E-invoicing biedt zowel uitdagingen als kansen voor jouw bedrijf. Hoewel de overgang van traditionele papieren facturatie naar elektronische formaten hindernissen met zich meebrengt zoals complexe compliance, problemen met de gegevenskwaliteit en technologische aanpassingen, biedt het ook mogelijkheden voor gestroomlijnde processen, kostenefficiëntie en verbeterde nauwkeurigheid. Daarnaast creëert het een onvermijdelijke wettelijke verplichting om essentiële financiële en zakelijke transformatie-inspanningen te initiëren.

E-invoicing omarmen kan leiden tot meer efficiëntie, minder fouten en een beter financieel beheer en betekent een belangrijke verschuiving in moderne zakelijke transacties. Hieronder schetsen we de kritieke uitdagingen en kansen die e-invoicing biedt in het dynamische landschap van vandaag.

Invoicing is een cruciaal bedrijfsproces en de digitale trend van "fiscalisering" van e-invoicing introduceert zowel compliance-uitdagingen als transformatiemogelijkheden die jouw aandacht vereisen. Deze verschuiving zal de basis leggen voor een meer strategische, datagestuurde benadering van de belastingfunctie en het belastingbeheer.

Om succesvol door het digitale belastinglandschap te navigeren, moeten bedrijven inzicht hebben in belastingregels en -richtlijnen, de impact ervan op gegevens, systemen en processen analyseren, oplossingsopties verkennen en een strategie definiëren om uitdagingen aan te pakken, waaronder de toewijzing van budget en middelen. Wij stellen dat belastingnaleving onbereikbaar zal zijn zonder automatisering, en elke automatiseringsinspanning, zoals cloudmigratie, mag digitale belastingnaleving niet over het hoofd zien.

Deze transformatie vereist dat belastinggerelateerde vereisten worden geïntegreerd in alle financiële systemen en bedrijfsprocessen, wat een aanzienlijke impact heeft op ERP-instellingen en IT-infrastructuur. Bedrijven moeten de inzet van middelen opnieuw beoordelen en digitale controles en processen opzetten voor gap-analyse. Bovendien moet de datakwaliteit verbeteren om te voldoen aan de eisen van de belastingdienst, waardoor er niet alleen nieuwe eisen worden gesteld aan de belastingafdeling, maar aan de hele organisatie.

Digitalisering heeft een aanzienlijke impact op bedrijven en biedt zowel disruptie als kansen. De hotelindustrie is bijvoorbeeld getransformeerd door online boeken en de detailhandel is geëvolueerd met e-commerce. Een fragmentarische aanpak van digitalisering per land is ontoereikend; in plaats daarvan zouden Nederlandse multinationals de mantra moeten aannemen: "Act Global, Think Digital."

Handel mondiaal

Bedrijven kunnen niet langer vertrouwen op lokale oplossingen, omdat de digitalisering van de indirecte belastingen een nieuwe manier van denken vereist. Nederlandse bedrijven moeten proactief omgaan met veranderingen in de belastingwetgeving die zich nu al wereldwijd voordoen en die binnenkort ook van invloed zullen zijn op Nederland. Naarmate belastingdiensten meer grensoverschrijdend gaan samenwerken, wordt centraal beheer van belastingprocessen essentieel. Naleving van e-invoicing en e-reporting moet niet alleen de verantwoordelijkheid zijn van lokale financiële teams; een mondiaal perspectief zorgt voor efficiëntie, kostenbesparingen en standaardisatie. E-reporting en e-invoicing zouden bedrijven moeten aanmoedigen om hun ERP-systemen te optimaliseren en upgrades te overwegen.

Hoewel wereldwijde standaardisatie in e-reporting en e-invoicing regels onzeker blijft, moeten bedrijven indirecte belastingregelingen in alle jurisdicties onderzoeken en zoeken naar breed toepasbare oplossingen. Gegevensvereisten en -structuren hebben vaak overeenkomsten, dus het selecteren van een leverancier met wereldwijde expertise kan concurrentievoordelen opleveren. De noodzakelijke verbeteringen in datasystemen voor wereldwijde naleving van indirecte belastingen zullen waarschijnlijk op één lijn liggen met oplossingen voor andere fiscale uitdagingen, zoals die welke voortvloeien uit de tweede pijler regelgeving en evoluerende e-reporting vereisten zoals DAC7 en CESOP.

Denk digitaal

De belastingfunctie is traag met digitalisering en vertrouwt nog steeds op papieren aangiften en handmatige processen. Naarmate de geopolitieke druk en de budgettaire beperkingen echter toenemen, wordt de behoefte aan digitale naleving steeds dringender. E-reporting en e-invoicing faciliteren een genetwerkte, digitale omgeving voor belastingaangifte, waardoor de manier waarop compliance wordt beheerd fundamenteel verandert. De dagen van omslachtige controles zijn voorbij; belastingdiensten hebben nu toegang tot realtime gegevens uit de ERP-systemen van belastingbetalers om hiaten of afwijkingen te identificeren, waardoor de bewijslast verschuift naar de belastingbetaler.

Om zich aan te passen, moeten bedrijven een digitale compliancestrategie omarmen. Vereisten voor belastinggegevens moeten vanaf het begin worden geïntegreerd in de kernbedrijfsprocessen, in plaats van te worden aangepakt als een latere nalevingsstap. Belastinggerelateerde gegevensinvoer moet worden ingebed in ERP-systemen, die belangrijke gebieden omvatten zoals digitale belastingadministratie, realtime rapportage en transparantie. Een proactieve, geautomatiseerde aanpak van belastingcontrole is essentieel.

Naarmate de digitale transformatie vordert, zullen geautomatiseerde processen de traditionele compliance op basis van aangiften vervangen, wat leidt tot een betere gegevenskwaliteit en de opkomst van digitale audits als norm.

Voordat je aan jouw e-invoicing begint, is het essentieel om na te denken over regelgevingsaspecten, de relatie tussen e-invoicing en e-reporting, wereldwijde trends, technologiekeuzes, strategische benaderingen en operationele overwegingen. 

Door gebruik te maken van onze uitgebreide ervaring in het digitale belastinglandschap, willen we jouw strategische en operationele partner zijn op deze transformatieve reis. Onze oplossingsonafhankelijke, op scenario's gebaseerde aanpak is georganiseerd in vier uitgebreide fasen die zijn afgestemd op de specifieke kansen en uitdagingen van jouw bedrijf met betrekking tot digitale belastingverplichtingen. Of je nu een gecentraliseerde strategie formuleert, je voorbereidt op de livegang of op zoek bent naar geavanceerde continue monitoring, wij zijn er om je bij elke stap te ondersteunen.

De keuzes die je hebt - Geen one size fits all

Er zijn meerdere door het bedrijfsleven geleide factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het ontwikkelen van een robuuste implementatiestrategie. We werken samen met bedrijven om te beoordelen hoe deze sleutelfactoren aansluiten bij de bedrijfsmodellen en compliance-doelstellingen en helpen hen bij het identificeren van een wereldwijde strategie.

Op 8 december 2022 heeft de Europese Commissie haar voorstellen met betrekking tot het project BTW in het digitale tijdperk (ViDA) gepubliceerd. Dit pakket omvat herzieningen van de BTW-richtlijn, de verordening betreffende de administratieve samenwerking op btw-gebied en de BTW-uitvoeringsverordening. De voorstellen omvatten talrijke gedetailleerde wijzigingen van de huidige btw-wetgeving, die op verschillende tijdstippen tussen 1 januari 2025 en 1 januari 2035 in werking zullen treden. Op 11 maart 2024 heeft de Raad Economische en Financiële Zaken (ECOFIN) officieel het ViDA-pakket aangenomen. Voor gedetailleerde informatie over het pakket nodigen we je uit om de landingspagina VAT in the Digital Age | Deloitte Nederland te bezoeken.

De belangrijkste highlights van de voorstellen, die met name relevant zijn voor Pillar One, dat zich richt op e-invoicing en e-reporting zoals beoogd onder ViDA, zijn onder andere:

• Pillar One: Digitale rapportering - Dit omvat digitale rapporteringsvereisten voor intra-EU leveringen van goederen en diensten, inclusief transactiegegevens en bijna-realtime gegevensoverdracht van gestructureerde elektronische facturen.
• Pillar Two: Geactualiseerde regels voor de platformeconomie - Nieuwe verplichtingen voor de inning van btw zullen worden opgelegd aan platforms die accommodatieverhuur op korte termijn en personenvervoer faciliteren, evenals aan e-commerce marktplaatsen. Dit breidt de regel van de veronderstelde leverancier uit 2021 uit naar alle marktplaatsgoederen transacties.
• Pillar Three: Eén btw-registratie - De voorstellen creëren nieuwe en uitgebreide mogelijkheden voor bedrijven die grensoverschrijdend handel drijven om hun transacties te melden via één BTW-registratie in de EU.

Hoewel Nederland op dit moment geen directe plannen heeft voor een verplicht E-invoicing regime, passen veel van onze multinationale klanten hun ERP- en factureringssystemen al aan om te voldoen aan de verplichte E-invoicing en e-reporting vereisten in andere landen. De trend naar verplichte E-invoicing verspreidt zich snel, met buurlanden zoals Duitsland (gefaseerde implementatie gestart dit jaar), België (2026), en Frankrijk (2026), Polen (2026) die van plan zijn om dergelijke systemen in te voeren. Het is duidelijk dat Nederland het zich niet kan veroorloven om achter te blijven in dit groeiende landschap, gezien het feit dat het ook geconfronteerd zal worden met de invoering van Digitale Real-time Reporting op basis van verplichte gestructureerde E-invoicing, die wordt overwogen in het kader van de BTW in het Digitale Tijdperk (ViDA), die waarschijnlijk in maart 2025 zal worden afgekondigd.