Alig egy hónap maradt felkészülni az e-számlázásra

Ahogy arról korábban beszámoltunk, 2025. július 1-jétől jelentős változás érkezik a vállalkozások életében a közüzemi számlák vonatkozásában hatályba lépő kötelező elektronikus számlázás miatt.

Ettől az időponttól kezdődően ugyanis a villamosenergia-kereskedő és -elosztó, valamint a földgázkereskedő és -elosztó társaságok kizárólag elektronikus számlákat bocsáthatnak majd ki a nem magánszemély ügyfeleik részére.

Amellett, hogy ez fontos kötelezettség az energia- és földgáz kereskedők szempontjából, ez a változás közvetetten minden adóalanyt érinteni fog, hiszen a vállalkozások életében elkerülhetetlenek a közüzemi számlák.

Erre tekintettel minden adózónak érdemes átgondolnia és felülvizsgálnia a jelenleg alkalmazott archiválási gyakorlatát, valamint felkészülni az elektronikus számlák befogadásárára és kezelésére. Az elektronikus archiválásnak – köztük az adattartalom sértetlenségének, az olvashatóság és az eredet hitelességének biztosításának – szigorú szabályai vannak, így az ennek való megfelelés kihívás elé állíthatja az érintetteket, különösen a komplex rendszereket használó társaságokat.

A kötelező elektronikus számlázást előíró kormányrendeletek a villamos energiáról, illetőleg a földgázellátásáról nem érintik a kiállított elektronikus számlák kötelező adattartalmát, valamint nem írnak elő kötelező formátumot vagy módszert sem a megvalósításra. Erre tekintettel befogadói oldalon nem lesz ráhatása a társaságoknak arra, hogy milyen típusú, formátumú elektronikus számlák érkeznek a szolgáltatóktól és milyen kommunikációs csatornán keresztül. Ezért a közüzemi cégeknek az Áfa törvény általános szabályait kell majd követniük.

Az elektronikus archiválás során a fenti kritériumok mellett a számlák hosszú távú megőrzését olyan formában szükséges biztosítani, hogy a zárt rendszerünk vagy vonatkozó kontroll eljárásunk kizárja a számla dokumentumok törlését, módosítását, véletlenszerű elvesztését, vagy akár az illetéktelen hozzáférés lehetőségét.

A megőrzést az adózók alapvetően kétféleképpen tudják biztosítani. Saját maguk alakítanak ki egy olyan zárt archiválási rendszert vagy folyamatot, amely megfelel a szabályoknak, vagy igénybe vesznek egy külsős szolgáltatót és az ő megoldását használják. Elérhetők a piacon olyan ún. bizalmi archiválási szolgáltatók is, akik esetén jogszabályi vélelem garantálja a megfelelő működést.

Figyelemmel arra, hogy néhány év múlva a ViDA csomag keretében is bevezetésre kerül majd a kötelező elektronikus számlázás a Közösségen belüli ügyletek tekintetében, és a számla digitalizációnak egyre nagyobb hangsúlya lesz hazai és külföldi viszonylatban is, ezért érdemes már most megvizsgálni az alkalmazott archiválási gyakorlatot. Emellett érdemes fontolóra venni, milyen előnyöket jelenthet a társaság életében és milyen módon tudná hatékonyabbá, automatizáltabbá tenni a könyvelési és számlafeldolgozási folyamatokat, elősegítve ezáltal a papírmentes irodai működés megvalósítását.

Amennyiben ez a témakör az Ön számára is érdekes lehet, szakértő kollégáink örömmel állnak rendelkezésre akár tanácsadási, akár komplett rendszerbevezetési igény támogatása kapcsán.