Elektronikus teljesítési igazolás (e-TIG) | Csökkenő adminisztráció, növekvő biztonság
Napjainkban, a mesterséges intelligencia korában egyre több vállalat fektet kiemelt hangsúlyt a digitalizációra és folyamatok automatizációjára annak érdekében, hogy egyszerűsítsék, gyorsítsák a munkafolyamatokat és csökkentsék az adminisztrációs terheket. A legtöbb társaság már jól ismeri az elektronikus számlázás vagy az elektronikus archiválás lehetőségét és a kapcsolódó követelményeket, és egyre nagyobb fókusz helyeződik a digitalizáció alternatív területeken való implementálására. Az esetleges kockázatok elkerülése érdekében azonban mindezek során fontos figyelnünk arra, hogy a számviteli és adózási szempontból releváns folyamatainkat a jogszabályokkal összhangban automatizáljuk, digitalizáljuk.
A digitalizációs törekvések körében korábban már írtunk az elektronikus fuvarlevelek (CMR) alkalmazásáról, mivel a közelmúltban alkotott kormányrendelet Magyarországon is lehetőséget teremtett a elektronikus úton kiállított és hitelesített CMR-ek használatára. Ahogy azt előrevetítettük, ez a jogszabály is új lendületet adott az adó szempontból is fontos dokumentumok digitalizációjának is. Mindez pedig illeszkedik az áfa modernizálására tett javaslatcsomag (VAT in the Digital Age – “VIDA”) által vázolt uniós trendbe is. Ez a trend kiterjed a teljesítési igazolások („TIG”) területére is, ahol egyre gyakrabban merül fel az igény az elektronikus teljesítési igazolások („e-TIG”) használatára.
A TIG a felek közötti teljesítés igazolására szolgáló dokumentum, amelyet tipikusan bizonyos ellenőrzési és átvételi folyamatok lefuttatását követően állítanak ki. Ez a dokumentum az ügylet legfontosabb jellemzőit, így a teljesítési dátumot, az ügylet tárgyát, valamint a szerződésszerű teljesítés igazolását tartalmazza. Az aláírt, jóváhagyott TIG sok vállalatnál a számlázás, illetve a számla kifizetésének feltétele, ugyanis – többek között – ez a dokumentum bizonyítja, hogy az adott ügylet valóban megvalósult. Márpedig ez adja a teljesítési igazolások gyakorlati jelentőségét.
Az általános forgalmi adóról szóló törvényben foglaltak szerint az előzetesen felszámított áfa levonásba helyezésének feltétele, hogy a számlát valós gazdasági eseményről állítsák ki, ennek bizonyítása pedig az adóalanyt terheli. E követelménynek az áfa törvény szerint eleget lehet tenni a számla és a tranzakció közti kapcsolatot bizonyító üzleti ellenőrzési eljárással. Ennek értelmében az adóalanynak rendelkeznie szükséges a teljesített ügyletekre vonatkozó konkrét, ellenőrizhető, valós adatokkal és dokumentációval, amelyek alátámaszthatják, hogy a számlán feltüntetett termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás ténylegesen a számla szerinti adatokkal összhangban – valósult meg. Ilyen dokumentum lehet többek között a TIG is.
Bár a TIG hagyományosan papíralapú, felek által aláírt dokumentumként ismert, ennek jóváhagyása és hiteles aláírási folyamatai gyakran jelentős adminisztrációs többletköltséggel és időráfordítással jár, ami csökkenti a vállalat működési hatékonyságát és nehezíti a számlakibocsátás gördülékenységét, akár megakadályozhatja a számla törvényi határidőn belüli kibocsátását.
Erre a problémára megoldásként szolgálhat az e-TIG bevezetése, ami számos előnnyel jár.
- Gyorsabb és egyszerűbb folyamat: Az elektronikus dokumentáció kevesebb időt igényel, így jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket.
- Automatizáció: Az e-TIG lehetővé teszi az automatikus ellenőrzési és jóváhagyási folyamatokat, csökkentve az esetleges emberi hibákat, valamint a folyamat megrekedését.
- Biztonság: Az elektronikus dokumentumok hitelességének megőrzése és biztonságos tárolására vonatkozó szabályok betartása esetén az e-TIG hosszú távon is biztonsággal megőrizhető.
Habár az általános adóhatósági gyakorlat elvárása a papír alapú, felek által aláírt TIG, egy, a hatósági elvárásoknak megfelelően kidolgozott rendszer szerint kiállított e-TIG is egyenértékű dokumentációnak tekinthető, amennyiben teljesíti a tartalmi elvárásokat. Egy ilyen rendszer kialakítása kellő körültekintést igényel, aminek alkalmazása álláspontunk szerint mindenképp megkívánja a hatósági jóváhagyást is. Ezáltal elérhetjük, hogy a kiállított TIG valóban elfogadható legyen az ügylet teljesítését igazoló dokumentumként – a vonatkozó számla átadása mellett – egy esetleges adóellenőrzés vagy jogkövetési vizsgálat során.
Szakértőink készséggel állnak a társaságok rendelkezésére az elektronikus teljesítési igazolások bevezetésével kapcsolatos kérdések kapcsán, valamint a hatósági jóváhagyás iránti kérelem benyújtásában is.
