Adatkezelési tájékoztató
A Magyarországon működő Deloitte vállalatok által az ügyfél-átvilágítási és ügyfélbefogadási eljárásokhoz kért adatokról
1. Ügyfél-átvilágítás
A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (a továbbiakban: „pénzmosás elleni törvény”) előírja, hogy az egyes szolgáltatásokat nyújtó szervezetek – ideértve a Magyarországon működő Deloitte vállalatokat is, azaz a Deloitte Üzletviteli és Vezetési Tanácsadó Zártkörűen Működő Részvénytársaság, a Deloitte Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft., a Deloitte CRS Korlátolt Felelősségű Társaság, valamint a Deloitte Legal Göndöcz és Társai Ügyvédi Iroda (a továbbiakban együttesen: „Deloitte”) – kötelesek a törvényben meghatározott szolgáltatásra szóló szerződés megkötése előtt a pénzmosás elleni törvényben meghatározott módon háttérellenőrzést végezni a leendő ügyfelek tekintetében (a továbbiakban: „ügyfél-átvilágítás”).
Bár az ilyen ügyfél-átvilágításhoz szükséges adatok megadása önkéntes, a pénzmosás elleni törvény értelmében a Deloitte köteles megtagadni az együttműködést a leendő ügyféllel, amennyiben az adatok megadása elmarad (azaz az ügyfél-átvilágítás sikertelen). Az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (GDPR 6. § (1) bekezdés c) pont).
Az ügyfél adatokat a Deloitte, mint adatkezelő, a pénzmosás elleni törvény rendelkezéseinek megfelelően kezeli, azokat rendszeresen frissíti, és az üzleti kapcsolat megszűnésétől számított 8 (nyolc) évig megőrzi.
Az ügyfél-átvilágítási folyamat részeként a Deloitte a tulajdonosi struktúrákat azonosítja és dokumentálja, kockázatértékelési tevékenységet végez, valamint azonosítási űrlapokat és kiegészítő információkat gyűjt az ügyfelektől. E tevékenységek végrehajtása során nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származó adatok és információk, valamint az ügyfél által szolgáltatott információk is felhasználásra kerülnek. Az ügyfél-átvilágítás keretében azonosítani kell az ügyfelet, az ügyfél nevében vagy képviseletében eljáró természetes személyt (meghatalmazott, eljárásra jogosult személy vagy képviselő), a tulajdonosi struktúrában azonosított tulajdonosokat, valamint az ügyfél tényleges tulajdonosait. A Deloitte által az ügyfél-átvilágítási eljárásában használt azonosító űrlapok megfelelnek a vonatkozó jogi követelményeknek, és kizárólag a kötelező adatkört tartalmazzák, így ezeknek az adatoknak a beszerzése – amennyiben szükséges – nem hagyható el.
A következő személyes adatok felvételére és kezelésére kerül sor (nem minden adatkategória releváns vagy alkalmazandó minden típusú érintettre):
- Kereszt- és vezetéknév
- Állandó lakcím
- Ideiglenes lakcím (ha eltér a fenti címtől)
- Születési dátum és hely
- Anyja leánykori neve
- Személyi azonosítószám, születéskor kapott azonosítószám, nemzeti nyilvántartási szám vagy más hasonló azonosítószám
- Állampolgárság
- A személyazonosító okmány típusa (személyi igazolvány vagy útlevél) és az okmány száma
- Az okmány kiállítási és lejárati dátuma
- Az okmányt kiállító állam és hatóság
- A tulajdonjog jellege és mértéke
- Kiemelt közszereplő státusz
- A pénzeszközökkel és vagyonnal kapcsolatos információk
Tájékoztatjuk, hogy a pénzmosás elleni törvény 7. § (8) bekezdése értelmében a Deloitte köteles másolatot készíteni a személyazonosság igazoló ellenőrzése céljából bemutatott dokumentumokról (a lakcímet igazoló hatósági igazolvány személyi azonosítót igazoló hátoldala kivételével).
2. Ügyfélbefogadás
A pénzmosás elleni törvény által bizonyos szolgáltatások tekintetében előírt ügyfél-átvilágítási kötelezettség mellett a Deloitte-nak a Deloitte-csoport belső szabályzatainak megfelelően minden ügyfél esetében ügyfélbefogadási eljárást kell lefolytatnia. Az ilyen ügyfélbefogadási eljárás célja a pénzmosás felismerése és megelőzése, valamint a pénzmosás elleni törvény hatálya alá nem tartozó szolgáltatások esetében az ügyfélbefogadás elvégzése (a továbbiakban: „ügyfélbefogadás”).
Az ügyfélbefogadás során a belső szabályzat által előírt lépések – úgy mint az átvilágítás, a tulajdonosi szerkezet feltérképezése, valamint a kockázatértékeléssel kapcsolatos feladatok – kerülnek végrehajtásra. Az ügyfélbefogadás kizárólag nyilvánosan elérhető adatbázisokból származó adatokon és információkon alapul. Amennyiben az ügyfélbefogadás során személyes adatok kezelésére kerül sor (például kereszt- és vezetéknév, nemzetiség vagy állampolgárság, a tulajdonjog jellege és mértéke, egyéb nyilvánosan elérhető információk), az adatkezelés jogalapja a Deloitte ahhoz fűződő jogos érdeke, hogy az ügyfélbefogadás megfelelően megtörténjen és a belső szabályzatoknak megfeleljen. Az érintettek lehetnek a tulajdonosi struktúrában azonosított tulajdonosok, a tényleges tulajdonosok, az ügyfél vezetői és törvényes képviselői. Egyébiránt az ilyen személyes adatok kezelésére a jelen adatkezelési tájékoztató rendelkezései alkalmazandók (adatkezelő, megőrzési idő, adatbiztonság, az érintettek jogai).
3. Címzettek / a kezelt személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személyek vagy szervezetek kategóriái
- A Deloitte kijelölt munkatársai, akik az érintett ügyfél számára az szolgáltatásnyújtásban részt vesznek, valamint a Deloitte CE[1] munkatársai, akik a Deloitte CE pénzmosás elleni szabályzatának végrehajtásáért és a Deloitte CE pénzmosás elleni megfelelési programjáért felelősek.
- A Deloitte CE által jóváhagyott adatfeldolgozók, akik írásbeli felhatalmazásban/szerződésben rögzített feltételek szerint adminisztratív és informatikai támogató szolgáltatásokat nyújtanak a Deloitte CE számára. (Részletes információkért kérjük, olvassa el a Deloitte Central Europe Adatvédelmi Nyilatkozatát | Deloitte CE)
- A Deloitte CE-n belüli egyéb szervezetek, amennyiben alkalmazandó.
- Hatóságok, pénzügyi információs egységek, felügyeleti szervek, bíróságok/bűnüldöző szervek, amennyiben azt a jogszabályok előírják.
4. Adatátadás
A pénzmosás elleni törvény 22. §-a szerint az e törvény által kötelezett szolgáltatónak joga van elfogadni egy másik szolgáltató által elvégzett ügyfél-átvilágítás eredményét, amennyiben az a törvényben meghatározott feltételeknek megfelel. Amennyiben – a pénzmosás elleni törvény alapján végzett Deloitte ügyfél-átvilágítás során – az ügyfél hozzájárulását adta, a Deloitte az ügyfél-átvilágítás elvégzéséhez szükséges adatok és dokumentumok másolatát átadhatja egy másik, az ügyféllel a jövőben szerződést kötő Deloitte-társaságnak. Amennyiben az ilyen átadás az ügyfél hozzájárulása alapján történik, a Deloitte – az adatok és dokumentumok másolatainak átvételét követően – azokat kizárólag a jelen tájékoztatóban leírt ügyfél-átvilágítási célokra használja fel.
5. Adatbiztonság
Az adatbiztonságot a Deloitte az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 számú Általános Adatvédelmi Rendeletében (a továbbiakban: GDPR) foglaltaknak megfelelően biztosítja, ennek megfelelően védi az adatokat a jogosulatlan hozzáféréstől, megváltoztatástól, továbbítástól, nyilvánosságra hozataltól, törléstől vagy megsemmisítéstől, továbbá a véletlen megsemmisüléstől vagy sérüléstől, illetve a hozzáférhetetlenné válástól. A Deloitte CE rendelkezik ISO 27001 tanúsítvánnyal – egy széles körben elismert globális információs szabvánnyal.
6. Az érintettek jogai
Az érintettek jogainak gyakorlásával kapcsolatos kérelmeket az adott Deloitte társaságnak (székhely: 1068 Budapest, Dózsa György út 84/C) szükséges címezni.
Az érintettek az alábbi jogokkal rendelkeznek:
- Tájékoztatáshoz (hozzáféréshez) való jog: az érintett bármikor tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről. Az érintett írásbeli kérelmére adatkezelő tájékoztatja az általa kezelt adatairól, az adatkezelés céljáról, időtartamáról, a címzettekről, az érintetti jogokról, hatósági panasz benyújtásának lehetőségéről.
- Helyesbítéshez való jog: az érintett bármikor jogosult a kezelt adatai pontosítását vagy kiegészítését kérni. Adatai helyesbítésére irányuló kérelméhez az érintett a helyesbítés alapjául szolgáló alátámasztó tényeket és bizonyítékokat köteles csatolni.
- Tiltakozási jog: az érintett bármikor tiltakozhat adatai kezelése ellen a saját helyzetével kapcsolatos okokból.
- Törléshez való jog: az érintett jogosult az adatai törlését kérni, amennyiben az adatai megőrzésére vonatkozó jogszabályban meghatározott időtartam eltelt és adatai kezelésére a pénzmosás elleni törvény alapján már nincs szükség, vagy az adatai jogellenesen kerülnek kezelésre.
- Korlátozáshoz való jog: az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását.
i. amennyiben vitatott az adatok pontossága (a korlátozás mindaddig tart, amíg ki nem derül, hogy az adatokat pontosítani szükséges vagy sem),
ii. ha az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, ehelyett kéri azok korlátozását,
iii. ha az adatkezelőnek már nincs szüksége az adatokra a meghatározott célból, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez,
iv. az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
Az érintetti kérelem teljesítéséről annak beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül írásban tájékoztatja az adatkezelő az érintettet. Az érintettek az adataiknak kezelésével kapcsolatos kérelmeiket, nyilatkozataikat, illetve észrevételeiket, kérdéseiket postai úton az adott Deloitte nevére szóló, a 1068 Budapest, Dózsa György út 84/C címre küldött levélben, illetve a dataprivacyHU@deloittece.com e-mail címre küldött e-mail üzenetben tehetik meg. Kérjük, hogy amennyiben az adatkezeléssel kapcsolatban kérések, kérdések, észrevételek vannak, a vonatkozó megkeresésben „pénzmosási ügyfél-átvilágítás - adatkezelés” tárgy kerüljön megjelölésre.
- Jogorvoslathoz való jog: Jogaiknak megsértése esetén az érintettek jogosultak a lakóhelyük vagy tartózkodási helyük szerint illetékes törvényszékhez fordulni, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., posta cím: 1363 Budapest, Pf. 9., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, telefonszám: +36 (1) 391 1400, honlap: https://naih.hu/) bárki vizsgálatot kezdeményezhet arra hivatkozással, hogy jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll. A törvényszék a kérelem tárgyában soron kívül jár el.
7. Személyes adatvédelem alkalmazási köre
A GDPR rendelkezései kizárólag a természetes személyek (személyes) adataira vonatkoznak, a szervezetek adatainak kezelésére nem irányadóak. A cégjegyzékben szereplő fennálló és törölt adatok, valamint a cégiratok a cégnyilvánosságról, bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvényben foglaltak alapján nyilvánosak.
[1] A Deloitte Central Europe („Deloitte CE”) a DTTL tagvállalataként működő Deloitte Central Europe Holdings Limited égisze alatt működő jogi személyek regionális szervezetét jelenti. A DTTL és annak minden egyes tagvállalata jogilag önálló és független jogi személy.
