Secondo l'Articolo 4 della Direttiva, i datori di lavoro sono tenuti a costruire strutture retributive che facilitino la comparazione tra lavori uguali o di pari valore, utilizzando criteri obiettivi e neutrali rispetto al genere. Questi criteri obiettivi e neutrali devono essere concordati con i rappresentanti dei lavoratori.

Il temine “concordati” lascia intendere un potenziamento del ruolo di queste parti sociali, al quale il datore di lavoro non può presentarsi impreparato. È possibile che, in sede di recepimento della Direttiva, sia richiesto dai rappresentanti dei lavoratori qualcosa di più della semplice informativa sui sistemi esistenti; un coinvolgimento attivo, piuttosto, nella definizione dei criteri di valutazione del lavoro, delle strutture di classificazione e della stessa definizione di "lavoro di pari valore". I responsabili delle Risorse Umane devono essere pronti a impegnarsi in un dialogo significativo e considerare le istanze e le proposte dei rappresentanti dei lavoratori quando progettano e attuano i sistemi retributivi.

Secondo l'Articolo 7 della Direttiva, i rappresentanti dei lavoratori hanno diritto di richiedere, per conto dei dipendenti, informazioni scritte riguardanti i livelli retributivi individuali e i livelli retributivi medi, categorizzati per genere, per gruppi di dipendenti impegnati nello stesso o in un lavoro “di pari valore”. È evidente che l'accesso a tali informazioni – ad oggi per lo più riservate - modifichi significativamente il panorama della trasparenza retributiva. I rappresentanti dei lavoratori, infatti, potrebbero essere potenzialmente autorizzati a esaminare in via del tutto autonoma le pratiche retributive adottate dalle organizzazioni aziendali, anche al fine di individuare eventuali gap retributivi. I responsabili delle Risorse Umane dovrebbero, quindi, considerare e valutare in anticipo come dare riscontro queste richieste. È importante pensare in anticipo a come e quali informazioni condividere, quanto tempo conservarle, dove reperire i relativi dati, ecc. Se il processo non viene disegnato e strutturato in anticipo, un'organizzazione può anche rischiare la diffusione non autorizzata delle informazioni retributive all’interno dell'azienda (con ulteriori rischi sotto il profilo della diffusione di dati personali e dalla disciplina in tema di privacy).

Come stabilito nell'Articolo 9, il datore di lavoro è tenuto a consultare i rappresentanti dei lavoratori per verificare l’esattezza delle informazioni utilizzate nei calcoli del divario retributivo, da comunicare successivamente all’Organismo di Monitoraggio previsto dalla Direttiva. Inoltre, i rappresentanti dei lavoratori hanno accesso alle metodologie utilizzate per effettuare il suddetto calcolo. Per adempiere efficacemente a questo ruolo, è quindi probabile che tali rappresentanti debbano essere coinvolti in molteplici aspetti, che possono includere le metodologie utilizzate, mettere in discussione le ipotesi formulate e garantire l'accuratezza dei dati riportati. In questo contesto, avranno il diritto di richiedere chiarimenti e ottenere approfondimenti sulle politiche retributive attuate e da attuarsi e sui fattori che contribuiscono ai divari retributivi. In questo scenario, collaborare con i rappresentanti dei lavoratori può essere non solo utile, ma anche strategico, consentendo di ridurre la probabilità di feedback negativi dopo che il rapporto è stato finalizzato e pronto per il rilascio, soprattutto considerando le scadenze stringenti previste.

Tra le novità più significative introdotte dalla Direttiva, l’Articolo 10 riconosce il diritto dei rappresentanti dei lavoratori ad effettuare una valutazione congiunta delle retribuzioni con il datore di lavoro quando viene identificato un divario retributivo pari o superiore al 5% e il datore di lavoro non abbia motivato, né corretto tale divario retributivo – in termini non discriminatori. Inoltre, occorrerà comprendere come verranno declinati tali principi in sede di recepimento nella normativa nazionale e tale valutazione non potrà essere un esercizio di stile formale, ma dovrà essere intesa come una vera e propria indagine sulle cause alla base delle disparità retributive in atto (in altri termini, un audit sulla parità retributiva), richiedendo ai datori di lavoro di collaborare attivamente con i rappresentanti dei lavoratori per sviluppare e dare attuazione a soluzioni correttive.

Durante una valutazione congiunta della retribuzione, i responsabili delle Risorse Umane dovrebbero essere pronti a:

• condividere i dati rilevanti: consentire ai rappresentanti dei lavoratori un accesso ai dati retributivi, alle valutazioni sul lavoro, ai dati delle revisioni delle prestazioni e alle informazioni ritenute rilevanti, anche in prospettiva correttiva del divario retributivo;
• impegnarsi in un'analisi collaborativa: lavorare in sinergia con i rappresentanti dei lavoratori per analizzare i dati, identificare i fattori che hanno potenzialmente generato il divario retributivo ed esplorare soluzioni potenziali da implementare;
• sviluppare piani d'azione concreti: collaborare attivamente per sviluppare piani d'azione concreti per affrontare eventuali disparità retributive ingiustificate, delineando passaggi specifici, tempistiche e responsabilità.