faktura jest objęta mechanizmem podzielonej płatności czy nie. Proszę zwrócić uwagę na to, że niezależnie od tego, jaką fakturę wystawiamy, tam zawsze musi się znaleźć informacja, czy danej faktury właśnie ten mechanizm dotyczy, czy nie. Podobne pola dotyczą na przykład odwrotnego obciążenia i również tutaj warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób ta logika będzie funkcjonować w ramach Państwa procesu, w ramach procesu wystawiania faktur.

Z perspektywy zakupu również dostrzegamy pewne wyzwania i takim podstawowym jest to, w jaki sposób zarządzić procesem pobierania tych faktur. Część z Państwa zapewne będzie przy okazji KSeF-u korzystać ze wsparcia integratora, providera, dostawcy usług informatycznych, który w jakiś sposób będzie integrował Państwa aktualne rozwiązanie z systemem KSeF, więc w jakimś stopniu to spadnie na barki tego podmiotu. Natomiast warto pamiętać też, w jaki sposób u Państwa ten proces wygląda i czy zaproponowane rozwiązanie w ramach KSeF-u rzeczywiście będzie odpowiadać Państwa potrzebom, czy czasem nie pojawią się sytuacje, w których ten proces zakupowy – mam tutaj na myśli proces zarówno akceptacji tych faktur, jak i przetwarzania, analizowania ich, odpowiedniego księgowania – nie będzie wymagał jakiejś aktualizacji po to, aby w pełni dostosować się też do potrzeb KSeF-u.

Na koniec, jeżeli moglibyśmy jeszcze przejść do kolejnego slajdu, takiego podsumowującego te wyzwania, chciałbym też wskazać, że pojawiła się dwa dni temu aplikacja testowa. Dużo pytań dostajemy o to, w jaki sposób to będzie wyglądać, w jaki sposób można sobie sprawdzić, w jaki sposób można sobie nadać certyfikaty, bo też sama kwestia uwierzytelniania się jest dosyć dużym tematem. Tutaj też zwróciłbym uwagę na to, że należy odróżnić autentykację od autoryzacji. Autentykacja to jest sposób potwierdzenia tożsamości danej osoby, czyli czy ona może w ramach KSeF-u w ogóle działać, natomiast autoryzacja to z kolei zakres uprawnień, które pozwalają tej osobie działać w określonych obszarach, na przykład wystawiać fakturę. I tutaj pozwoliliśmy sobie taki screen właśnie tej aplikacji testowej wskazać. W naszej ocenie ona bardzo fajnie pokazuje, w jaki sposób Ministerstwo Finansów myśli o tych fakturach, o tym, w jaki sposób możemy te faktury przeglądać, w jaki sposób możemy je również wystawiać, bo aplikacja testowa pozwala na wystawienie faktur. Wszystko odbywa się w oparciu o dane, które są zupełnie niemające potwierdzenia w rzeczywistości. Natomiast widzimy też, że pojawiają się tutaj gdzieś konkretne nazwy w ramach tych testów, więc pozwoliliśmy sobie tutaj zanonimizować, zasłonić te nazwy.

Zachęcamy Państwa do tego, żeby na tej aplikacji testowej zobaczyć, w jaki sposób Ministerstwo myśli właśnie o tym całym procesie obsługi tych faktur. Łącznie tutaj też Państwo widzą po lewej stronie na belce „tokeny” i „certyfikaty”. Również tutaj jest możliwość sprawdzenia sobie tego, oczywiście w wersji testowej, w jaki sposób cały system powinien funkcjonować. Oczywiście na poziomie aplikacji, w przypadku szerszych wdrożeń, to wszystko będzie funkcjonowało na zasadzie API i połączenia bezpośrednio z Państwa systemem. Natomiast myślę, że ta aplikacja jest takim ciekawym kolejnym krokiem pokazującym właśnie, w którą stronę Ministerstwo chciałoby KSeF transformować. I myślę, że możemy przejść do kolejnego zagadnienia, w zasadzie – z tego, co rozumiem – pytania w tym wypadku.

Pierwsze z naszych zapowiadanych pytań sondażowych brzmi: jak wygląda poziom zaawansowania prac w zakresie KSeF w Państwa organizacji? Proszę o zaznaczenie jednej z odpowiedzi i mamy chwilkę na zebranie Państwa głosów.

Katarzyna Kasińska: Dokładnie. Tutaj chcieliśmy zapytać, czy są Państwo w grupie tych podatników, którzy nie podjęli jeszcze żadnych prac, czy czekają może Państwo na działania ze strony dostawcy oprogramowania, czy może już Państwo aktywnie weryfikują te procesy sprzedaży, zakupów, mapowania, a może przeszli już Państwo do fazy testów bądź też z sukcesem zakończyli Państwo prace.

I czekając na Państwa odpowiedzi, omówimy też może jedno z pytań, które widzieliśmy, że dość często się pojawiało, w zakresie właśnie odpowiedzi na pytanie, czy jeśli faktura zostanie wystawiona przez kontrahenta poza systemem KSeF, pomimo tego, że on miał taki obowiązek, to czy nabywca będzie miał prawo do odliczenia VAT naliczonego z takiej faktury? Myślę, że to jest dość ważne pytanie, mając na względzie specyfikę funkcjonowania KSeF-u, tego, że na przykład nie wszystkie podmioty zagraniczne będą nim objęte, jak również te daty wejścia, które dla różnych podatników będą różne. Jakkolwiek, patrząc na ogólne zasady, na brzmienie przepisów, można znaleźć sporo argumentów za tym, że takie prawo do odliczenia co do zasady powinno przysługiwać, niemniej mamy z tyłu głowy kwestię taką, że są to przepisy nowe. Podejście poszczególnych urzędów, czy też samego ministerstwa do tego zagadnienia może być różne, szczególnie jeśli okaże się, że sporo podmiotów na przykład nie weszło do KSeF-u. I tutaj myślę, że istnieje całkiem realne ryzyko uznania, że takie dokumenty to nie są faktury. No i wtedy to prawo do odliczenia z takich faktur może być kwestionowane. Widzimy sporo podmiotów, widzimy pojawiające się interpretacje indywidualne, taki ruch w kierunku zabezpieczenia się na taki scenariusz właśnie poprzez uzyskanie interpretacji indywidualnej. Myślę, że to może być dobry kierunek w tej sytuacji, bo takie sytuacje mogą być nieuniknione – czy to ze względu na to, że jakiś kontrahent do KSeF-u nie wszedł, czy ze względu na to, że po prostu nie mamy pewności, czy faktura nie powinna być wystawiona w KSeF-ie, szczególnie w tym początkowym okresie. Taka interpretacja może dawać pewien poziom bezpieczeństwa w kontekście prawa do odliczenia w takiej właśnie sytuacji. Chyba mamy już wyniki.

Łukasz Prządo: Mamy wyniki, dokładnie. Bardzo dziękujemy za oddanie głosu. Widzimy, że te wyniki rozkładają się dosyć, że tak powiem, w wyśrodkowany sposób, jeżeli chodzi o tę sekcję już podjęcia jakichś prac. Widzimy, że 30% z Państwa czeka na dostawcę oprogramowania. Pewnie też krótki komentarz jeszcze w tym temacie zrobimy, bo zachęcamy do tego, żeby czekając na dostawcę, też wykonać pewne działania po swojej stronie, aby ten dostawca nas pewnymi uproszczeniami nie zaskoczył. Tak myślę, możemy to skonkludować. Natomiast widzimy, że procesy sprzedaży i zakupów już są zrealizowane u ¼ z Państwa. Etap testów to też ⅓ z Państwa, także też jest to, myślę, pod tym kątem budujące. Widzimy też, że wyniki ankiety potwierdzają to, co my obserwujemy, że te działania związane z KSeF-em są teraz mocno angażujące Państwa. Terminy są nieubłagane, więc liczymy na to, że uda nam się to wspólnymi siłami wdrożyć o czasie i być w pełni gotowym. A co do pełnej gotowości, widzimy, że tutaj 3% z Państwa są już w pełni gotowi, co cieszy i napawa optymizmem.

Katarzyna Kasińska: Przejdziemy teraz do krótkiego omówienia pozostałych zmian w przepisach, zarówno tych, które weszły w życie w 2025 roku, jak i tych planowanych w roku przyszłym. Jeśli chodzi o te pierwsze, czyli zmiany w 2025 roku, to myślę, że warto skupić się na jednej istotnej zmianie. To na pewno Państwo słyszeli – ona weszła w życie od października, czyli dwa miesiące temu. Związane jest z dość szeroko komentowanym wprowadzeniem systemu kaucyjnego.

System kaucyjny jako taki dotyczy butelek szklanych, plastikowych oraz puszek o określonej pojemności. Wszyscy konsumenci kupujący w jednostkach handlowych napoje w tych opakowaniach są zobowiązani do zapłaty kaucji, którą następnie mogą odzyskać zasadniczo w innej jednostce handlowej, bo to jest taki system tzw. bezparagonowy. Ta kaucja od tych opakowań jest pobierana na każdym etapie w łańcuchu dostaw. Natomiast jeśli chodzi o VAT, to ona nie jest wliczana do podstawy opodatkowania na żadnym z tych etapów, do podstawy opodatkowania VAT sprzedawanych napojów. Efektywne opodatkowanie VAT ma wystąpić na poziomie podmiotu, który wprowadza te napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym na rynek – oczywiście tylko w tej części, w której opakowania nie zostały zwrócone do systemu. Tam jest specyficzny sposób kalkulowania tego rozliczenia, roczny. Patrząc na to zagadnienie wyłącznie z perspektywy VAT, czyli z tej strony, która tutaj nas najbardziej dzisiaj interesuje, to to, co należy zauważyć, to, że te potencjalne obowiązki będą dotyczyły przede wszystkim producentów opakowań, podmiotów, które wprowadzają je na rynek, a także ewentualnych rozliczeń dodatkowych, już innych niż sama kaucja. Jeżeli pomiędzy uczestnikami systemu kaucyjnego dochodzi do jakichś przepływów pieniężnych, mogą być różne rozliczenia, transakcje dodatkowe – to są tematy, które mogą powodować pewien znak zapytania, jak je dla celów VAT potraktować. Natomiast jest tutaj dużo ciekawych wątków związanych z systemem kaucyjnym, takich poza VAT-owskich. Jeśli chodzi o samo to rozliczenie VAT-u, to wygląda to dokładnie w taki sposób, jak powiedziałam.

Łukasz Prządo: Mamy też pewne zmiany przepisów planowane na przyszły rok. Pojawił się projekt zmiany ustawy o podatku od towarów i usług z 14 października i projekt ten przewiduje kilka zmian, o których ustawodawca mówi, że mają charakter deregulacyjny i uszczelniający. To są rzeczywiście – jak się wczytujemy w ten projekt – dosyć drobne zmiany. Natomiast postanowiliśmy pięć z nich krótko scharakteryzować, pięć takich, które wydają nam się najbardziej interesujące.

Pierwsza z nich to jest wprowadzenie instytucji składu VAT. To jest koncepcja, która ma ułatwić życie, ułatwić działalność gospodarczą i rozliczenia VAT podatnikom, którzy uczestniczą w handlu międzynarodowym. Instytucja składu VAT w skrócie zakłada, że dostawa towarów realizowana w ramach składu VAT będzie opodatkowana stawką 0% VAT. Jest to pewne uproszczenie w sytuacji na przykład, kiedy te towary będą pomiędzy takimi składami przemieszczane.

W projekcie mamy również doprecyzowanie zasad funkcjonowania grupy VAT. Jest to w zasadzie zmiana korekcyjna, ponieważ zidentyfikowano błędne odwołanie w ustawie VAT-owskiej aktualnie, konkretnie w obszarze przedłużania funkcjonowania grupy VAT. Tutaj ta nieścisłość została wyeliminowana.

Widzimy również w ramach tego projektu ustawy aż trzy obszary, w których zmiana przepisów jest konsekwencją wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Tutaj mamy wskazane dwa z nich. Pierwszy to są rozliczenia małżonków prowadzących wspólne gospodarstwo rolne. Idąc za tezami wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, pojawia się doprecyzowanie w ustawie VAT-owskiej wskazujące, że pomimo prowadzenia wspólnie działalności gospodarczej jeden z małżonków może stanowić niezależnie podatnika VAT, w kontekście również klarowności tych rozliczeń. Drugim takim obszarem, który został doprecyzowany również w kontekście Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej i doprecyzowania niejako interpretacji przepisów, jest ograniczenie prawa do odliczenia przy pozornych czynnościach. Aktualnie przepis mówi o tym, że podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, w której czynności te wpisują się w określone przepisy Kodeksu cywilnego. I tutaj to odwołanie wydawało się trochę nieprecyzyjne. Trybunał Sprawiedliwości dokonał wykładni, która w sposób jasny zawężała sposób interpretowania tych przepisów. Rzeczywiście widzimy, że projekt ustawy zmienia ten przepis, wskazując, że odwołuje się on wprost do sytuacji warunków nadużycia prawa. Więc to jest zmiana, która po prostu nadaje klarowności temu przepisowi.

Również jedną ze zmian jest doprecyzowanie momentu i zasad powstania obowiązku podatkowego, ale to jest jedynie w sytuacjach, w których dokonujemy dostawy towarów bądź świadczenia usług w związku z nakazem organu władzy publicznej. To dotyczy bardzo specyficznych sytuacji, takich jak na przykład pozbawienie prawa służebności przesyłu za odszkodowanie czy przeniesienie prawa do nieruchomości właśnie w związku z taką sytuacją. Jest to dosyć specyficzny obszar rozliczeń, natomiast znamy sytuacje, w których był on dosyć dużym problemem. Stąd widać, że ustawodawca dostrzega tutaj te problemy. W uzasadnieniu projektu też jest wskazane, że jest to niejako odpowiedź na głosy płynące z rynku, ale również z urzędów skarbowych, które z tymi rozliczeniami podatku też się mierzą i pewne wnioski wyciągają. Stąd krótka zmiana, krótkie doprecyzowanie przepisów wchodzących w życie zasadniczo w połowie przyszłego roku.

Katarzyna Kasińska: Przejdziemy teraz do sekcji takiej, można powiedzieć, bardziej praktycznej, związanej z orzecznictwem i interpretacjami. Zaczynając od najciekawszego moim zdaniem wyroku TSUE wydanego w tym roku, 4 września dokładnie, a dotyczącego korekt rentowności, czyli tzw. korekt cen transferowych. Ten temat dotyczy przede wszystkim grup podatników, które w swoich rozliczeniach, stosując przepisy o cenach transferowych, dokonują okresowej weryfikacji rentowności podmiotu o tzw. ograniczonych funkcjach i następnie, jeśli jest taka konieczność, wyrównują tę rentowność w górę lub w dół. Określenie konsekwencji podatkowych na gruncie VAT takiej korekty od wielu lat budzi wiele wątpliwości w kwestii określenia, czy jest to korekta podstawy opodatkowania takich transakcji, które są na bieżąco, w ciągu roku, kwartału czy tego okresu po prostu realizowane pomiędzy tymi podmiotami, tym, który wyrównuje rentowność, a tym, którego rentowność jest wyrównywana, czy jest to płatność pozostająca poza zakresem VAT, może jakieś wynagrodzenie za odrębną usługę. To ostatnie podejście zdarza się najrzadziej, natomiast ta wątpliwość – czy to jest korekta podstawy opodatkowania, czy rozliczenie poza VAT-em – jest dyskusją dość żywą. Polskie organy w ostatnich latach wypracowały praktykę, w której skłaniają się ku podejściu, że takie korekty, rozliczenia pozostają poza zakresem VAT i to w coraz szerszym zakresie przypadków.

Natomiast TSUE w wyroku wskazał, że takie płatności dokonywane – tam był konkretnie podmiot zależny z Rumunii na rzecz podmiotu dominującego w Belgii – stanowią wynagrodzenie za świadczenie usług, takich bieżących, strategicznych usług zarządzania świadczonych w ciągu roku. Trzeba mieć na względzie, że ta argumentacja, którą wskazał TSUE w wyroku, nakazuje odnoszenie się do stosunku prawnego pomiędzy stronami, konieczność ustalenia związku pomiędzy świadczeniem a wynagrodzeniem. To nie jest nowa argumentacja, ona jest uznawana przez organy podatkowe. Kwestią sporną jest bardziej ustalenie, kiedy tę korektę można powiązać z konkretnymi dostawami lub usługami, a kiedy to jest taka korekta czystej rentowności, niezwiązana z tymi świadczeniami, bo wtedy będzie ona poza VAT. Polskie organy swoją interpretacją często skłaniały się ku temu drugiemu podejściu. Pytanie, czy ten wyrok TSUE nie będzie prowokował organów do szerszej refleksji i częstszego skłaniania się do tego, że takie korekty jednak stanowią podstawę do wystawienia faktury korygującej, a nie noty, tak jak to zazwyczaj dotychczas organy orzekały. Natomiast trzeba pamiętać, że ten wyrok sam w sobie nie przedstawia tez sprzecznych z tymi, które polskie organy prezentują. To bardziej kwestia interpretacji.

Tym z Państwa, którzy takich korekt dokonują, szczególnie pomiędzy podmiotami polskimi – bo wtedy mówimy o potencjalnej korekcie transakcji, które są opodatkowane polskim VAT-em, więc już o wymiernej różnicy w zobowiązaniu podatkowym – sugerowalibyśmy obserwację, w którą stronę pójdzie praktyka po tym wyroku, a najlepiej analizę swojego konkretnego przypadku, ustaleń między stronami, upewnienie się, że również w świetle tego wyroku TSUE rozliczenia tego typu transakcji są dokonywane prawidłowo.

Katarzyna Kasińska: Możemy przejść dalej, bo w dalszej części chcielibyśmy zwrócić uwagę na kierunki praktyki organów w interpretacjach indywidualnych, w takich tematach, które wydają nam się warte omówienia. I tam pojawiają się tak naprawdę dwie kwestie. Pierwsza z tych kwestii, o których tutaj powiemy – miejmy nadzieję, że zaraz ją zobaczymy – dotyczy tego, o czym ja też wcześniej już wspomniałam, czyli określania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na gruncie VAT-u. Kwestia ta od wielu lat budzi wiele wątpliwości. Teraz zyskuje szczególnie na znaczeniu z tego względu, że istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności podmiotu zagranicznego w Polsce decyduje o jego obowiązkach w zakresie KSeF-u. Widzimy teraz wzmożone zainteresowanie w zakresie potwierdzania tej kwestii w interpretacjach indywidualnych. Trzeba pamiętać, że tutaj się nic nie zmieniło. Zarówno sama definicja, jak i warunki powstania stałego miejsca prowadzenia działalności nie są jednoznaczne, mogą podlegać różnej interpretacji. Dlatego prawo unijne, orzecznictwo unijne, orzecznictwo krajowe są tu bardzo ważne, jeśli chodzi o dokonywanie tej oceny istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności.

Natomiast to, co obserwujemy w wydawanych interpretacjach – i obserwujemy to od dłuższego czasu, myślę, można mówić już nawet o latach – i to się nie zmienia, to bardziej liberalna linia, kontynuacja linii liberalnej. Bardzo często organy przyznają podatnikom rację, że tego stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie ma. Czyli po restrykcyjnym podejściu, które obserwowaliśmy przez kilka lat, nastąpiła zmiana – na skutek również orzecznictwa TSUE. Ta liberalna linia jest kontynuowana. To jest szczególnie ważne w kontekście określania obowiązków w zakresie KSeF-u, bo wydaje się, że jest to nadal dobry moment, żeby podmioty zagraniczne wystąpiły o taką interpretację, potwierdziły brak istnienia stałego miejsca, bo jest to równocześnie potwierdzenie braku obowiązków związanych z KSeF-em, a ustalenie, czy te obowiązki są czy nie, jest dość istotną kwestią.

Łukasz Prządo: W temacie nowych trendów w interpretacjach podatkowych warto zwrócić uwagę na kwestie dokumentowania wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Przepisy polskie są skonstruowane w ten sposób, że na ich gruncie wykształciła się praktyka, którą szeroko akceptują urzędy skarbowe. Mianowicie, w przypadku dokumentowania transakcji wewnątrzwspólnotowej konieczne jest – dla celu zastosowania stawki 0% VAT – zgromadzenie zarówno faktury, jak i takiego podstawowego dokumentu, jakim jest dokument CMR, oczywiście podpisany przez odbiorcę, najlepiej w bardzo czytelny sposób, z czytelną też referencją do faktury. Widzimy natomiast sytuacje, w których inna dokumentacja, która odbiega nieco od tego standardu, stanowi przedmiot dużego zainteresowania organów skarbowych.

Sam miałem wiele takich doświadczeń, gdzie organy kwestionowały nam inne dokumenty, które w świetle biznesowym również potwierdzały tę transakcję, natomiast z perspektywy organów podatkowych były niewystarczające. Co zaskakujące, w sytuacji, w której zderzymy tę praktykę organów skarbowych z praktyką Krajowej Informacji Skarbowej na gruncie wydawanych interpretacji, wydają się one istotnie odmienne. W sytuacji, w której decydujemy się na wystąpienie z wnioskiem o interpretację indywidualną potwierdzającą prawo do zastosowania stawki 0% VAT w przypadku alternatywnych dokumentów – a mówimy o dość szerokim katalogu dokumentów, bo to może być połączenie faktury i potwierdzenia przelewu, połączenie faktury oraz oświadczenia odbiorcy towarów, niekoniecznie w formie CMR, może być to oświadczenie w formie bardzo indywidualnej – w takich sytuacjach Krajowa Informacja Skarbowa potwierdza nam prawo do zastosowania stawki 0% VAT. Co ciekawe, również w sytuacjach tzw. milczącej akceptacji, czyli w okolicznościach, w których wysyłamy jakąś formę komunikacji do odbiorcy tych towarów, wskazując na fakturę, której dotyczy zapytanie, i prosząc o potwierdzenie, że towary z tej faktury rzeczywiście zostały dostarczone do danego państwa Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem, że w przypadku braku odpowiedzi przyjmiemy, że ta akceptacja jest po prostu milcząca. Również w tym zakresie organy podatkowe potwierdzają nam prawo do zastosowania stawki 0% VAT. O tym też powiem w ostatniej części naszej prezentacji, ponieważ w tym zakresie, właśnie wykorzystując możliwość zabezpieczenia stawki 0% VAT, mamy pewne pomysły związane z tym, w jaki sposób uprościć życie podatnikom, w jaki sposób wykorzystać bezpieczne podatkowo procesy, w jaki sposób móc je zautomatyzować i ograniczyć nakład pracy związany chociażby z gromadzeniem dokumentacji do stawki 0% VAT.

Katarzyna Kasińska: Jeśli chodzi o zastosowanie 0% stawki VAT w eksporcie, o czym chcemy powiedzieć na następnym slajdzie, to niestety obserwowana przez nas jeszcze niedawno pozytywna linia interpretacyjna dopuszczająca zastosowanie innych dokumentów niż dokument celny, ten standardowy 599, uległa zmianie. Bardzo często organy wypowiadają się negatywnie na temat dowodów alternatywnych, takich jak przykładowo potwierdzenie od przewoźnika czy też oświadczenie nabywcy. Jakkolwiek na poziomie sądowym nadal możliwe jest uzyskanie pozytywnego rozstrzygnięcia, to możemy zwrócić uwagę na aspekt praktyczny, bo często wspierając naszych klientów w zastosowaniu tej stawki 0% w przypadku braków w dokumentach, podejmujemy działania, które mają na celu po prostu uzyskanie tych dokumentów celnych przy współpracy z polskimi organami czy z organami kraju, do którego towar został wyeksportowany. Często jest to szybszy proces niż droga sądowo-administracyjna, równie skuteczny. Więc sama linia interpretacyjna może nie poszła w kierunku, w jakim byśmy sobie życzyli, natomiast to nie oznacza, że eksporty, do których nie ma dokumentów, są już na straconej pozycji.

Warto ten temat zgłębić, gdyby mieli Państwo takie problemy, o czym też będziemy chcieli Państwa zapytać w kolejnym pytaniu: czy aktualnie mierzą się Państwo z problemami w uzyskaniu dokumentacji dla stawki 0 VAT od eksportu lub WDT?

Łukasz Prządo: Tutaj, Szanowni Państwo, może krótka uwaga, bo rozmawiając o kwestiach związanych z KSeF-em, o tym, jaki jest zakres KSeF-u, w jaki sposób do tego KSeF-u podejść, widzieliśmy stopniową świadomość związaną z tym, że wszystkie faktury wystawiane aktualnie będą musiały być objęte przez Państwa KSeF-em. Oczywiście pomijam te związane ze sprzedażą na rzecz osób fizycznych.

Jeżeli chodzi o WDT czy sprzedaż eksportową, tutaj również w tym wypadku obowiązek wystawienia faktury jest w ramach KSeF-u i, co więcej, mając na uwadze, że odbiorca tej faktury najprawdopodobniej w KSeF-ie funkcjonować nie będzie, jest konieczność wygenerowania wizualizacji i opieczętowania oznaczenia takiej wizualizacji odpowiednim kodem QR. W związku z tym zwracamy uwagę, że z jednej strony wszystkie faktury musimy objąć KSeF-em, więc również procesy zagraniczne, a po drugie trzeba zadbać o to, aby faktura wizualizowała się w odpowiedni sposób i była oznaczona tym kodem QR.

Pojawiało się też pytanie, czy każda taka wizualizacja musi być oznaczona takim kodem. Odpowiedź brzmi: tak. Przepis wskazuje jasno, że w sytuacji posługiwania się taką fakturą poza KSeF-em konieczne jest oznaczenie jej autentyczności w związku z tym, że jest ona wystawiona w ramach KSeF-u. W związku z tym aspekt oznaczania, wizualizowania faktur jest istotny.

Zwrócę uwagę na to, że analiza podręczników KSeF, które Ministerstwo Finansów opublikowało niedawno, dając wskazówki i wyjaśniając, w jaki sposób do całej implementacji podejść, wskazywała, że wizualizacja faktury zależy tak naprawdę od integratora, od podmiotu, który tę fakturę będzie wystawiał. Widzimy też możliwości uproszczenia sobie tych informacji, które na fakturze się pojawiają, w taki sposób, że na przykład ministerstwo wskazuje, iż w sytuacji, w której mechanizm podzielonej płatności nie będzie się pojawiał w sekcji „adnotacje”, o której mówiłem wcześniej, to nie musimy takiej informacji wskazywać. Nie musimy wskazywać „mechanizm podzielonej płatności – brak” czy jedynką w tym wypadku, czy dwójką oznaczać brak takiej sytuacji. Nie musi się to znaleźć na fakturze. To, co jest kluczowe, to to, żebyśmy zawsze na wizualizacji informacje tam zawarte mieli w pełnej spójności z tym, co znajduje się na fakturze XML, ponieważ to właśnie faktura wystawiona w tym formacie XML, zgodna ze schemą, jest tą rzeczywiście fakturą. Uczulamy na to, że przy procesach związanych z wizualizacją faktury warto na tę integralność obu treści zwrócić uwagę.

Mamy już wyniki pytania sondażowego. Cieszy to, że większość z Państwa tych problemów jednak nie ma. Natomiast w przypadkach tych z Państwa, którzy wskazali, że wymaga to dużego nakładu pracy, myślę, że szczególnie ta kolejna sekcja, do której teraz zmierzamy, czyli automatyzacja – bo również o tych dokumentach, co też zaznaczył Łukasz, i możliwościach automatyzacji będziemy mówić – będzie dla Państwa interesująca. Szczególnie jeżeli dokumenty są, są Państwo w stanie je uzyskać, ale zajmuje to czas, to może warto się zastanowić nad rozwiązaniami technologicznymi, którymi można ten nakład czasu pracy zmniejszyć. Myślę, że to jest dobry moment, żeby przejść do tej ostatniej sekcji naszego dzisiejszego spotkania.

Łukasz Prządo: Ostatnia część – automatyzacja procesów VAT w dobie transformacji technologicznej. Szanowni Państwo, KSeF stał się procesem, wymogiem, który de facto wymaga dosyć głębszej refleksji związanej z tym, w jaki sposób nie tylko są u nas wystawiane faktury sprzedażowe, w jaki sposób wygląda proces weryfikowania faktur zakupowych, ale też zobowiązuje do stawiania pytań w zakresie szerszego kontekstu procesowego: w jaki sposób w Państwa organizacji wyglądają procesy zmierzające do tego, żeby fakturę wystawić. KSeF upatrujemy jako dosyć dużą rewolucję, ale i okazję do tego, żeby całą sprawozdawczość VAT-owską, a przynajmniej w zakresie, w jakim jest to możliwe, spróbować maksymalnie zautomatyzować – nie tylko po to, aby ograniczyć nakład pracy po Państwa stronie, nakład pracy w Państwa zespołach, ale również – co jest równie dużą wartością – ograniczyć błędy, które pojawiają się w związku z elementem ludzkim.

Bardzo nośnym tematem jest również kwestia sztucznej inteligencji. I tutaj też, żeby nie być gołosłownym, staramy się wspierać naszych klientów w tego typu rozwiązaniach. Jako przykład mogę wskazać rozwiązanie, w którym zidentyfikowaliśmy u klienta bardzo powtarzalny proces związany z analizą korespondencji przychodzącej na konkretną skrzynkę pocztową i koniecznością porządkowania wiadomości przychodzących w bardzo podobny, ustalony, schematyczny sposób, zbierania dokumentacji z tej korespondencji. Było to potrzebne też dla celów podatkowych. W związku z tym stworzyliśmy narzędzie, bardzo proste, ale wykorzystujące element AI, które rozpoznawało według ustalonego wzorca korespondencję przychodzącą i segregowało maile, segregowało również załączniki, tworząc podsumowanie, które już tylko wymagało rzucenia okiem przez osobę znającą temat, która wcześniej musiała każdy mail osobno przejrzeć. Tutaj nakład pracy został rzeczywiście ograniczony, z bardzo dużym rezultatem w zakresie jakości pracy wykonywanej. Było to duże zaskoczenie, w jak dobry sposób ta automatyzacja działa.

Wychodząc szerzej, w kontekście tego, co KSeF oferuje, w którą stronę zmierza sprawozdawczość VAT-owska, czy szerzej sprawozdawczość związana z podatkami, zachęcamy Państwa do refleksji, do zastanowienia się, w jaki sposób obecną sytuację, trendy i możliwości – bo przede wszystkim o to chodzi – wykorzystać do ograniczenia czasochłonnych prac, w konsekwencji też ograniczenia błędów. Jako jeden z pomysłów, który wdrażamy u naszych klientów, jest rozwiązanie w zakresie wspomnianej już przeze mnie automatyzacji działań WDT. Wspomniałem o interpretacji, która pozwala nam w szeroki sposób zabezpieczać stawkę 0% VAT w zakresie katalogów dokumentów. Mając zabezpieczone ryzyko podatkowe, jesteśmy w stanie otworzyć sobie ścieżkę automatyzacji, która pozwala na takie dostosowanie procesu – w oparciu o tę interpretację, co jest istotne – aby proces potwierdzania dokumentacji był w pełni automatyczny, zarówno na etapie generowania tej dokumentacji, jak i potem sczytywania jej i gromadzenia. Ten webinar nie jest obszarem, w którym mógłbym szerzej o tym opowiedzieć, natomiast jeżeli byliby Państwo zainteresowani tym, czy szerzej obszarem automatyzowania działań w różnych obszarach, czy też różnego rodzaju rozwiązań pozwalających przy okazji KSeF-u pewne stricte biznesowe problemy rozwiązać, to jesteśmy do Państwa dyspozycji, chętnie opowiemy o naszych doświadczeniach. Widzimy, że kierunek, w którym zarówno KSeF, jak i sprawozdawczość podatkowa idą, jest naprawdę wdzięcznym tematem do szukania rozwiązań automatyzujących i ograniczających czas pracy naszych zespołów. Chyba możemy przejść, Kasia, do podsumowania, prawda?

Katarzyna Kasińska:
Tak. Jeszcze chyba mamy jedno pytanie do Państwa. Zamykając temat automatyzacji, jesteśmy ciekawi Państwa zdania w zakresie tego, jakie procesy pochłaniają najwięcej czasu w Państwa organizacji. To jest ostatnie z naszych pytań: jakie procesy obecnie pochłaniają najwięcej czasu w Państwa organizacji? I znowu czekamy na zebranie odpowiedzi.

Łukasz Prządo: To ja w takim razie może jeszcze dopowiem dwa słowa związane z tym, gdzie my najczęściej upatrujemy obszarów, które możemy zautomatyzować. Na pewno proces przygotowania deklaracji, analizowania danych – już nie tylko mówimy o deklaracjach VAT-owskich. Nie wiem, jak często u Państwa pojawiają się inne rodzaje raportowania, natomiast raportowanie Intrastat, czy już daleko bardziej złożone, jeżeli chodzi o ilość danych, raportowanie procedur unijnych, importowych, OSS i IOSS. Tutaj widzimy, że klienci mierzą się z problemami związanymi z tym, żeby przede wszystkim te dane w odpowiedni sposób przetworzyć. W każdej sytuacji, w której manualne prace dostosowawcze funkcjonują, myślę, że jest duża szansa, żeby automatyzację, uproszczenie stworzyć.

Również w procesach, gdzie powtarzalna dokumentacja jest przygotowywana z uwagi np. nie tyle na względy podatkowe, ale biznesowe – administracyjnie mamy przyjęty wymóg, który zobowiązuje nas do utrzymywania pewnej korespondencji bądź potwierdzania pewnych rzeczy – tego typu rzeczy, im bardziej powtarzalne, im bardziej czasochłonne, im bardziej narażone na błąd z uwagi na powtarzalność, to obszary, w których upatrujemy możliwości automatyzacyjnych i szukamy szans uproszczenia całego procesu.

Myślę też, że sam KSeF – to, co powiedziałem na początku – jest obszarem, w którym analiza procesów będzie kluczowa, również w kontekście odświeżenia tego, gdzie jesteśmy i w jaki sposób procesy u nas funkcjonują w kontekście wydajności i zapewnienia dobrej jakości danych. Mamy już wyniki sondażu. Kasia, nie wiem, czy chciałabyś słowo komentarza tutaj poczynić.

Katarzyna Kasińska: Myślę, że potwierdza ta ankieta nasze przeczucie. Cieszy nas, że część z Państwa, czyli 11%, nie identyfikuje obszarów nieefektywności. Natomiast we wszystkich kwestiach, jak analiza danych, manualne dostosowania czy obsługa dokumentacji, o której dużo mówiliśmy, jeżeli faktycznie widzą Państwo duży nakład czasu poświęcany, to myślę, że jest to dobry moment – również w kontekście wejścia KSeF-u, jak i nowych rozwiązań technologicznych – aby bliżej przyjrzeć się tym procesom w celu identyfikacji nieefektywności czy możliwości optymalizacji.

To wszystko, o czym powiedzieliśmy, skłania do refleksji, jak w przyszłości będzie wyglądało raportowanie, sprawozdawczość VAT. W tej kwestii wszystkie tematy, które omówiliśmy – KSeF, możliwości automatyzacyjne – mogą się przekładać na przykład na zwiększony outsourcing procesu VAT compliance do doradcy podatkowego. Podmiot zewnętrzny, tak jak na przykład my, jako Deloitte, mając dostęp do KSeF-u podatnika, może być w stanie sporządzić istotną część deklaracji na podstawie dokumentów bezpośrednio stamtąd pobieranych, nawet bez udziału czasowego nakładu pracy po stronie podatnika. To może znacznie ułatwić procesy i zmniejszyć obciążenie czasowe po stronie podatników. Podatkowo oby też, natomiast przede wszystkim patrzymy na koszt, którym jest czas, o którym sporo dzisiaj mówiliśmy. Tak że z naszej strony dzisiaj to będzie tyle. Bardzo Państwu dziękujemy za poświęcony czas, za uwagę.